Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем и оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации, наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г
Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и др.), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает работник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.
Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | |
| Выданы денежные средства под отчет | 71 | 50,51 |
| Выданы под отчет денежные документы | 71 | 50 |
| Выданы денежные средства под отчет сотрудникам обособленных структурных подразделении | 71 | 79 |
| Из подотчетных сумм произведены расходы, связанные с приобретением оборудования, материалов | 07,08, 10,15 | 71 |
| Из подотчетных сумм произведены расходы, которые относятся к основному и вспомогательному производству, общепроизводственным и общехозяйственным расходам | 20,23, 25,26 | 71 |
| Из подотчетных сумм произведены расходы, связанные с браком продукции | 28 | 71 |
| Из подотчетных сумм произведены расходы, относящиеся к обслуживающим производствам и хозяйствам | 29 | 71 |
| Из подотчетных сумм оплачены расходы, связанные со сбытом продукции | 44,45 | 71 |
| Подотчетные суммы возвращены в кассу | 50 | 71 |
| Оплачены из подотчетных сумм денежные документы | 50 | 71 |
| Подотчетными лицами оплачены расходы структурных подразделений организации | 79 | 71 |
| Подотчетными лицами оплачены расходы, возмещаемые контрагентами в соответствии с условиями договоров | 62,76 | 71 |
| Возмещены из подотчетных сумм операционные и внереализационные расходы | 91-2 | 71 |
| Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные | 94 | 71 |
| Возмещены из подотчетных сумм потери и расходы в связи с чрезвычайными обстоятельствами | 99 | 71 |
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости (машинограмме) по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражается выдача денежных средств под отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др.
10.2 Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Кпоставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие товарно-материальные ценности, оказывающие услуги и выполняющие работы. Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, поставки.
Для учета расчетов за поступившие товарно-материальные ценности, выполненные работы, услуги используется
счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". По дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражаются суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, выданные авансы, а по кредиту - образование задолженности перед другими юридическими лицами.
Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы - счета, счета-фактуры и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки: товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.
Основными реквизитами счета-фактуры являются: номер документа и дата его составления, сведения о поставщике: наименование поставщика товаров, его юридический адрес, соответствующий учредительным документам, идентификационный номер и др. сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим лицом; сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический адрес, идентификационный номер и др.); сведения об условиях поставки, включая транспортировку груза, формы расчетов за поставку (в безналичном порядке, расчеты наличными через кассу, расчеты векселями, в порядке обменных операций, предварительной оплаты и др.); сведения о проданных товарах, работах и услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей; единицы измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с учетом НДС, стоимость товара, включая НДС, стоимость товара без НДС.
Выданные авансы представляют собой предварительные платежи по сделкам, вытекающие из условий расчетов между участниками договоров. Суммы выданных авансов
перечисляются платежным поручением с расчетных и других счетов в банках и учитываются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", пока не будут полностью выполнены и документально -оформлены поставки товарно-материальных ценностей, выполненные работы, оказанные услуги.
При невыполнении договоров поставки неиспользованные суммы авансов возвращаются поставщиком покупателю. В расчетных документах должно быть указано основание возврата (реквизиты договора и платежного поручения, по которому зафиксировано получение аванса).
Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в разрезе кредиторской и дебиторской задолженности в ведомости (машинограмме) учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Аналитическая информация о задолженности поставщикам формируется в зависимости от используемых форм расчетов, сроков погашения (документы, срок оплаты которых не наступил или неоплаченные в срок).
Аналитическая информация о выданных авансах формируется по каждому дебитору, исходя из суммы перечисленного аванса, а также сумм в уменьшение задолженности по расчетным документам поставщика.
Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | ||||
| Дебет | Кредит | ||||
| Акцептованы расчетные документы поставщиков за приобретенные внеоборотные активы, материально-производственные запасы | 07,08, 10,15 | 60 | |||
| 2 | Акцептованы расчетные документы подрядчиков ивыполненные работы, услуги, стоимость | 20,23, 25,26,44 | 60 | ||
| которых включается в себестоимость продукции (работ, услуг) | |||||
| НДС | 19 | 60 | |||
| Оплачены приобретенные внеоборотные активы, материально-производственные запасы, выполненные работы, услуги | 60 | 50,51, 52 | |||
| Произведен зачет уплаченного НДС | 68 | 19 | |||
| Возвращены поставщиками и подрядчиками суммы по расчетным документам и выданных авансов в случае недопоставки продукции | 50,51, 52,55 | 60 | |||
| Предъявлены претензии поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям, возникшие из-за несоответствия качества материальных ценностей, установленных стандартами или условиями договоров, а также из-за арифметических ошибок, несоответствия цен и тарифов в расчетных документах величинам, установленным договорами | 76 | 60 | |||
| Отражаются суммы установленных недостач от потери и порчи материальных ценностей в пределах установленных договором величин | 94 | 60 | |||
| В соответствии с условиями договоров выданы авансы поставщикам и подрядчикам | 60 | 50,51, 52.55 | |||
10.3 Расчеты с покупателями и заказчиками