1) «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2) Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3) «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4) «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]
Однако все авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».
В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:
- массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
- специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);
- личную (межличностную).
Именно социальная информация связывается с понятием документа.
Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]
Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.
Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.
В связи с этим перед документоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему. [6, с.11]
Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.
1.2 Признаки и функции документа
Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.[7, с.13]
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом"конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).[8, с.108]
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.[8, с.88]
Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.
Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.
Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Общие функции – информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их вида и типа.
Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.
Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации.