На четвертому етапі виконуються функції заповнення первинної інформації, розрахунку, вибору необхідної вихідної інформації або виконання відповідних модулів. Набір поточної і розрахункової дати необхідний для контролю коректування бази даних основних засобів, набору фактичної інформації, контролю розрахунків.
Введення пароля присікає несанкціонований доступ до інформаційної бази АРМБ по обліку основних засобів. Система санкціонованого доступу пропонує установить користувачів: головний бухгалтер або його замісник, відповідальний користувач, програміст.
Головне “меню” для вирішення завдань по обліку, контролю, аналізу має вигляд:
* нормативно - довідкова інформація;
* операції по обліку основних засобів;
* вихідна інформація;
* введення інформаційної бази ;
* контрольно - аналітична робота ;
* вихід .
Початком роботи є формування, коректування нормативно-довідкової інформації, яка при вирішенні завдань по обліку основних засобів має вигляд:
* довідник підприємств;
* довідник структурних підрозділів;
* довідник матеріально відповідальних осіб;
* довідник господарських операцій;
* довідник видів дорогоцінних металів;
* довідник - календар;
* довідник бухгалтерських проводок;
* довідник можливої кореспонденції рахунків;
* база знань;
* вихід;
Довідник структурних підрозділів використовується для формування інформації по структурних підрозділах і має таку структуру: код підприємства, код структурного підрозділу, назва структурного підрозділу.
Довідник матеріально відповідальних осіб використовується для формування інформації по матеріально відповідальних особах. Структура: табельний номер, прізвище, ім’я.
Довідник господарських операцій використовується для формування інформації по кодам операцій. Структура: код операції та її назва.
Довідник-календар призначений для формування інформації на потрібну дату.
Довідник бухгалтерських проводок використовується для автоматизованого формування бухгалтерських проводок.
Довідник можливої кореспонденції рахунків використовується для контролю і аудиту здійснення господарських операцій на предмет правильності формування кореспонденції рахунків.
База знань використовується для підказки бухгалтеру при роботі на АРМБ, правильності формування, ведення і відображення інформації.
Для формування вхідної інформації використовується “меню” як операції руху основних засобів на базі стандартних уніфікованих форм так і автоматизоване документування вхідної інформації шляхом формування первинного документу різної форми. При цьому формуються дані по всіх господарських операціях із відображенням на екрані і друкарському пристрої.
Важливе значення має забезпечення високої достовірності вихідних даних, тому програмне забезпечення АРМБ по обліку основних засобів забезпечує автоматизацію пошуку помилок даних, які вводяться, і видачу повідомлень користувачу.
Програмне забезпечення вводу і обробки первинного обліку включає набір формалізованих процедур, які забезпечують: введення даних у відповідності із структурою первинного документу; контроль реквізитів, які вводяться на основі заведених методів; контроль машиночитаємого об’єкта документа; коректування даних первинного обліку; алгоритмічну обробку показників первинного обліку; організацію алгоритмічної бази даних; виведення на екран або печать даних первинного обліку, введених в обробку.
На АРМБ по обліку основних засобів інформаційне забезпечення створюється у вигляді локальної бази.
Після введення нормативно - довідкової, первинної інформації здійснюється розрахунок і відображення вихідної інформації.
Для аналітичного обліку основних засобів автоматизування шляхом ведеться інвентарна картотека, в якій відображається всі необхідні дані для управління і обліку даних. Бухгалтер на основі картки має можливість проаналізувати стан основних засобів, суми нарахованого зносу, строки і суми переоцінки основних засобів, правильність застосування процентів амортизаційних відрахувань і застосування відповідних поправочних коефіцієнтів, а також правильність нарахування і віднесення на рахунки виробничої діяльності амортизаційних відрахувань. Особливе місце займає питання використання основних засобів. Шляхом перегляду і аналізу даних, які знаходяться в аналітичних даних в картці, визначається необхідність і загрузка основних засобів, а при необхідності визначається і фондовіддача даного об’єкту.
Для відображення інформації про наявність і рух основних засобів по підрозділах, у матеріально-відповідальних особах, по групах, видах і підприємству в цілому використовується “Відомість наявності основних засобів по підрозділах і матеріально-відповідальним особам”.
Сформульована інформація у відомостях або в “Опису основних засобів по групах і видах”, відомості руху основних засобів відображається за необхідний період часу для здійснення контролю по інвентарних об’єктах наявності і стану основних засобів, а також для проведення інвентаризації.
Для здійснення нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань по кодах виробничих витрат формують “Відомість нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань”. На її основі бухгалтер здійснює за необхідний період аналіз і контроль, правильність формування кодів норм амортизаційних відрахувань, пробігу автотранспорту, суми нарахування амортизації і віднесення на коди виробничих витрат.
Бухгалтер здійснює контроль за станом основних засобів шляхом перегляду залишкової вартості і нарахованого зносу на потрібну дату.
Для здійснення обліку про виконання капітального ремонту і реконструкції основних засобів використовується відомість “Довідка про виконаний капітальний ремонт і реконструкцію основних засобів”. Ця відомість дозволяє здійснювати контроль за станом основних засобів, кількістю проведених ремонтів, а також доцільність їх проведення.
Контроль наявність основних засобів в оренді, здійснюється шляхом формування “Відомості наявності основних засобів в оренді”. Бухгалтер здійснює перевірку правильності обліку основних засобів і нарахування зносу по об’єктах, які знаходяться в оренді.
Бухгалтер може проаналізувати або одержать необхідний показник, який є в інформаційній базі, переглянув його значення за необхідний проміжок часу.
Одним із важливих шляхів удосконалення обліку основних засобів на Україні і, зокрема, у Корбутівському військовому лісництві, є його комп’ютеризація. Використання ЕОМ в обліку основних засобів і нематеріальних активів викликано необхідністю оперативного одержання відомостей про їх рух, своєчасного та правильного розрахунку сум амортизації, визначення зносу відповідності до встановлених норм тощо.
В сучасних умовах найпоширенішими програмами, що застосовуються на підприємствах, є “1С: Бухгалтерія” та “Фінанси без проблем”. Коротко про одну із них. “1С: Бухгалтерія” являє собою універсальну програму бухгалтерського обліку, яка може бути налагоджена користувачем на різні схеми обліку. Програма має інструментальні засоби, які дозволяють максимально гнучко автоматизувати складні операції, що виконуються бухгалтером. Ця версія програми є 32-розрядною, що дозволяє ефективно застосовувати всі можливості, які надаються в додатках операційних систем Windows 95 та Windows NT.
“1С: Бухгалтерія” має свої переваги і недоліки. Вона дозволяє вести облік по всіх ділянках, що дає змогу розглядати діяльність підприємства як одне ціле. До переваг можна віднести також і, те що відбувається розмежування проводок між бухгалтерами. Однак необхідно чітко розмежовувати коло проводок, за які відповідає кожен бухгалтер. Що мається на увазі? Наприклад, рахунок 10 “Основні засоби” тісно пов’язаний з рахунками 20, 13, 68. Виникнуть певні протиріччя, якщо інформація по даних рахунках буде дублюватись, тобто якщо дії окремих бухгалтерів будуть неузгодженими. Інші недоліки застосування “1С: Бухгалтерія” викликані змінами в обліку основних засобів. Наприклад, як в сучасних умовах реалізовувати об’єкт основних засобів 2-ої або 3-ої групи, якщо знос нараховують на всю групу? Кожен бухгалтер виходить із цього становища по-своєму. Одним із розв’язків цієї проблеми є ведення пооб’єктного обліку основних засобів 2-ої і 3-ої групи, що буде зручним, однак буде суперечити законодавству.
Таким чином, в сучасних умовах програма “1С: Бухгалтерія” відповідає вимогам бухгалтерів не в повній мірі, але вона вдосконалюється, змінюється, з’являються її нові версії. Однак на першому етапі потрібно позбутися протиріч в законодавстві.
Висновки та пропозиції
Господарська діяльність підприємства відбувається за участю засобів праці, тобто необоротних активів. До необоротних активів відносяться: основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокова дебіторська заборгованість тощо. Основні засоби займають значну питому вагу в необоротних активах будь-якого підприємства, саме за допомогою таких засобів людина впливає на предмети праці з метою перетворення вхідних матеріальних ресурсів у готовий продукт.
Основні засоби підприємства — один із основних об’єктів бухгалтерського обліку. Завданням обліку основних засобів є: контроль за збереженням та ефективним використанням об’єктів; правильне й своєчасне оформлення і відображення руху від однієї матеріальної особи до іншої та вибуття об’єктів; показ наявних цінностей відповідно до прийнятої класифікації; своєчасне відображення зносу (амортизації) об’єктів і витрат на їхній ремонт та реконструкцію; точне визначення результатів від ліквідації основних засобів. За результатами обліку засобів можна також визначити ефективність їх використання в господарстві.