При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Пример оформления акта приведен в приложении А.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.
Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении Б.
На основе проведенного исследования развития формуляра документов подведем основные итоги курсовой работы.
Анализируя развитие формуляра документов в XVIII в. постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVIII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
Дальнейшее развитие формуляра документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Опыт развития формуляра документов, накопленный в период 1970-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность его применения не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.
Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.
Стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 1988.
Учебники и учебные пособия:
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. - 456 с.;
4. Делопроизводство [Текст]: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.;
Пример оформления акта
| ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ПРОГРЕСС" | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись Г.Д. Москвин 28.02.2009 |
АКТ
22.03.2009.1.1.1 № 43
Москва
проверки расходования
валютных средств
Основание: приказ Генерального директора ОАО "ПРОГРЕСС" от 20.03.2009 № 26 "О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников за границу".
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель главного бухгалтера Киселев И. К.;
Члены комиссии: начальник службы кадров Шумов Н.П., юрисконсультант правового управления Лопухова М.Ю., бухгалтер Кравченко Л. И.
Присутствовали: зам. генерального директора по кадровой работе Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкина С. И.
В период с 6 по 8 февраля 2009 года комиссия провела систему оформления документов по направлению работников в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах. В ходе проверки комиссия установила:
1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультантом, главным бухгалтером и финансовым директор;
2. Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку;
3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов.
Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - генеральному директору;
2-й экз. - главному бухгалтеру;
3-й экз. - в кадровую службу в дело № 05-12.
Председатель _________________________ И.К. Киселев
Члены комиссии _______________________Н.П. Шумов
____________________ М.Ю. Лопухова
____________________Л.И. Кравченко
Пример оформления объяснительной записки
| УЧАСТОК № 21 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 28.04.2009 № 14 | Начальнику СМУ-5 П.П. Гущину Яковлевой И.А. подготовить приказ о направлении Смирнова В.М. на участок № 21 для устранения последствий аварии к 29.04.2009 Личная подпись 28.04.2009 |
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы в микрорайоне "Кутузово" по улице Василисы Кожиной в ночь на 28 апреля 2009 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня - 29 апреля 2009 г.
Прораб _________________________ М.В. Колобов
Подготовлен приказ № 36 от 29.04.2009
В дело № 08-15
_______________________ 03.05.2009