В бухгалтерии все авансовые отчеты группируются за месяц в Журнале-ордере №7 или в Журнале расчетов с подотчетными лицами. Этот сводный регистр открывается на месяц и заполняется в хронологическом порядке, при этом каждому подотчетному лицу отводится несколько строк для группировки его авансовых отчетов.
По итогам этого регистра составляются проводки по счету 71.
Аудит расчетов с подотчетными лицами.
При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:
имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда) ;
имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке;
правильность и своевременность составления авансовых отчетов; Пример: правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
наличие оправдательных документов;
полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
правильность возмещения затрат на представительские расходы.
правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках;
правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;
правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”;
соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и главной книге.
В ОАО «ЧПФ «Букет Чувашии» были обнаружены следующие ошибки:
1. Присутствуют случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц по выданным авансам. Например, по авансовому отчету № 2985 от 31.12.2009 г. Петрова Д.В. приложены следующие товарные чеки и чеки ККМ: чек от 08.10.2009 г. на сумму 439 руб., от 11.10.2009 г. -57 руб., от 16.10.2009 г. – 150 руб., от 24.11.2005 г. -517 руб.
2. Несвоевременно составляются авансовые отчеты по командировочным расходам. Например, согласно командировочному удостоверению №599-4 от 30.11.2009 г. Сидуков А.Н., командированный в г. Сергач вернулся 2 декабря 2009 г. Авансовый отчет №2883 был составлен 29.12.2009 г., то есть отчет был составлен через 19 рабочих дней после командировки.
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
3. Принимаются утверждаются авансовые отчеты от подотчетных лиц, оформленные ненадлежащим образом (не содержащие всех необходимых реквизитов).
- В некоторых авансовых отчетах отсутствует подпись подотчетного лица. Например, в авансовых отчетах №2763 от 13.12.2009 г. Сидукова В.И. на сумму 880 руб., №2965 от 27.12.2009 г. Яковлева В.А. на сумму 2420 руб.
- Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетным лицом не нумеруются. Например, не пронумерованы документы Судаковым Н. В,приложенные к авансовому отчету №2963 от 31.12.2009г.
- В авансовых отчетах отсутствует подпись главного бухгалтера.
- Не всегда заполняется оборотная сторона
-Не все авансовые отчеты утверждены руководителем предприятия
4. От подотчетных лиц принимаются авансовые отчеты, в которых отсутствуют кассовые чеки на оплату за полученные услуги организаций. Например, по авансовому отчету №2868 от 29.12.2009 г. Тямкова Э.Г. отнесены на счет 26 по квитанции расходы на автостоянку на сумму 1000 руб.
4. Учет и аудит финансовых инвестиций и ценных бумаг
Финансовые вложения – затрат организации (инвестора) на приобретение ценных бумаг, и др. вложения.
В бухгалтерском учете классификация активов как финансовые вложения, необходимо, единовременное соответствие их следующим условиям:
1. оформление первичными документами, подтверждающими существование права у организации на финансовые вложения и на получение денежных средств или других активов;
2. переход к организации финансовых рисков, связанных с финансовыми вложениями (риск изменения цены, риск неплатежеспособности должника, риск ликвидности и др.);
3. способность приносить организации экономической выгоды (доход) в будущем в форме процентов, дивидендов либо прироста их стоимости. Под приростом стоимости финансовых вложений понимают разницу между ценой продажи (погашения) финансового вложения и его покупной стоимостью, в результате его обмен, использования при погашении обязательств организации, увеличении текущей рыночной стоимости и т. п.
Эмиссия и обращение ценных бумаг в РФ регулируются Законом РФ «О рынке ценных бумаг». В соответствии с этим документом эмиссионная ценная бумага – любая бумага, в том числе и бездокументарная, которая одновременно удостоверяет имущественное и неимущественное право, размещается выпусками, имеет равные объемы и сроки осуществления прав внутри одного выпуска вне зависимости от времени приобретения ценной бумаги.
Все ценные бумаги выпускаются эмитентами, т.е. юридическим лицом или органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, которые несут от своего имени обязательства перед владельцами бумаг по осуществлению прав, закрепленных в ценные бумагах.
Под обращением ценных бумаг понимаются заключение гражданско-правовых сделок, влекущих переход прав собственности на ценные бумаги.
К ценным бумагам относятся:
· акции акционерных обществ::
а) в зависимости от способа обозначения лица: именные акции; акции на предъявителя
б) в зависимости от объема предоставляемых владельцам акции прав акции: простые акции; привилегированные.
· Облигации: именные; на предъявителя
· депозитные сертификаты
· векселя: простой вексель; переводной
Выпуск и обращение, которых регулируется законодательством Российской Федерации.
Документами, подтверждающими финансовые вложения, являются полученные сертификаты акций, выписки из реестра акционеров, выписки со счетов «депо», сертификаты разные, облигации; свидетельства на суммы производственных вкладов, договоры на представление займов.
Документы подтверждающие продажу ценных бумаг, - это акты купли-продажи, выписки из реестров акционеров, выписки со счетов «депо», передаточные распоряжения.
Порядок осуществления и оформления разных видов финансовых вложений.
Вложения в уставный капитал других организаций.
Вложения средств при покупке акций других АО
Книга учета ценных бумаг не имеет место в данной организации.
Синтетический учет финансовых вложений организация ведется на счете 58 «Финансовые вложения», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении инвестиций организации в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные бумаги других организаций, уставные(складочные) капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы. Финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.
5. Учет и аудит кредитов банков, займов и иных поступлений
Кредит, получаемый в банке, оформляется кредитным договором, который должен быть заключен в письменной форме. Кредит выдается на определенные цели, на определенный срок с выплатой процентов (плата за кредит).
Плата за пользование кредитом устанавливается в процентах годовых с указанием срока их уплаты. Многие банки начисляют проценты ежемесячно на определенное число месяца. При заключении кредитного договора должны быть оговорены условия возможного досрочного погашения кредита. Если заемные средства требуются не все сразу, а в течение некоторого времени частями, то вместо разового кредита оформляется кредитная линия.
Проценты за пользование кредитом начисляются только на фактически переданные суммы. (Приложение 31)
Для учета кредитов предусмотрены следующие счета: счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и счет 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
Для удобства к этим счетам могут быть открыты субсчета:
66-1, 67-1 «Основной долг по полученным кредитам банков»;
66-2, 67-2 «Проценты к уплате по полученным кредитам банков»;
66-3, 67-3 «Основной долг по просроченным кредитам банков»;
66-4, 67-4 «Проценты к уплате по просроченным кредитам банков»;
66-5, 67-5 «Штрафные санкции по кредитным договорам»;
66-6, 67-6 «Кредиты банков, полученные по операциям учета долговых обязательств»;
66-7, 67-7 «Кредиты и займы для работников».
Кредитовое сальдо субсчетов 66, 67 показывает сумму полученного и непогашенного кредита на начало и конец отчетного периода. По Кредиту отражается получение кредитов, а по Дебету – их погашение.
При получении кредита (за исключением кредитов, полученных для своих работников) делаются следующие записи:
Дт 51, 52, 55 Кт 66, 67 поступила ссуда (кредит) банка на расчетный счет, валютный счет или специальные счета;
Дт 60 Кт 66, 67 погашена задолженность поставщикам за счет кредитов банка;
Дт 68 Кт 66, 67 произведены расчеты по налогам за счет полученных кредитов;
Дт 76, Кт 66, 67 произведены расчеты с прочими кредиторами за счет полученных кредитов.
На сумму погашенных кредитов делается запись Дт 66, 67 Кт 51, 52, 55.
Коммерческие банки выдают кредиты под залог недвижимости, ценных бумаг, товаров или с обязательным страхованием кредита или под поручительства третьего лица.(Приложение 32) Кредиты и займы, неоплаченные в срок, учитываются обособленно на отдельных субсчетах счетов 66, 67.
Аналитический учет кредитов ведется по видам кредитов, кредитным организациям и срокам погашения.
Если оформляется залог материальных ценностей, то на сумму этих ценностей делается запись на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Если в качестве обеспечения кредита оформлено поручительство третьего лица, то на сумму полученных гарантий делается запись на забалансовом счете 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные».