Необходимо иметь в виду, что в том случае, когда в организации в отчетном периоде, за который должен составляться товарный отчет, была проведена инвентаризация, оформляются два товарных отчета (один - с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй - от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления отчета).
Так в установленный период отчетности в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» - 10 дней, с 1-го по 10-е число месяца. Инвентаризация проведена 6-го числа. Таким образом, следует составить два отчета: один - с 1-го по 6-е число, второй - с 7-го по 10-е число.
В графе «Особые отметки» товарного отчета, как правило, приводятся отметки бухгалтера о произведенных записях в регистрах бухгалтерского учета и сделанных при этом проводках.
Как видно из образца заполнения товарного отчета, в нем присутствуют лишь общие данные о приходе и расходе товаров. Однако если по полученным организацией товарам помимо товарного отчета оформляются также акты о приемке товаров по всей их номенклатуре, то при их реализации в розницу такого рода унифицированных документов нет.
Поэтому для учета конкретной номенклатуры реализованных товаров в розницу и их фактической себестоимости предприятия розничной торговли, как правило, разрабатывают собственные формы документов. Это могут быть ежедневные (либо иной периодичности) приложения к товарному отчету в виде перечня проданных товаров, отчета о реализации товаров, акта на списание стоимости реализованных товаров и т.п. В любом случае такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а именно:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Помимо этого, данные документы должны быть утверждены руководителем торговой организации или уполномоченным им лицом.
Следует обратить внимание, что по итогам отчетного периода, за который составляются товарный отчет и документы о себестоимости (номенклатуре) реализованных товаров (день, неделя, декада, месяц), их суммовые показатели должны совпадать с соответствующими регистрами бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары», 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка», а в части приобретения товаров – со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Кроме того, показатели выручки от продажи товаров не должны иметь расхождений с кассовыми документами по учету денежных расчетов с населением при применении контрольно-кассовой техники (ККТ) (журналами кассиров-операционистов (формы № КМ-4 или № КМ-5)).
Таким образом, использование товарных отчетов в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» позволяет производить контроль не только за движением товарно-материальных запасов и оформлением сопроводительных документов, но и за выручкой от реализации товаров в разрезе материально-ответственных лиц.
На основании данных из заполненного товарного отчета (приложение 3) рассмотрим схему проводок бухгалтерского учета, представленную в приложении 4.
Данные проводки отражаются в учете на основании товарного отчета и прилагаемых к нему документов. Величина торговой наценки, приходящейся на реализованные товары, определяется по специальному расчету, определенному Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов). Однако поскольку в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» применяется единая наценка на все товары, то величину, приходящуюся на проданные товары, можно определить простым арифметическим расчетом, как это было показано выше.
Далее рассмотрим, какими документами отражаются в учете ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» операции реализации товаров оптом.
При реализации товаров оптом непосредственно со склада ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» выписывается «Товарная накладная» (форма № ТОРГ-12), которая составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания (и отражения в товарном отчете). Второй экземпляр передается сторонней организации и является для нее основанием для оприходования товаров.
В том случае, когда отгружаемая партия товара упаковывается в контейнеры, ящики и т.п. и передается для дальнейшей транспортировки представителю покупателя или организации-перевозчику, применяется «Спецификация» (форма № ТОРГ-10).
Спецификация выписывается в двух экземплярах, один из которых прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, а второй передается в бухгалтерию поставщика.
В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса.
Масса тары, отпущенной с товаром по данному документу, указывается на оборотной стороне бланка.
Спецификация подписывается материально-ответственными лицами со стороны поставщика и представителями покупателя или транспортной организации – перевозчика.
При упаковке товара в закрытую тару (ящики, контейнеры и т.д.) на каждое отдельное место (ящик, контейнер и др.) в трех экземплярах оформляется «Упаковочный ярлык» (форма № ТОРГ-9), который подписывается материально-ответственными лицами и упаковщиком. При этом в спецификации проставляются номера всех выписанных упаковочных ярлыков в графе 3 «Номер упаковочного ярлыка».
Один экземпляр документа вкладывается вместе с товаром в ящик (контейнер), второй, с указанием массы каждого места, прилагается к счету-фактуре (в том случае, если не выписывается спецификация, например при отгрузке одного ящика товара по накладной), а третий остается на складе.
Если товар от ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» доставляется непосредственно покупателю или в указанное им место автотранспортом поставщика, то оформляется «Товарно-транспортная накладная» (форма № 1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Для учета движения товаров в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» (на складах, базах) используют «Карточку количественно-стоимостного учета» (форма № ТОРГ-28).
Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединено на одной карточке.
Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании первичных документов, представляемых в бухгалтерию материально-ответственными лицами. Следует обратить внимание, что в графе «Дата составления» указывается дата последней записи в карточке.
Как было рассмотрено выше, товарные отчеты организаций розничной торговли ведутся в основном в разрезе приходно-расходных документов. В отличие от них товарные отчеты оптовых торговых предприятий могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров, причем не только в стоимостном, но и в количественном выражениях. Это означает, что записи в них могут производиться в разрезе поступивших и выбывших товаров. Такое составление отчетов возможно, например, в организациях, имеющих небольшую номенклатуру (ассортимент) реализуемых товаров, что позволяет отслеживать их движение по каждому наименованию.
В этих целях ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» может несколько изменить унифицированную форму данного документа, добавив необходимые графы или строки. В таком случае данное предприятие должно утвердить данный документ в альбоме неунифицированных документов (приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета).
Заполнение такого рода товарных отчетов производится также, как и в розничных организациях. Однако при этом остатки, приход и расход указываются не только в целом по предприятию (приходно-расходному документу), но и по каждому наименованию товаров.
Следует также учитывать, что организации оптовой торговли не имеют права отражать товары в учете по продажной цене. Следовательно, товарные отчеты должны составляться исключительно по ценам приобретения.
Рассмотрим пример заполнения товарного отчета в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» (с некоторым отступлением от унифицированной формы).
Предприятие ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» должно также оформлять сопроводительные реестры, форма которых (№ ТОРГ-31) утв. Постановлением Госкомстата России № 132.
В реестрах необходимо указывать лишь наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах, первый из которых вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица.
Следует иметь в виду, что карточки количественно-суммового учета (форма № ТОРГ-28) и сопроводительные реестры (форма № ТОРГ-31) должны составлять все торговые организации независимо от вида совершаемых операций розничной или оптовой торговли.
Информация о доходах и расходах в ООО «НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ГЕРМЕТИКА» обобщается на балансовом счете 90 «Продажи». Этот счет предназначен и для определения финансового результата.