Рассмотрим, какими документами установлены такие нормативы, как производится документальное оформление поступления и выбытия запасных частей и материалов, а также порядок отражения их в учете.
Порядок приемки, транспортировки, хранения, ухода за автомобильными шинами и учета их работы изложен в Правилах эксплуатации автомобильных шин, утвержденных постановлением Минтранса РБ от 21.12.2000 № 52 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минтранса РБ от 16.11.2009 № 96) (далее - Правила № 52).
На каждую шину, установленную на автомобиль при его комплектации или во время эксплуатации, заводится карточка учета ее работы по форме согласно приложению 17 к Правилам № 52. Все графы карточки должны быть заполнены. [Приложение 3]
Шины учитываются по заводским номерам, которые записываются в карточку учета работы шин со всеми буквами и цифрами. В карточке учета работы шины указывается техническое состояние шины, находящейся на автомобиле (дефекты, характер и размер повреждений). Для шин, бывших в эксплуатации на другом автомобиле, записывается их предыдущий пробег. Одновременно замеряется остаточная высота рисунка протектора в 2 диаметрально противоположных сечениях с наибольшим износом протектора. Средняя высота записывается в графу «Техническое состояние шины при установке» согласно приложению 17. После ремонта местных повреждений учет работы шины продолжается в той же карточке.
Ежемесячно в карточку учета работы шины вносится фактический пробег автомобиля по спидометру, если не было замены запасной шиной.
При замене шины на ходовых колесах запасной или при необходимости покупной шиной водитель обязан сообщить дату замены, заводской или гаражный номер замененной шины, показания спидометра в момент установки и снятия запасной шины. Эти данные фиксируются в карточках учета работы шины. Не допускается определение пробега каждой шины делением общего пробега шин ходовых колес на число всех шин автомобиля (включая запасную), так как это приводит к начислению пробега на неработающую запасную шину и неправильному определению фактического пробега каждой шины.
Для правильного учета пробега шин работнику, ответственному за учет работы шин, необходимо ежеквартально выборочно проверять по заводским номерам соответствие шин, фактически эксплуатируемых на автомобиле, шинам, закрепленным за автомобилем по карточкам учета.
Шины подлежат замене и снятию с учета при достижении нормы эксплуатационного пробега. Но снятие летних шин с автомобиля в начале зимы не влечет вывод их из эксплуатации и сдачу в утиль, если они по техническому состоянию пригодны к дальнейшему использованию. Поскольку в нормативных документах прямо не установлены способы ведения бухгалтерского учета операций по замене сезонных шин, организация вправе самостоятельно разработать порядок их учета и закрепить его в учетной политике.
Если автотранспортное средство используется при перевозке грузов и пассажиров для собственных нужд, то нет необходимости вести карточки учета шин, установленных на этом автотранспортном средстве, а также применять эксплуатационные нормы пробега таких шин.
При этом не важно, что у организации имеется лицензия, на основании которой осуществляется перевозка, главное, чтобы перевозки производились только для собственных нужд. Например, организация, которая имеет лицензию на перевозки, может доставлять запчасти и комплектующие для своих автотранспортных средств. Если автомобиль эксплуатируется только для этих целей и шины, установленные на нем, не могут быть использованы на других автомобилях (не подходят по параметрам), на которых осуществляются коммерческие перевозки, карточки для учета таких шин можно не вести и нормы пробега не применять. Однако указанное является правом, а не обязанностью.
Срок службы автомобильного аккумулятора (аккумуляторной батареи (далее - АКБ)) зависит от режимов эксплуатации, особенно от интенсивности эксплуатации, т.е. пробега автомобиля (п.9 Правил эксплуатации стартерных аккумуляторных батарей, утвержденных постановлением Минтранса РБ от 04.06.2002 № 16 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минтранса РБ от 12.10.2007 № 55) (далее - Правила № 16)), что является отличием от срока службы большинства других запасных частей. В связи с этим норматив по сроку службы устанавливается не только с учетом времени, но и с учетом допустимой наработки (пробега) автомобиля за это время. Следовательно, при повышении интенсивности эксплуатации автомобиля срок службы АКБ снижается пропорционально пробегу.
Перед установкой АКБ присваивается номер, соответствующий гаражному номеру автомобиля. На каждую АКБ, устанавливаемую на автомобиль, заводится карточка учета работы АКБ[Приложение 4], в которую из путевых листов заносится пробег (наработка). Карточка хранится у работника, ответственного за учет работы АКБ, и служит главным документом при определении наработки (пробега) и годности АКБ, предъявлении рекламации, списании.
На работка АКБ зависит от интенсивности ее работы. Для всех типов обслуживаемых АКБ при сроке службы 12 месяцев наработка составляет 150 тыс.км, а при сроке службы 24 месяца - 90 тыс.км. Для всех типов необслуживаемых АКБ при сроке службы 18 месяцев наработка должна составить 160 тыс.км, а при сроке службы 48 месяцев - не более 100 тыс.км.
Ответственность за соблюдение правил эксплуатации, ухода за АКБ и учет их работы возлагается на должностное лицо организации, назначенное приказом руководителя организации.
Если АКБ выходит из строя при сроках службы более 24 или 48 месяцев, то ее остаточная стоимость равняется нулю при любой наработке.
Аккумуляторные батареи, отработавшие установленные сроки в соответствующих условиях, могут быть списаны с учетом их фактического состояния и данных учетной карточки. Списывается АКБ комиссией, назначаемой приказом по организации. В данном случае карточка учета является актом списания АКБ и утверждается руководителем или главным инженером организации. Новая АКБ выписывается после представления карточки учета работы списанной АКБ.
Субъекты хозяйствования независимо от форм собственности должны обеспечить сбор и сдачу непригодных к работе АКБ организациям вторсырья (п.56 Правил № 16).
В учете операции по движению АКБ отражаются следующим образом:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Отражено поступление на склад АКБ | 10-5 | 60 |
| На сумму НДС, предъявленную поставщиком | 18-3 | 60 |
| Аккумуляторная батарея установлена на автомобиль | 23, 26, 96 и др. | 10-5 |
| Отражена остаточная стоимость АКБ, непригодной к восстановлению | 10-6 | 23, 26 |
| Согласно Инструкции № 89 на субсчете 10-6 «Прочие материалы» учитывается наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и т.п. | ||
| Списана стоимость АКБ, сданной в утиль | 91 | 10-6 |
| На сумму поступивших (причитающихся) денежных средств за сданный утиль | 51, 62 | 91 |
| На сумму НДС от стоимости аккумуляторной батареи, сданной в утиль | 91 | 68 |
Бухгалтерия организации обязана организовать учет АКБ, обеспечивающий их рациональное использование и сохранность.
Нормы расхода смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для оперативного учета, расчета удельных норм расхода масел и смазок при обосновании потребности в них в автотранспортных предприятиях.
Нормы расхода смазочных материалов установлены на 100 л (куб.м сжатого природного газа, далее - СПГ) общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля: масел - в литрах на 100 л (куб.м СПГ) расхода топлива, а смазок - в килограммах на 100 л (куб.м СПГ) расхода топлива. Нормы увеличиваются до 20 % для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет.
Указанные нормы включают в себя замену масла при техническом обслуживании и доливку в процессе эксплуатации.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном 1 заправочной емкости системы смазки данного агрегата.
Если техобслуживание автомобиля организация производит на станциях техобслуживания, прием автотранспортных средств категории М1 (транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров и имеющие помимо места водителя не более 8 мест для сидения) на ремонт и техническое обслуживание осуществляется по нарядам формы ЗН-1 (постановление Совета Министров РБ от 09.08.1999 № 1238 «Об упорядочении деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств»).
Бланк заказа-наряда формы ЗН-1 утвержден приказом Минфина РБ от 30.09.1999 № 267.
Согласно письму Минфина РБ от 26.07.2006 № 15-3/461 «О применении бланка заказа-наряда формы № ЗН-1» бланк формы ЗН-1 обязателен к применению всеми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, оказывающими услуги по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств, независимо от их категорий.
В форме бланка предусмотрены разделы, где отражается использование запасных частей и материалов, оплачиваемых заказчиком, а также использование запасных частей, предоставляемых заказчиком. Движение запчастей исполнителя, использованных при ремонте, отражается как в количественном, так и в стоимостном выражении. Запчасти, принятые от заказчика, отражаются в заказе-наряде только в количественном выражении.
Техническое обслуживание автотранспортных средств может осуществляться с использованием запасных частей и материалов как исполнителя, так и заказчика.