Прослідкуємо рух первинної документації.
Акт приймання - передачі ( внутрішнього переміщення ) основних засобів після їх оформлення та затвердження керівником господарства передається до бухгалтерії і зберігається в окремій папці протягом терміну експлуатації та 3-х років і одного місця після списання з обліку за умови, якщо за цей термін діяльності проведена документальна ревізія. До акта додають технічну документацію даного об’єкта.
На основі цих документів бухгалтерія робить відповідні записи в інвентарних картках обліку основних записів. Технічна документація передається до виробничого або іншого відділу і в бухгалтерії не зберігається.
На основні засоби, що орендуються, форма 03–6 не відкривається. В якості реєстру аналітичного обліку таких засобів є копія інвентарної картки орендодавця, яка повинна бути отримана разом з орендованими основними засобами.
Коли акт 03-1 застосовують для внутрішнього переміщення основних засобів, один примірник акта передають до бухгалтерії, де на його основі роблять запис в інвентарній картці. В другому примірнику працівник, що здає основний засіб, робить відповідний запис в інвентарному списку 03 - 9. Заповнені інвентарні картки реєструються в описі 03 - 7.
За даними інвентарних карток, а також за даними форм розрахунку амортизації в кінці місяця заповнюються картки обліку руху основних засобів. Інвентарні картки, а також картки обліку руху основних засобів сумарно звіряють з даними синтетичного обліку. В кінці звітного року за даними карток обліку руху основних засобів та за даними синтетичного обліку заповнюється річна звітність по основних засобах.
Після ліквідації основних засобів і складання актів форми 03 - 3 або 03 - 4 перший примірник акта передається до бухгалтерії, де на його основі роблять запис до форми 03 - 9, також вилучають відповідну інвентарну картку, що додатково відображають в описі 03 - 7.Другий примірник акта залишається у матеріально відповідальної особи і є основою для здачі на склад запчастин, матеріалів і т.п., які залишилися в результаті ліквідації об’єкта. Вилучена картка на списані з обліку основні засоби зберігаються в бухгалтерії протягом встановленого терміну зберігання документів. Таким чином, вищевикладена схема фактично є графіком документообігу стосовно документального оформлення обліку основних записів.
3.2 Синтетичний та аналітичний облік основних засобів
Основні засоби зберігаються і використовуються безпосередньо у цехах, на складах, в ремонтних майстернях, гаражах та інших структурних підрозділах. Це визначає потребу вести облік основних засобів за місцем зберігання і використання.
Обліковою одиницею основних засобів є окремий інвентарний об’єкт. Інвентарний об’єкт – окремий предмет або комплекс предметів з усіма приладами, призначеними для виконання певних виробничих функцій.
Об’єкт обліку по кожній групі і підгрупі основних засобів визначають, керуючись типовою класифікацією основних засобів. Для контролю за станом і рухом основних засобів, їх зберіганням і використанням кожному інвентарному об’єкту на весь період перебування на підприємстві присвоюють за порядково-серійною системою інвентарний номер, який проставляється в усіх первинних документах, що оформляють наявність і рух об’єкту (акт прийому - передачі основних засобів, акт про ліквідацію основних засобів тощо). На кожну кваліфікаційну групу основних засобів відводять певну кількість номерів з резервом, що дає змогу присвоїти номери цієї серії однотипним об’єктам, які надійдуть на підприємство в майбутньому. Інвентарні номери наносять на об’єкт фарбою, татуюванням чи позначають на закріплених металевих або дерев’яних бирках і записують в усіх документах обліку руху основних засобів.
У цехах, на складах, в допоміжних і обслуговуючих виробництвах та структурних підрозділах ведуть по - об’єктний облік основних засобів. Для по - об’єктного обліку основних засобів в місцях їх знаходження у матеріально відповідальних осіб ведуться інвентарні списки основних засобів (форма 03 - 9), в яких вказується інвентарний обліковий номер, повна назва і первинна вартість об’єкту.
Аналітичний облік основних засобів ведеться по кожному інвентарному об’єкту за допомогою інвентарних карток (форма 03 - 6), які відкриваються на кожний інвентарний об’єкт або групу однотипних об’єктів, що мають однакову вартість, введені в експлуатацію в один час і перебувають в одному підрозділі підприємства. Інвентарні картки заповнюють на основі первинних документів з обліку руху основних засобів. У картках указують реквізити, номер картки і дату заповнення її, назву об’єкта, його інвентарний номер і коротку характеристику, первісну вартість, норму амортизаційних відрахувань, суму нарахованого зносу на момент введення в експлуатацію, дані про вибуття об’єкту його добудову, реконструкцію, проведені ремонти та ін.
Інвентарні картки реєструються в описах (форма 03 - 7), записи в яких здійснюються за видами основних засобів. Зареєстровані в опису картки вміщують у картотеку основних засобів, де їх групують за видами, а всередині видів – за місцями знаходження. Картки основних засобів, що не діють, групують окремо. Вибуття основних засобів зазначають у картці, яку вилучають з картотеки діючих об’єктів.
Облік руху основних засобів за їх видами (будівлі споруди тощо) здійснюється у картці (ф. 03 - 8). За даними цієї картки складають оборотну відомість руху основних засобів, підсумки якої, звірені з даними синтетичного обліку, є підставою для складання звітності про наявність і рух основних засобів.
Аналітичний облік основних засобів відображає технічну і економічну характеристику об’єкту, його місцезнаходження, первісну оцінку і переоцінку (індексацію) по відновлювальній вартості, а також норму амортизаційних відрахувань (норму зносу). У аналітичному обліку відображають всі зміни, що відбулися за час експлуатації основних засобів. Аналітичний облік ведеться за місцями, де знаходяться основні засоби, за нормами і напрямками нарахування амортизації та ін.
Синтетичний облік основних засобів ведеться на рахунку 10 “Основні фонди”. Це рахунок активний і має такі субрахунки:
· 101 „Земельні ділянки”
· 102 „Капітальні витрати на поліпшення земель”
· 103 „Будинки та споруди”
· 104 „Машини та обладнання”
· 105 „Транспортні засоби”
· 106 „Інструмент, прилади та інвентар”
· 107 „Робоча і продуктивна худоба”
· 108 „Багаторічні насадження”
· 109 „Інші основні засоби”
На дебеті синтетичного рахунку 10 “Основні засоби “ відображається первісна вартість основних засобів, що надійшли у звітному періоді, на кредиті - первісна вартість основних засобів, що вибули у звітному періоді. Дебетове (і тільки) сальдо означає первісну (відновлювальну) вартість власних об’єктів основних засобів, що знаходяться в розпорядженні господарства.
Аналітичний облік ведеться по кожному інвентарному об’єкту за допомогоюінвентарних карток типових форм №№ 03-6, 03-7, 03-8. На підприємствах, що мають невелику кількість інвентарних об’єктів, аналітичний облік ведуть за допомогоюінвентарних книг.
Балансова вартість основних засобів (п. 12 Вказівок щодо організації бухгалтерського обліку в Україні, затверджених наказом Мінфіну України від 07.05.93 р. №25 зі змінами і доповненнями) дорівнює первинній.
У балансі підприємства (форма № 1) у статті “Основні засоби” наводяться окремо первинна вартість, залишкова вартість основних засобів, а також сума нарахованого у встановленому порядку зносу. Залишкова вартість визначається як різниця між первинною вартістю і сумою зносу.
Основою для бухгалтерських засобів по обліку руху і залишків основних засобів, а також операцій, пов’язаних з їх експлуатацією є первинні документи.
Документи, які є основою бухгалтерських засобів по обліку основних засобів повинні відповідати таким вимогам :
1) чітке, повне заповнення всіх рядків і реквізитів, наявність підписів осіб, які несуть відповідальність за дану операцію;
2) спирання на рішення, постанову, наказ, на основі якого здійснено приймання, передачу, списання, переміщення або переоцінка основних засобів.
Крім цього, в документах на поставку і списання основних засобів обов’язково повинні бути вказані вартість, сума зносу та встановлений для даного об’єкту процент амортизації.
Синтетичний і аналітичний обліки операцій з основними засобами та амортизаційними відрахуваннями ведуться у журналі-ордері № 04 та за допомогою ПЕОМ у програмі 1-С "Підприємство". Сальдо на кредиті рахунку № 13 «Знос (амортизація) основних засобів являє собою амортизаційний резерв, що накопичується за нормативний період амортизаційних відрахувань.
Надходження основних засобів на підприємство відбувається в результаті капітальних вкладень, безкоштовної їх передачі інших підприємств, в порядку купівлі готових об’єктів, придбання за плату або в результаті будівництва нових об’єктів основних засобів або реконструкції, розширення і технічного переобладнання діючих виробничих потужностей, виявлення лишків основних засобів при інвентаризації, виготовлення у самому підприємстві.
При початку експлуатації основних засобів складають на кожний об’єкт акт прийому - передачі типової форми, за винятком випадків, коли введення об’єктів до дії повинно оформлюватись чинним законодавством. В акті фіксується вартість інвентарного об’єкту і основні показники, що характеризують його технічні особливості, місце його використання та ін., необхідне для встановлення норм амортизаційних відрахувань.
Так, усі об’єкти закінченого будівництва приймають в експлуатацію, як правило, державні приймальні комісії з попереднім прийманням їх робочими комісіями підприємства. Робоча комісія, приймаючи закінчений об’єкт, зобов’язана оглянути його, перевірити, а в разі потреби провести випробування.