Записи в Журнале осуществляются ежемесячно на основании данных Расчетных ведомостей и ведомостей начисления единого социального налога и страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию, страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Аналитический учет расчетов по оплате пособий и иных социальных выплат ведется в Журнале по прочим операциям, Карточке учета средств и расчетов.
По окончании месяца сальдо на начало и конец отчетного периода, а также обороты по дебету и кредиту записываются в Главную книгу.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к Журналу операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.
При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).
Журнал операций подписывается главным бухгалтером учреждения и бухгалтером, составившим Журнал операций.
учетный политика бюджетный учреждение
Глава 2 Учетная политика Администрации МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Западнодвинский район»
2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами на примере деятельности Муниципального учреждения «Отдел школьного образования»
2.1.1 Учет подотчетных сумм в Муниципальном учреждении «Отдел школьного образования»
Расчеты с подотчетными лицами являются профилирующим моментом Муниципального учреждения «Отдел школьного образования», так как в связи со спецификой работы учреждений основного и среднего образования, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, через счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» проходят крупные суммы.
На формирование такой ситуации оказывают влияние следующие факторы:
1. В Западнодвинском районе, так и за его пределами проводятся различные семинары, курсы повышения квалификации и иные мероприятия, требующие присутствия на них педагогических и иных работников образовательных учреждений, командируемых приказом соответствующего руководителя на место их проведения.
2. Удаленность от поставщиков (особенно это касается сельских школ) делает неэффективным и нерациональным приобретение таких материальных ценностей как продукты питания, канцелярские принадлежности и так далее за безналичный расчет.
3. Специфика работы образовательных учреждений.
В результате произведенного анализа деятельности Муниципального учреждения «Отдел школьного образования» установлено, что в процессе своей работы в области учета расчетов с подотчетными лицами работники централизованной бухгалтерии используют нормативную базу, представленную в таблице № 1.
Таблица 1
Нормативная база для учета расчетов с подотчетными лицами в Муниципальном учреждении «Отдел школьного образования
| N п/п | Полное наименование законодательных и нормативныхактов, распорядительных документов в сфере социального обслуживания населения | Реквизиты законодательных и нормативных актов, распорядительных документов сфере социального обслуживания населения | Сокращенное наименование законодательных и нормативных актов, распорядительныхдокументов в сфере социального обслуживания населения |
| 1 | О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт | Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ | Закон N 54-ФЗ |
| 2 | Положение о залах официальныхлиц и делегаций, организуемыхв составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов) | Постановление Правительства Российской Федерации от 19.09.1996 N 1116 (ред. от 06.11.2007) | Постановление Правительства РФN 1116 |
| 3 | Об утверждении правил продажиотдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества,не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации | Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55 (ред. от 27.03.2007) | Правила продажи отдельных видов товаров |
| 4 | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда иего оплаты | Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1 | Постановление Госкомстата Российской Федерации N 1 |
| 5 | Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации | Решение Совета Директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40 (ред. от 26.02.1996) | Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации |
Данные документы, регламентирующие основы нормативного регулирования расчетов с подотчетными лицами, необходимы для правильного и рационального учета расчетов с подотчетниками.
Подотчетные суммы в Муниципальном учреждении «Отдел школьного образования» используются на разные цели. В основном для приобретения продуктов питания. Это наглядно представлено в Авансовом отчете № 65[33], где подотчетное лицо Лаврентьева Галина Ивановна, являясь лицом, ответственным за питание школьников Муниципального образовательного учреждения «Западнодвинская средняя общеобразовательная школа №1», приобретало продукты питания на сумму 82 891, 79 руб.
Приобретение продуктов питания оформлены соответствующим образом. Нарушений не выявлено, что следует считать положительным в работе централизованной бухгалтерии.
Кроме приобретения продуктов питания, каждая школа осуществляет приобретение различных мелких канцелярских принадлежностей, необходимых для осуществления ее деятельности. Таких как, например, сувениров, призов в виде различной книгоиздательской продукции, в виде грамот, книг, а также иных принадлежностей. Они используются в качестве поощрения школьников в их учебной и творческой деятельности.
Это хорошо просматривается на примере Авансового отчета № 68[34], где под отчет завхозу Николаевой Нине Григорьевне было выдано 7 000 руб. на приобретение мелких канцелярских принадлежностей.
В учете эта сумма отражена по коду экономической классификации 290 – «Прочие расходы», что соответствует законодательству Российской Федерации.
На основании данных представленных авансовых отчетов совершенные операции отражаются в Журнале операций № 3 «Расчетов с подотчетными лицами»[35]
Следует также отметить, что приобретение мелких канцелярских принадлежностей оформлено соответствующим образом. Нарушений не выявлено.
2.1.2 Учет командировочных расходов
Одним из основных направлений работы с подотчетными лицами в Муниципального учреждения «Отдел школьного образования» является учет командировочных расходов.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя бюджетного учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.
Рассмотрению в данной работе подвергается Авансовый отчет № 81[36], в соответствии с которым директор школы Никифорова Валентина Владимировна направляется в горд Тверь, в Институт усовершенствования учителей, на курсы повышения квалификации.
Командирование работников подведомственных учреждений производится только на основании вызова руководителя указанного органа, его заместителя или на основании документов, подтверждающих необходимость присутствия сотрудника в месте командировки, т. е. к авансовому отчету должны быть приложены приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в командировку[37] (или же выписка из приказа). Такой приказ является основанием для составления авансового отчета вместе с выданным сотруднику командировочным удостоверением в случае их правильного заполнения.
При направлении Никифировой В.В. в командировку соответствующим образом был оформлен приказ о направлении ее в город Тверь.
Но в приложенных документах отсутствует вызов или иная документация подтверждающая необходимость осуществления командировки. Это следует учесть при оформлении авансовых отчетов в дальнейшем.
Срок служебной командировки сотрудника определяется руководителем учреждения, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Если в силу необходимости срок командировки требуется увеличить, то оформляется новая командировка.
Но в рассматриваемом случае сотрудник был командирован на 3 календарных дня с 13 апреля 2009 года и по 15 апреля 2009 года.
Временное направление работника для выполнения работы в учреждении, находящемся вне места постоянной работы, на срок более 40 дней является не служебной командировкой, а временным переводом в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством.
В рассматриваемом авансовом отчете срок командировки не превышает 40 дней, и поэтому необходимости в выписке еще одной командировке нет.