На практике возможны ситуации, когда продажа запасов осуществляется ниже их себестоимости по причинам:
- общее падение цен на запасы;
- физическое повреждение запасов;
- моральное устаревание запасов и т.п.
- материальный ущерб и т.п.
Кроме того, могут наблюдаться среди имеющихся запасов неликвидные, обесценившиеся ТМЗ, не приносящих экономической выгоды Наличие таких негативных моментов приводит к необходимости создания и учета резервов по списанию некоторых запасов. Создание резервов под обесценение запасов - это требование МСБУ №2 к составителям финансовой отчетности предусмотреть и оценить возможные риски, связанные с активами. В учетной политике компаний следует предусмотреть и расписать порядок создания резерва под обесценение запасов. Фрагмент записи об этом в учетной политике может выглядеть так: «Резерв под обесценение запасов создается для отражения будущего обесценения запасов вследствие снижения цен или их морального устаревания. Для создания резерва применяется метод анализа остатков запасов по возрасту (сроку) хранения с применением соответствующего возрасту хранения процента отчислений».
В специальной литературе по этому вопросу имеются следующие рекомендации:
- до 3-х месяцев хранения процент отчислений 0;
- от 3-х до 6 - месяцев - 5%;
- от 6-ти до 9 - месяцев - 10%;
- от 9 -ти до 12 месяцев - 15%;
- свыше 1 года - 50 %.
Каждое предприятие вправе устанавливать свои сроки и проценты отчислений. Например, до 60 дней, 60 - 150 дней, 150 - 360 дней, свыше 1 года. Можно признать, что запасы до 3-х месяцев без движения признать нормальными, а свыше этого срока считать проблемными. В таких случаях, следует получить разъяснения от служб снабжения и маркетинга.
В настоящее время отсутствуют установленные правительством нормативы хранения запасов. Тогда для установления сверхнормативных запасов применяют размер среднемесячного расхода.
Резерв по списанию стоимости запасов по некоторым видам обесценившихся и сверхнормативным запасам может создаваться и в случаях, когда невозможно с достаточной степенью точности установить возможную цену продажи или если определение такой цены требует значительных денежных и временных затрат. Процент резервирования, который устанавливается к стоимости запасов, устанавливается самим предприятием и отражается в его учетной политике. Иногда этот резерв принимается при списании естественной убыли запасов.
В учете создание резерва и его использование отражаются следующими корреспонденциями счетов (таблица 9).
Таблица 9 - Создание резерва по списанию запасов и его использование
| №п/п | Операция | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Создание резерва по списанию запасов | 7440 | 1360 |
| 2 | Списание запасов за счет созданного резерва | 1360 | 1330 |
| 3 | Обратное доначисление в связи с увеличением ЧСР (уменьшение расходов) | 1630 | 7440 |
При этом, не использованная сумма резерва (сальдо) в конце отчетного периода сторнируется или отражается обратной при создании резерва проводкой.
Списание стоимости запасов может быть осуществлено методом прямого списания (без создания резерва): Дебет счета 7440 «Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных требований» - Кредит счета 1330 «Товары».
Таким образом, создание и учет резервов по списанию запасов позволяет дать реальное отражение оценки запасов в финансовой отчетности предприятия.
Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С–бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки. Функции 1С-бухгалтерии по учету товарно-материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:
- автоматизация документирования первичной информации;
- оперативное управление, контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов;
- расчет себестоимости товарно-материальных запасов.
Технологический процесс обработки информации состоит из следующих этапов:
- подготовка первичной информации;
- создание инвентарной картотеки на момент внедрения;
- создание нормативно-справочной информации на момент внедрения;
- создание набора данных движения товарно-материальных запасов;
- проведение расчетов и внесение информации в хранимую базу;
- расчет себестоимости и затрат;
- формирование информации для последующего использования;
- проведение контроля и анализа результативной информации;
- принятие управленческих решений по имеющейся информации.
Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.
В настоящее время особое значение придается прогнозированию использования товарно-материальных запасов. Для прогнозирования бухгалтер проводит анализ фондоотдачи товарно-материальных запасов за определенный период и путем использования базы знаний формирует предложения по управлению. С этой точки зрения особо важны вопросы эффективного использования товарно-материальных запасов (выявление ненужных товарно-материальных запасов) и вопросы роста сбыта продукции на существующем парке товарно-материальных запасов. [13, с 115]
Таким образом, комплексный подход к учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов позволяет оперативно получить все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.
Производственные предприятия разрабатывают номенклатуру (перечень) потребляемых в производстве товарно-материальных запасов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию, типоразмеру и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных запасов. Номенклатурные номера строятся по-разному. На изучаемом предприятии отсутствует структура номенклатурных номеров.
Поэтому, желательно в учете товарно-материальных запасов анализируемого предприятия разработать структуру номенклатурных номеров. На мой взгляд, было бы рационально, для облегчения и сокращения рабочего времени учетного работника обрабатывающего первичные документы по движению товарно-материальных запасов, разработать девятизначную структуру номенклатурных номеров, из которых: три первых знака образуют номер балансового счета, четвертый- номер субсчета, пятый - номер группы товарно-материальных запасов, шестой и седьмой – номер подгруппы в каждой группе, два последних – порядковый номер материального запаса в подгруппе. При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, подразрядная и комбинированная. Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материальных ценностей. Некоторое количество шифров следует резервировать для запасов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера (кода) вновь поступившим запасам производится бухгалтерией или отделом снабжения (маркетинга).
Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете строительно-монтажных и ремонтных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.
В целях сокращения накладных расходов, экономного использования собственного автотранспорта и минимальной потери рабочего времени работников отдела снабжения, принимая во внимание особенность заключения договоров на осуществление подрядного строительства, а именно то, что предприятие осуществляет строительные работы на единичном объекте от нуля под ключ, предприятию необходимо отказаться от существующей системы поставки товарно-материальных запасов на объект по схеме, представленной на рисунке 4: