Каких же основных принципов необходимо придерживаться кредитной организации при определении порядка проведения ревизии ценностей?
Первый принцип - обеспечение невозможности сокрытия ответственными лицами недостач ценностей. Все ценности с момента начала ревизии берутся под контроль руководителем ревизионной комиссии.
Второй принцип - соблюдение интересов клиентов кредитной организации, то есть проведение ревизии не должно нарушать нормального процесса кассового обслуживания клиентов.
Третий принцип - наличие и документирование всех основных этапов проведения ревизии:
·подготовка распорядительного документа, определяющего состав ревизионной комиссии, дату, время проведения ревизии, лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность ценностей, размер контрольного пересчета;
·подготовка учетных регистров, пересчет ценностей (в том числе контрольный полистный, поштучный);
·сверка результатов пересчета с данными учетных регистров;
·оформление результатов проведенной ревизии - актов;
·при необходимости проведение расследования случаев выявления недостач/излишков и оформление результатов этих расследований;
·рассмотрение результатов проведенной ревизии руководителем кредитной организации (или иным уполномоченным на это лицом).
Перед принятием решения о проведении ревизии ценностей члены рабочей группы знакомятся с актами о проведенных кредитной организацией ревизиях ценностей за последние два или три квартала, предшествующих назначению ревизии ценностей уполномоченными представителями Банка России. При этом устанавливается:
·количество хранилищ ценностей кредитной организации;
·количество работников кредитной организации, участвовавших в ранее проведенных кредитной организацией ревизиях ценностей, их должности и направления деятельности в кредитной организации;
·наименование и виды ценностей, подлежащих ревизии;
·остатки и обороты по лицевым счетам, на которых учитываются ценности;
·соблюдение кредитной организацией установленного порядка и сроков проведения ревизий ценностей.
В соответствии с Положения № 318-П ревизия проводится не реже одного раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также по требованию руководителя или членов рабочей группы учреждения Банка России, осуществляющих проверку деятельности кредитной организации. Кроме того, установлено право кредитной организации определять необходимость проведения ревизии при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
В период ревизии проводится проверка всех ценностей, находящихся в хранилищах ценностей кредитной организации по состоянию на одну дату.
При проведении ревизии ценностей в многофилиальных кредитных организациях допустимо использование принципа поэтапной ревизии ценностей (ревизия ценностей по отдельным лицевым счетам). Информацию об его использовании рекомендуется отражать в акте проверки кредитной организации.
При проведении ревизии ценностей проверяется фактическое наличие ценностей в хранилище ценностей в порядке, определенном руководителем кредитной организации.
Приступив к ревизии ценностей, руководитель ревизионной комиссии опечатывает (опломбировывает) хранилище ценностей, берет под свой контроль все ценности, находящиеся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Количественный состав ревизионной комиссии имеет смысл определять исходя из объемов ревизуемых ценностей либо отталкиваясь от типа ревизуемого подразделения (в главных хранилищах кредитной организации и филиалов оптимальное общее количество участников ревизионной комиссии - 3-4 человека). В более мелких подразделениях право определять количество участников ревизионной комиссии возложено на должностное лицо кредитной организации (филиала), имеющее право подписи распорядительных документов на проведение ревизий. Членами ревизионной комиссии могут являться сотрудники кредитной организации либо временной администрации и территориального учреждения Банка России (в случае введения временной администрации).
О проведенной ревизии ценностей кредитной организации составляется акт ревизии ценностей за подписью всех работников кредитной организации и членов рабочей группы, участвовавших в ревизии, а также должностных лиц кредитной организации, ответственных за сохранность ценностей. Один экземпляр акта ревизии ценностей остается в кредитной организации, другой - передается руководителю рабочей группы и прикладывается к акту проверки.
Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета указываются в акте ревизии ценностей или оформляются объяснительными записками.
1.3 Документальное оформление движения материальных ценностей
Учет материальных ценностей кредитной организации осуществляется на основании документов, утвержденных Учетной политикой кредитной организации (требования, накладные), или для этих целей используются унифицированные формы, предусмотренные Росстатом для учета основных средств, нематериальных активов и материалов.
Материальные ценности поступают в кредитную организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств.
Для получения от поставщиков материальных ценностей кредитная организация (или ее подразделение) выдает доверенности лицам, состоящим в штате кредитной организации, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами, уполномоченными руководством банка, и оформляются его печатью.
Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей. В этом журнале до начала выдачи доверенностей должны быть пронумерованы все листы. Журнал ведется по следующей форме:
·номер доверенности и дата ее выдачи;
·срок действия доверенности;
·должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;
·наименование поставщика;
·расписка лица, получившего доверенность;
·отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа,
·его номера и даты.
Получение материальных ценностей возлагается приказом по банку на определенных работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
При получении груза доверенные работники банка тщательно проверяют соответствие количества получаемых мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест.
При приеме ценностей, приобретенных за наличный расчет, составляется приходная накладная.
Отпуск материальных ценностей производится по соответствующим документам. При отпуске материальных ценностей представителям филиалов банка получатели ценностей должны обязательно сдавать доверенность на право получения ценностей, оформленную подписями управляющего, главного бухгалтера и печатью.
Стоимость безвозмездно принятых ценностей определяется комиссией из представителей передающей организации и банка, о чем составляются протокол о договорной цене и приемо-сдаточный акт, на основании которого производится оприходование принятых ценностей.
При передаче в эксплуатацию материальных ценностей для использования в составе основных средств составляется акт ввода в эксплуатацию за подписями членов создаваемой комиссии. Акт утверждается руководителем банка (его заместителем).
Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приеме на работу в установленном законом порядке заключается договор о полной материальной ответственности.
Складской учет ведется по месту эксплуатации, хранения ценностей лицом, ответственным за их сохранность.
Учет ведется на карточках, в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного лицевого счета, на электронно-вычислительных машинах.
Отпуск материальных ценностей производится на основании требований, подписанных начальником структурного подразделения банка.
Требования составляются в трех экземплярах, из которых:
-первый экземпляр сдается в бухгалтерию и служит основанием для списания со счета по учету ценностей;
-второй экземпляр остается у лица, ответственного за хранение ценностей, для пользования при ведении складского учета;
-третий экземпляр вручается получателю.
В требовании указывается цель использования ценностей.
Передача материальных ценностей от одного должностного лица, ответственного за сохранность материальных ценностей, другому должностному лицу, ответственному за сохранность материальных ценностей, производится по распоряжению руководителя
хозяйственной службы, согласованному с соответствующими структурными подразделениями. Передача оформляется накладной.
Накладная составляется в четырех экземплярах, из которых:
-первый экземпляр сдается в бухгалтерию с отчетом должностного лица, передающего ценности;
-второй экземпляр остается у должностного лица, передающего ценности, для отражения по складскому учету;
-третий экземпляр сдается в бухгалтерию должностным лицом, принявшим ценности;
-четвертый экземпляр остается у должностного лица, принявшего ценности, для отражения по складскому учету.
При необходимости списания материальных ценностей вследствие их амортизации, порчи создается комиссия для подготовки акта. Комиссия создается распоряжением руководства банка, которая осматривает предметы, намеченные к списанию, особенно не полностью амортизированные. По результатам комиссия составляет акт.
Акт составляется в двух экземплярах, рассматривается и утверждается председателем Правления банка или его заместителем.