Готівкову іноземну валюту на експлуатаційні витрати транспортних засобів за кордоном уповноважений банк видає юридичним особам – резидентам або постійним представництвам юридичних осіб – нерезидентів, які займаються перевезенням вантажів і пасажирів за кордон власними (орендованими, зафрахтованими) літаками, суднами, автотранспортними засобами. Також подається доручення керівника підприємства працівнику на отримання коштів на відрядження або на експлуатаційні витрати в касі уповноваженого банку в усній або письмовій формі. Доручення теж складається в довільній формі.
Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження за кордон, залишаються в уповноваженому банку. У разі якщо підприємство не має поточного валютного рахунка, то для отримання готівкової іноземної валюти необхідно подати ті ж документи, що і для отримання готівкової іноземної валюти за наявності поточного валютного рахунка. При цьому в заяві слід зазначити: замість номера поточного рахунка в іноземній валюті – номер поточного рахунка в національній валюті. В самій заяві вказати такий текст:
Зразок
«Просимо зняти з нашого поточного рахунка в національній валюті грошові кошти для придбання іноземної валюти в сумі 100,00 SD. Придбану іноземну валюту видати Воскобойнику Андрію Пилиповичу для витрат на експлуатаційні витрати відповідно до розрахунку витрат (розрахунок додається), а також згідно з розпорядженням керівника від 24.12.2009 р. №27. Період перебування Воскобойника А. П. за кордоном – з 02.01.2010 по 08.01.2010 рр. Вартість послуг банку просимо списати з нашого поточного рахунка в національній валюті».
При отриманні таким шляхом готівкової іноземної валюти необхідно пам’ятати, що до суми, знятої з поточного рахунка у національній валюті, буде входити: вартість іноземної валюти на міжбанківській валютній біржі; вартість послуг банку на придбання іноземної валюти; сума пенсійного збору (в розмірі 1% від вартості валюти, що придбавається), яка повинна бути сплачена при придбанні іноземної валюти. Отриману в банку таким шляхом готівкову іноземну валюту ми рекомендуємо оприбуткувати в касу підприємства. Надалі її можна відразу ж або через певний період використати за призначенням. Для оприбуткування інвалюти в касу потрібні такі документи:
1. Прибутковий касовий ордер (далі – ПКО) (додаток Б.1). Особливості заповнення ПКО: для оприбуткування готівкової іноземної валюти в касу підприємства не розроблено первинний документ. Тому підприємства вимушені використовувати бланк ПКО, розроблений для відображення операцій у національній валюті. Виходячи з цього при заповненні ПКО слід: у графі «Сума» зазначати цифрами суму, виражену в іноземній валюті, а через дріб – суму, виражену в національній валюті – за курсом НБУ на дату здійснення операції; літерами зазначати суму в іноземній валюті, із зазначенням суми у національній валюті і курсу НБУ на дату здійснення операції.
2. Копія доручення (розпорядження) (якщо доручення було надано в письмовій формі) керівника на отримання грошових коштів в інвалюті на відрядження або на експлуатаційні витрати в касі обслуговуючого банку. Цей документ, якщо він складається письмово, має довільну форму.
2.1.2. Отримання готівкової іноземної валюти як виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг). Такий варіант надходження готівкової іноземної валюти малоймовірний, але все ж таки можливий. Але для того щоб використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу, потрібна відповідна ліцензія. Виходячи з цього підприємство, що приймає готівкову іноземну валюту в касу, мусить мати індивідуальну ліцензію (постійну або разову) НБУ на здійснення розрахунків у іноземній валюті. Адже якщо такої ліцензії немає, а готівкова іноземна валюта надійшла в касу, то договір, відповідно до якого здійснюються розрахунки, контролюючі органи можуть визнати недійсним. Якщо готівковою іноземною валютою розраховуються фізособи, то слід враховувати ось що: відповідно до Положення №119, вони можуть здійснювати такі розрахунки, тільки якщо не можуть обміняти іноземну валюту на національну валюту. Таке твердження відразу ж викликає безліч запитань: як пересвідчитися, що фізособа не може обміняти іноземну валюту на національну валюту? якщо все ж такий обмін валют не можна здійснити, то як надалі це можна підтвердити? і т. д.
У ситуації, коли фізособа розплачується готівковою іноземною валютою, рекомендується:
1. Якщо можливо, перенести сам факт розрахунку за надану продукцію (товари, роботи, послуги) до того моменту, поки фізособа не зможе зробити обмін валюти. Подальшою мотивацією може бути те, що фізособа розраховується за товари готівковою іноземною валютою, бо всі обмінні пункти (банки) вже не здійснюють обміну.
2. Якщо неможливо перенести операцію, то підприємству потрібні документи (їх копії), які опосередковано підтверджують, що фізособа не може здійснити операцію з обміну іноземної валюти на національну валюту. Наприклад, якщо це відряджений, який не може обміняти валюту через те, що виїжджає з населеного пункту, зніміть копію з його квитка, де зазначено час від’їзду автобуса (поїзда, літака). Надалі оприбуткування інвалюти відбувається так само, як і при операціях отримання іноземної валюти з банку.
2.1.3. Інші надходження інвалюти в касу підприємства. До інших надходжень інвалюти в касу підприємства можна віднести: повернення в касу наданих підприємством іншим юрособам (або фізособам) позик в інвалюті; повернення невикористаних підзвітних сум особою, що перебувала у відрядженні за кордоном; повернення в касу підприємства сплачених (як безготівковим, так і готівковим способом) авансів за продукцію (товари, роботи послуги), що придбавається, іншим юрособам або фізособам; і т. д. Усі ці надходження інвалюти в касу підприємства оформляються ПКО. При цьому касиру можуть бути потрібні додаткові документи, наприклад копія авансового звіту тощо
2.2. Ліміт каси в іноземній валюті. Ліміт залишків готівкової іноземної валюти в касі підприємства встановлює уповноважений банк. До розрахунку ліміту каси не включаються: кошти, що спрямовуються на виплату заробітної плати (за умови, що на підприємстві є працівники, які одержують зарплату в іноземній валюті); кошти видані на відрядження (крім коштів в інвалюті, за якими відряджена особа після свого повернення не відзвітувала в термін, визначений законодавством).
Ліміт каси для будь-якого підприємства визначають установи банків. Підприємства подають заявку-розрахунок в установу банку, в якій відкрито їх основні поточні рахунки в інвалюті. Заявку-розрахунок для встановлення ліміту залишку готівки підписують керівник підприємства, головний бухгалтер і обов’язково підтверджує керівник установи банку. Понадлімітні залишки готівкової іноземної валюти підлягають повній інкасації і зарахуванню на розподільний рахунок в інвалюті юридичної особи-резидента.
2.3. Видача іноземної валюти з каси підприємства.
2.3.1. Внесення готівкової іноземної валюти з каси підприємства в касу обслуговуючого банку для зарахування їх на поточний рахунок підприємства аналогічний тому, який використовується і для нацвалюти Видача інвалюти з каси підприємства для зарахування її на поточний рахунок в банку оформляється видатковим касовим ордером (далі – ВКО).
2.3.2. Розрахунки готівковою іноземною валютою за придбану продукцію (товари, роботи, послуги). Для того щоб використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу, суб’єкти підприємницької діяльності повинні мати відповідний дозвіл (ліцензію). Індивідуальні ліцензії на здійснення валютних операцій НБУ видає резидентам і нерезидентам на період, необхідний для здійснення таких операцій.
У Постанові №119 наведено перелік видів розрахунків, за яких може бути використано іноземну валюту як засіб платежу. Якщо підприємство здійснює такі розрахунки, то воно може отримати індивідуальну ліцензію НБУ на постійне здійснення таких розрахунків. Якщо у переліку немає здійснюваних підприємством розрахунків у іноземній валюті, то підприємство має: а) або здійснювати розрахунки у національній валюті; б) або отримати індивідуальну ліцензію в НБУ на здійснення разової операції. Надалі розрахунки в іноземній валюті за продукцію (товари, роботи, послуги), що придбавається, відбуваються в тому ж порядку, що і при розрахунках у національній валюті. Як і попередня операція, вона оформляється ВКО.
2.3.3. Інші видачі інвалюти з каси підприємства. До інших видач інвалюти з каси підприємства можна віднести: видачу інвалюти працівнику підприємства у підзвітну суму (наприклад для закупівлі продукції, на відрядні); видачу позик у іноземній валюті тощо. Незалежно від того, яка з цих операцій здійснюється, в касі підприємства оформлятиметься ВКО (див. вище).
2.4. Курсові різниці. Згідно з П(С)БО №21, курсова різниця – це різниця між оцінками однакової кількості одиниць інвалюти при різних валютних курсах. Як випливає з самого визначення, загальна сума інвалюти, як і нацвалюти в касі підприємства, не змінюється – змінюються тільки вартість інвалюти, виражена в нацвалюті. Виходячи з цього можна зробити висновок, що курсова різниця – це тільки розрахункова величина, що не впливає на загальну суму коштів, що перебувають у касі підприємства.
Оскільки курсова різниця не впливає на суму коштів у касі підприємства, то можна зробити висновок, що і відображати її в первинних касових документах (таких як прибутковий касовий ордер і касова книга) не треба. Тоді виникає запитання: тож як слід відображати курсову різницю, що виникла? На наш погляд, курсові різниці треба відображати: у документах, затверджених самостійно підприємством. Розроблення і затвердження на підприємстві документа, в якому б відображалися додатні і від’ємні курсові різниці, не є обов’язковими. Але ми рекомендуємо зробити це, і ось чому.