Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером финансового отдела или главным бухгалтером.
Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.
При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погасить штампом или надписью: приходные документы — «Получено», расходные — «Оплачено», с указанием числа, месяца, года. Таким же образом гасятся и кассовые ордера. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер.
В хозяйстве бухгалтерский учет ведется в программе 1С Бухгалтерия 8, поэтому кассовая книга заполняется в электронном виде. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту — суммы, выданные наличными. Как на любом предприятии на КФХ БЫКОВ В.П. ежемесячно формируется информация о всех операциях, в т.ч. по денежным средствам в первичных документах, в журналах-ордерах, а затем составляется ежеквартальная бухгалтерская отчетность нарастающим итогом: на 01.01.2010 г., на 01.04.2010 г., на 01.07.2010 г., на 01.10.2010 г., на 01.01.2011 г.
Сводная информация распечатывается в виде журналов-ордеров, предусмотренных бухгалтерской программой 1С Бухгалтерия 8.
На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по КФХ БЫКОВ В.П. за период с 01-10 ноября 2008 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.
Таблица 5. Хозяйственные операции по кассе за период с 01-10 ноября 2008 года.
| Содержание хозяйственных операций | Дата | Сумма | Проводка | |
| Дт | Кт | |||
| 1. Получено с расчетного счета на | ||||
| з/плату по чеку БВ 7514562, п/о 30 | 2 ноя | 7 800 | 50 | 51 |
| 2. Выдан аванс по платежной ведомости, | ||||
| р/о № 52 | 2 ноя | 7 800 | 70 | 50 |
| 3. Выдано на хоз. нужды Силантьеву А.Л, | ||||
| р/о № 53 | 2 ноя | 500 | 71 | 50 |
| 4. Возвращен остаток неиспользованных | ||||
| сумм Титаренко А.А., п/о 31 | 2 ноя | 800 | 50 | 71 |
| 5. Получено в кассу за реализованную | ||||
| продукцию, п/о 32 | 3 ноя | 13 180 | 50 | 62 |
| 6. Выдано на хоз. нужды Андреевой С.В., | ||||
| р/о 54 | 3 ноя | 250 | 71 | 50 |
| 7. Получено с расчетного счета на хоз. нужды | ||||
| по чеку БВ 7514563, п/о 33 | 6 ноя | 1 700 | 50 | 51 |
| 10.Внесено из кассы на расчетный счет, | ||||
| квитанция 101, р/о 56 | 9 ноя | 14930 | 51 | 50 |
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.
Таким образом, как и любой объект, который может быть формализован в конечных выражениях, денежные средства подвергаются учету, который является способом оперативного контроля за качественным состоянием данной экономической системы в перспективном отношении и возникающими проблемами текущего периода. Иными словами, учет денежных средств — основа для соотнесения потребностей предприятия с проблемами настоящего периода.
2.3 Учет денежных средств на расчетных и валютных счетах в банках
Для хранения свободных денежных средств и организации безналичных расчетов предприятие имеет расчетный счет в ОАО «РОССИЙСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ БАНК» Филиал в г. Маркс Саратовской области, с которым заключен Договор банковского счета. При недостатке денежных средств, предприятие вынуждено пользоваться кредитами банка, для этого в банке открывается счет ссуды.
Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжений. Наличные деньги с расчетного счета выдаются на основании чеков. Предприятие получает чековые книжки в обслуживающем его учреждении банка. Чек заполняют от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (оплату труда, хозяйственные или командировочные расходы). Исправления в чеках не допускаются. Банк выдает деньги после проверки подлинности подписей и печати, т.е. соответствия их образцам.
Наличные деньги банк принимает на расчетный счет по объявлению - письменному приказу владельца счета. Перечисление денежных средств с расчетного счета оформляется платежным поручением. Платежными поручениями перечисляют КФХ БЫКОВ В.П. свою задолженность другие предприятия. В платежных поручениях указывается: дата перечисления, сумма, реквизиты предприятий, перечисляющего и получающего денежные средства, назначение платежа.
Платежные поручения формируются в программе 1С Бухгалтерия 8, распечатываются в 3-х экземплярах, на первом ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера КФХ и печать (круглая).
Обо всех изменениях на расчетном счете учреждение банка извещает выписками из расчетного счета. Бухгалтерия предприятия проверяет выписку и соответствие поступивших и списанных сумм по приложенным к ней оправдательным расчетно-платежным документам. При бухгалтерской обработке выписки, необходимо проставлять корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции справа от соответствующей суммы, а порядковые номера приложенных оправдательных документов - слева.
При обработке выписок банка следует иметь в виду, что расчетный счет для банка является пассивным, поэтому остаток и поступление денег на расчетный счет отражается по кредиту, а списание - по дебету. Поэтому при обработке выписок банка, то, что записано по кредиту для хозяйства, считать по дебету и наоборот.
Учет операций по счету 51 в бухгалтерии хозяйства при журнально-ордерной форме учета ведется в журнале-ордере 2. В нем отражаются, на одной стороне, дебетовые обороты по счету 51 с указанием кредитуемых корреспондирующих счетов и здесь же отражается сальдо на начало каждого месяца. А на другой стороне отражаются кредитовые обороты по счету 51 с указанием корреспондирующих дебетовых счетов. После заполнения журнала-ордера 2, подсчитываются итоги, которые сверяют с другими учетными регистрами, после чего делается запись в главную книгу.
На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по КФХ БЫКОВ В.П. за период с 11-20 ноября 2008 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 2.
Таблица 6. Хозяйственные операции по расчетному счету за период с 11-20 ноября 2008 года.
| Содержание хозяйственных операций | Дата | Сумма | Проводка | |
| Дт | Кт | |||
| 1. Зачислены на расчетный счет денежные средства из кассы организации | 11 ноя | 17600 | 51 | 50 |
| 2. Поступили на расчетный счет денежные средства от покупателей за проданную продукцию | 11 ноя | 39850 | 51 | 62 |
| 3. Перечислены с расчетного счета денежные средства в погашение задолженности перед поставщиками | 12 ноя | 19100 | 60 | 51 |
| 4. Перечислены с расчетного счета денежные средства в погашение задолженности по краткосрочным кредитам банка | 12 ноя | 15000 | 66,6 | 51 |
| 5. Перечислены с расчетного счета денежные средства в погашение задолженности по налогам и сборам. | 15 ноя | 4200 | 68 | 51 |
| 6.Перечислены с расчетного счета денежные средства в погашение задолженности по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию | 15 ноя | 2860 | 69 | 51 |
| 7. Оплачены с расчетного счета оказанные услуги | 18 ноя | 8000 | 76,5 | 51 |
В КФХ БЫКОВ В.П. счета по учету прочих денежных средств не используются.
3. Совершенствование учета денежных средств
3.1 Учет денежных средств в условиях автоматизации учета
Упростить иускорить контроль наддвижением наличных ибезналичных активов организации способна автоматизация учета денежных средств.
Главными задачами автоматизации становятся: фиксирование операций порасчетам идвижению денежных средств, контролирование кассовых операций, сопоставление трат ихцелевому назначению иконтроль этих расходов, соблюдение условий договоров напредмет соответствия фактической иуказанной внихформе расчетов, периодическое сопоставление проведенных расчетов подебету икредиту. Поскольку учет денежных активов является частью бухгалтерского учета, топрирешении организацией вопроса опроведении автоматизации учета денежных средств используются бухгалтерские программы.