Незатаренные грузы при приемке перевешивают. При этом выписывается специальный документ - приходный грузовой отвес (ф. N ТОРГ-17), в котором указывают состояние груза, его количество согласно транспортным документам и по факту. Приемка груза удостоверяется подписью представителя получателя, а представитель транспортной организации подтверждает сдачу груза своей подписью в транспортном документе [4].
В случае установления при приемке товаров повреждений упаковки, тары, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест, несоблюдения сроков доставки и температурного режима (при перевозке скоропортящихся товаров), а также в других случаях получатель должен потребовать от транспортной организации проверки количества мест, массы и состояния груза либо взвешивания части груза и проверки содержимого каждого поврежденного места (упаковочным ярлыкам, описям и другим документам). Если в результате проверки будут установлены факты утраты (недостачи), повреждения или порчи груза, представители получателя должны потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта. Акт является основанием для предъявления организацией-получателем иска (претензии) к транспортной организации либо поставщику-грузоотправителю, если организация транспорта не виновна в возникновении ущерба, установленного при приемке товаров.
Товары на складе поставщика принимает материально ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия количества и качества товарно-материальных ценностей данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этих случаях необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству (по товарам, где такая проверка представляется возможной). Следует отметить, что в случаях, когда подлежащий затариванию или упаковке груз передается покупателю без тары или упаковки либо в ненадлежащей таре или упаковке, покупатель вправе потребовать от продавца затарить или упаковать товар либо заменить ненадлежащую тару или упаковку, если иное не вытекает из договора, существа обязательства или характера товара (п.1 ст.482 ГК РФ). Данная статья устанавливает также право покупателя в этом случае предъявить к продавцу требования, вытекающие из передачи товара ненадлежащего качества.
Доставка товаров, принятых как на железнодорожной станции, пристани, в аэропорте, так и непосредственно на складе поставщика, может осуществляться не только покупателем самостоятельно, но и транспортной организацией, с которой покупатель заключает договор. В таком случае немаловажное значение приобретает вопрос надлежащего документального оформления и организации контроля за сохранностью грузов при доставке на склад покупателя.
Перевозка товаров автомобильным транспортом оформляется выпиской товарно-транспортной накладной. Прием груза к перевозке транспортной организацией удостоверяется подписью шофера-экспедитора на всех экземплярах накладной, один из которых остается у грузоотправителя. Доставленный груз шофер-экспедитор сдает материально ответственным лицам предприятия-покупателя. Грузы, прибывшие в исправных контейнерах и цистернах с неповрежденными пломбами грузоотправителя, выдают получателю без проверки массы, состояния и количества мест. Ценности, поступившие в исправной таре, принимаются от перевозчика по числу мест и массе брутто или количеству единиц и массе нетто по трафарету. [43, стр. 228-231]
Сдача груза торговой организации оформляется распиской водителя и получателя и штампом грузополучателя в товарно-транспортной накладной, один экземпляр которой остается у получателя, а два других - у шофера-экспедитора.Претензии по иску за утрату, недостачу, порчу или повреждение грузов по вине перевозчика на основании соответствующих актов покупатель предъявляет организации автотранспорта. Если же перевозчик не виновен, то претензии (иски) предъявляются грузоотправителю.
Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ценности в таре или без нее.
Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности), т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.
В ходе приемки товаров может быть выявлена недостача товаров, несоответствие качества, комплектности, маркировки поступивших ценностей, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам (эталонам), условиям договора или данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах. В таких случаях приемка товарно-материальных ценностей приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, предотвращается ухудшение их качества и возможность смешивания с другими однородными товарами. При этом составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству (отечественных товаров - ф. N ТОРГ-2, импортных - ф. N ТОРГ-3) за подписями лиц, производивших приемку. [27, стр. 46-49]
В случаях выявления несоответствия массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, получатель не должен производить вскрытие тары и упаковки. Если при правильности массы брутто недостача продукции устанавливается при проверке массы нетто или количества единиц в отдельных местах, то получатель обязан приостановить приемку остальных мест и сохранить до дальнейшей приемки тару и упаковку вскрытых мест и ценности, находившиеся внутри этих мест.
Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности составляются акты о приемке товаров (ф. N ТОРГ-1).
Одновременно с приемкой товаров по количеству и качеству принимают поступившую с товаром тару.
В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика или когда документы предоставлены не в полном объеме прием осуществляется комиссией и оформляется актом (ф. N ТОРГ-4). Основанием для выбытия товаров является их отгрузка (отпуск) покупателям в соответствии с заключенными договорами.
Для отбора товаров покупателю менеджеры организации выписывают заказ - отборочный лист (ф. N ТОРГ-8), который передается для исполнения на склад. Графу этого документа "Заказано" заполняет менеджер по продажам, а графу "Отпущено" - работники склада. На основании данных заказа - отборочного листа обычно заполняется товарная накладная (ф. N ТОРГ-12) в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика и является основанием для списания товаров, а второй передается покупателю.
При отпуске товаров плодоовощными базами, складами может выписываться расходный отвес (спецификация) по ф. N ТОРГ-19, который прикладывается к товарной накладной.
При отпуске товаров в упаковке обычно на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.) выписывается упаковочный ярлык (ф. N ТОРГ-9), который подписывает упаковщик и материально ответственное лицо. Один экземпляр упаковочного ярлыка вкладывается вместе с товаром в ящик, второй с указаниями массы каждого места прилагается к товарной накладной, третий остается на складе.
Если отобранный товар упаковывается в ящики, бочки и т.п., то может выписываться спецификация (ф. N ТОРГ-10), в которой перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Спецификация выписывается ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых прилагается к товарной накладной, а второй передается в бухгалтерию. Упакованный товар передается для перевозки агенту (экспедитору, водителю) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации. [31, стр. 47-51]
При движении внутри организации (между структурными подразделениями или материально ответственными лицами) выписывается накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ф. N ТОРГ-13) в двух экземплярах [6].
Продажа товаров оптом производится на основании письма-требования или заказа - отборочного листа унифицированной формы N ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы N ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации. В оптовой торговле товар также отпускается по товарной накладной ТОРГ-12.
Материально ответственное лицо производит отпуск товара на основании "Заказа - отборочного листа" или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.
Счета-фактуры, полученные покупателем, нумеруются и подшиваются в журнал учета счетов-фактур. Счета-фактуры регистрируются в книгах покупок, а выдаваемые - в книгах продаж. Книга покупок ведется с целью определения сумм налога, подлежащих зачету.
Поступление товаров и тары в оптовой торговле отражается по дебету активного счета 41 "Товары", по субсчетам 41-1 "Товары на складах" и 41-3"Тара под товаром и порожняя". Тару, отвечающую признакам основных средств, учитывают на счете 01 "Основные средства", служащую для хозяйственных нужд - на счете 10 «Материалы»[32, стр. 40].