Резерв предстоящей оплаты отпусков (включая единый социальный налог) работников формируется организацией в целях равномерного включения расходов по оплате отпусков в себестоимость продукции. Для расчета отчислений в резерв используются сведения о годовом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. Отчисления в резерв рассчитываются в процентах к начисленной оплате труда. При уходе работников в отпуск резерв уменьшается на сумму начисленной им оплаты. По неиспользованным до конца года отпускам резерв переходит на следующий год.
Учет формирования и использования резерва ведется на счете 96 "Резервы предстоящих расходов", субсчет "Резерв предстоящей оплаты отпусков". По кредиту счета отражается создание резерва, а по дебету - его использование, остаток может быть только кредитовым.
Резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год создаются организацией исходя из размера предполагаемых в предстоящем периоде выплат и отчислений по этим вознаграждениям единого социального налога. Отчисления производятся ежемесячно. Сформированные резервы используются полностью в том месяце, когда выплачивается вознаграждение работникам организации. Учет резервов осуществляется на счете 96 "Резервы предстоящих расходов",субсчет "На выплату вознаграждений за выслугу лет" и субсчет "На выплату вознаграждений по итогам работы за год". Резервы на выплату за выслугу лет и по итогам работы за год используются в отчетном году полностью.Формирование резервов на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год необходимо предусмотреть в распорядительном документе об учетной политике организации на предстоящий год
Корреспонденция счетов по учету резервов предстоящих расходов
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | |
| Произведены отчисления в резервы предстоящих | 08,20,23, | 96 |
| расходов (оплата отпусков, выптата вознаграждений за выслугу лет, по итогам работы 3d ГОД) | 25,26,28, 44, 91-2 ,99 | |
| Начислен единый социальный налог за счет резервов предстоящие расходов | 96 | 69 |
| Начислена оплата очередных отпусков, вознаграждений за выслугу лет, по итогам работы за год | 96 | 70 |
Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры.
Лицевой счет представляет собой регистр аналитического .учета, ведется на каждого работника организации. нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер, количество детей и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, удержаниях и вычетах, суммах к выплате или задолженности работника перед организацией Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. При заполнении лицевых счетов используются первичные документы: наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и др.; накопительные карточки по заработной плате для расчета сдельной оплаты труда; табель учета использования рабочего времени (для расчета повременной заработной платы и по окладам),доплаты за ночные часы и сверхурочное время; листки нетрудоспособности; решения судебных органов на удержания по исполнительным листам; заявления работников о перечислениях из их заработной платы на благотворительные цели; платежные ведомости на выданный аванс за первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты; налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц.
На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; они также используются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов -75 лет.
Расчетная ведомость отражает расчеты по оплате труда с персоналом отдельного подразделения или организации в целом. Форма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал,— квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад),а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т.д.),сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержанияхи о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартала, полугодия или года), на который открывается расчетная ведомость. Ведомость заполняется по данным лицевых счетов.
Платежная ведомость заполняется на основе расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платежного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.
Лицевой счет, расчетная ведомость и платежная ведомость применяются в крупных организациях. В небольших Организациях рекомендуется применять Расчетно-платежную ведомость, в которой отражаются начисление и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что исключает необходимость ведения на работников лицевых счетов. Заполняется ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки (наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, ведомости учета выполненных работ и др.),табелей учета использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т.п.
Сводная ведомость по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, и используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начисленной оплаты труда, премий, пособий, удержаний, перечислений и выплат.
Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда.
Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат получают в банке. Для получения заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей, платежные поручения в пользу различных организаций и лиц, на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам.
Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать ее на оплату труда.
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за со-1 ответствующий период, размерах и основаниях произвел денных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Заработная плата выплачивается работнику, как правило месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
Место и сроки выплаты заработной платы в не денежной форме также определяются коллективным договором или трудовым договором.