Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет организации с указанием «Депонированные суммы». Это необходимо для того, чтобы банк хранил их и учитывал отдельно и не мог использовать их на прочие выплаты организации и погашение ее задолженностей, так как работники организации могут потребовать их в любой день.
Своевременно не полученную заработную плату организация хранит в течении 3-х лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».
В случае ухода работника в отпуск, на пенсию и увольнения заработную плату необходимо выдать не позднее дня, предшествующего отпуску или увольнению. Такие выплаты называются выплатами в межрасчетный период. Оформляются они расходными кассовыми ордерами или платежными ведомостями при наличии трех и более работников, одновременно уходящих в отпуск или увольняемых.
В настоящее время в организациях практикуется выдача заработной платы через сберегательные или коммерческие банки либо с использованием пластиковых карт.
При расчетах через банковские карты каждый сотрудник, желающий получать заработную плату на карту, должен открыть в банке специальный карточный счет, получить пластиковую карту и затем сообщить в бухгалтерию номер своего лицевого счета в банке для последующего перечисления на него причитающихся ему сумм.
В составе журнально-ордерной формы счетоводства предусмотрены специальные регистры для расчета отчетного, фактически начисленного фонда оплаты труда и для контроля за использованием планового фонда. Фонд заработной платы и выплат стимулирующего характера включает все расходы организации на оплату труда не зависимо от источника их формирования, в том числе суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за неотработанное время, в течении которого за ним сохраняется заработная плата, а также стимулирующие и компенсационные выплаты. Для определения фактической суммы заработной платы и других начислений в пользу работников используется разработочная таблица № 5 «Свод начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и свод по расчетам с рабочими и служащими». Составляется он ежемесячно на основе расчетных ведомостей.
Первая часть разработочной таблицы ф. № 5 содержит расшифровку начисленных сумм, входящих в фонд оплаты труда и не входящих, оплачиваемых за счет прочих источников ( соцстраха, фонда занятости и т.п.). Внутри таблицы суммы подразделяются на виды начислений (сдельно, повременно, отпуск, б/л и т.д.). Кроме того, здесь большое значение имеет суммирование начисленных сумм по категориям работников, позволяющее анализировать отчетные показатели и использовать их при составлении отчетности по труду и заработной плате, так как данные в них приведены за отчетный месяц и с начала года. Вторая часть таблицы – сводные данные по расчетам с рабочими и служащими – содержит показатели: задолженность на начало месяца за предприятием и работниками; начислено за отчетный месяц по подразделению и предприятию – всего, без расшифровок. Затем приводится полная характеристика выплат, удержаний и вычетов из заработной платы и задолженность на конец месяца.
Фактически эта часть таблицы позволяет анализировать показатели счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», составить справки на удержания к журналам – ордерам № 8, 10/1, ведомости № 7 и сверить остатки на конец месяца с Главной книгой. Так, к журналу – ордеру № 8 заполняется справка по кредиту счета 68 «Расчеты с бюджетом», субсчет 1 «Налог на доходы физических лиц» на сумму удержанного из заработной платы рабочих и служащих НДФЛ; к журналу – ордеру № 10/1 – по кредиту счета 70 в дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» на сумму начисленных пособий по временной нетрудоспособности в части возмещаемой ФСС, и в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму единовременных премий начисленных сотрудникам; к ведомости № 7 – по кредиту счета 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям» на суммы удержаний за товары проданные в кредит и т.д., по кредиту счета 76 «расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на суммы удержанные по исполнительным листам и т.д.
2.2 Синтетический учет затрат на заработную плату и расчетов с персоналом по оплате труда
бухгалтерский учет расход оплата труд
Все ранее рассмотренные расчеты по заработной плате носили аналитический характер, поскольку были взаимосвязаны и направлены на учет индивидуальных затрат труда и времени, подлежащих оплате.
Назовем режим последовательности регистрации аналитических показателей:
первичные документы (табеля учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, маршрутные листы, акты на брак, справки – расчеты и т.д.);
карточки – лицевые счета работников, расчетные и платежные ведомости.
Весь последующий учет будет носить синтетический (обобщенный) характер посредствам группировки и суммирования аналитических показателей в составе фонда заработной платы, фактически сложившегося за каждый отчетный период (включая отчетный год). Таким образом, аналитический учет носит персональный характер и организуется в разрезе каждого табельного номера, а синтетический фиксирует его суммы, объедения в составе счета 70 «расчеты с персоналом по оплате труда». Это основной для этих целей счет, пассивный по отношению к балансу, так как кредитовое сальдо отражает невыполненные организацией обязательства перед работниками ввиду не наступления срока их погашения или отсутствия денежных ресурсов для этих целей. Оборот по кредиту – набор сгруппированных по однородности операций: расчетов в суммах начисленной заработной платы, премий, пособий и прочих платежей за отчетный период в корреспонденции со счетами затрат на производство или содержания организации, или со счетами источников начисления премий, вознаграждений, или со счетами внебюджетных фондов, ранее созданных резервов и др.
Суммы отражаемые по дебету счета 70, в первую очередь направлены на уменьшение обязательств организации перед работниками в связи с удержанием с последних налогов, ранее полученных авансов по заработной плате, сумм, перечисленных в банк, или за товары купленные в кредит, в погашение банковских кредитов и займов, сумм, удержанных за допущенный брак, алиментов и т.п.
Указанная совокупность аналитических и синтетических показателей дает возможность осуществлять контроль за соответствием или отклонением практически начисленного фонда заработной платы от запланированного. Выявить причины перерасхода заработной платы и составить необходимую отчетность по труду и заработной плате.
Состав и перечень регистров синтетического учета при журнально – ордерной форме учета ограничиваются следующими журналами – ордерами:
1) оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах – ордерах № 10 и № 10/1.
В разделе 1 журнала – ордера № 10 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции, т.е. отнесенные в дебет счетов 20, 23. 25, 26, 28 и в кредит счета 70.
В журнале – ордере № 10/1 отражаются суммы начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08, 44, 69,91 и др.;
2) оборот по дебету счета 70, т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находят отражение:
в журнале – ордере № 1 – сумма ранее выданного аванса (кредит счета 50 «Касса»);
в журнале – ордере № 8 – суммы удержанных налогов (счет 68), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (счет 73); алименты и прочие платежи (счет 76).
2.3 удержания и вычеты из заработной платы
2.3.1 Удержание налога на доходы физических лиц
Налог на доходы физических лиц всегда был одним из наиболее значимых в налоговой системе Российской Федерации, поскольку он затрагивает не только интересы юридических лиц – организаций, но и каждого гражданина.
Из положений статьи 207 и 226 Налогового кодекса следует, что если организация выплачивает физическому лицу доходы, подлежащие налогообложению НДФЛ у этого источника выплаты, то она обязана:
1) определить налоговый статус налогоплательщика при выплате ему дохода. Причем статус налогоплательщика подтверждается документально;
2) произвести расчет налоговой базы и суммы налога;
3) перечислить удержанную сумму налога в бюджетную систему России;
3) предоставить по окончании налогового периода в налоговую инспекцию по месту постановки на учет сведения о полученных налогоплательщиком доходах и удержанных суммах налога.
Рассмотрим ряд понятий, используемых в расчетах налога на доходы физических лиц:
налогоплательщики – физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.(ст. 207 НК РФ);
налоговая база – все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки;
налоговый агент – российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации.
В целях правильного определения налоговой базы и суммы налога необходимо определить статус налогоплательщика: относится он к налоговым резидентам Российской Федерации или нет. Следует учитывать, что для исчисления налога применяются налоговые ставки, указанные в статье 224 НК РФ, если иное правило не установлено международными договорами об избежании двойного налогообложения.