2. предварительное рассмотрение документов;
3. регистрация;
4. рассмотрение документов руководством;
5. направление на исполнение;
6. контроль исполнения;
7. подшивка документов в деле;
8. формирование дел;
9. оформление дел;
10. передача дел в архив.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды, заявки.
Сводки и информация, присланные для сведения.
Учебные планы, программы.
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
Прейскуранты, прайс-листы.
Технические условия.
Нормы и нормативы расходов материалов.
Поздравительные письма.
Пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
Формы статистической отчетности.
Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
Объяснительные записки.
Критерии выбора системы документооборота
1. Насыщенность документооборота.
2. Сложность организационной структуры предприятия.
3. Необходимость и частота принятия оперативных решений.
4. Численность работающих на предприятии.
5. Месторасположение подразделений предприятия.
6. Профессиональный уровень персонала, являющегося участником документооборота.
7. Техническая оснащенность предприятия (Интернет, мобильная связь).
Состав реквизитов для регистрации документов:
· автор (корреспондент);
· название документа;
· дата документа;
· индекс документа;
· дата поступления документа (для входящих документов);
· индекс поступления документа (для входящих документов;
· заголовок документа или его краткое содержание;
· резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения;
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
· номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
[1] Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с. С.48.
[2] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645. С. 61.
[3] Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с. С. 57.
[4]Однако все это перестает работать, когда масштаб предприятия растет. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ1) и быстрее находить необходимые документы.
[5]По статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев.
[6]Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.