Спеціалісти в галузі промислової психології та управління зазначають, що значна частина літератури, присвяченої проблемі управлінської ефективності, ґрунтується переважно на особистому досвіді або описі особистих рис, що їх мають «добрі» менеджери, того, що вони мають робити, аби бути ефективними, або якими можуть бути результати їхньої діяльності. І. Друкер виводить необхідні характеристики менеджера із характеру п'яти основних операцій (завдань) у його діяльності. Це такі елементи: 1) постановка мети; 2) організація; 3) мотивація і комунікативність; 4) оцінка діяльності підлеглих; 5) удосконалення (підготовка) працівників, включаючи і самого се6е. Для більшості досліджень з проблем ефективності управління характерне зосередження уваги лише на особі, на процесах або тільки на результатах, пов'язаних з ефективним управлінням, тоді як особу, процес і результат слід розглядати в їхньому динамічному взаємозв'язку.
Деякі американські дослідники робили спробу віднайти формулу виміру управлінської ефективності, але при цьому обмежувалися сферою матеріального виробництва. Вони виходили з того, що основна мета підприємства - продуктивність. Тоді ефективність слід визначати за формулою Е = О/І, де Е - ефективність; О - випуск; І - затрати. Однак при вимірі ефективності управління доводиться мати справу з досить складними проблемами при вимірі затрат - випусків. Це насамперед: 1) проблема невизначеності, оскільки управлінські рішення пов'язані з майбутнім; 2) проблема визначення чіткої мети, оскільки заздалегідь не може бути точно виміряний випуск, а відповідно, і не можна визначити ефективність; 3) проблема підсистемної оптимізації; 4) проблема мобільності ресурсів, оскільки затрати, наприклад праці й капіталу, не можуть легко переміщатися з менш вигідних можливостей у більш вигідні.
І все ж таки, як зазначають американські дослідники, попри всі труднощі вимірювання, існує ряд способів, за допомогою яких може бути оцінена ефективність діяльності держави або фірми. У масштабах суспільства цс: 1) рівень реального національного продукту на душу населення; 2) ступінь зростання реального національного продукту на душу населення; 3) міра використання витрат; 4) здатність до споживання випуску; 5) рівень конкуренції; 6) адекватність і точність планування.
Крім того, розраховуючи ефективність управління у сфері матеріального виробництва, потрібно враховувати ряд обставин: не слід змішувати господарську ефективність з ефективністю управління; ефективність господарської системи і ефективність управління можуть мати загальні виміри і часто-густо на практиці визначаються за допомогою двох основних синтетичних економічних показників -продуктивності праці і рентабельності. Останні можуть застосовуватися для виміру ефективності управління, але вони не враховують деяких важливих процесів, що відбуваються у виробництві й управлінні, і які впливають на продуктивність та рентабельність.
Однак при цьому слід пам'ятати: показник ефективності управління не тотожний показникам продуктивності управлінської праці, про які йшлося. Реальний прогрес у розробці узагальнюючого показника ефективності управління має бути пов'язаний з обліком причинно-наслідкових зв'язків по лінії «управлінські витрати - ефект» та соціальних факторів і наслідків.. Проте будь-який розрахунок ефективності управління виправданий, якщо він використовується з метою подальшого удосконалення управління.
Ще складніше виміряти ефективність у сфері публічної адміністрації. Тут наявне складне переплетіння багатьох чинників політичного, економічного, організаційного, правового, психологічного і етичного характеру. Крім того, ефективність будь-якого виду соціальної діяльності залежить від форм і методів досягнення поставленої мети. Це особливо проявляється у викопавчо-розпорядчій діяльності, в роботі апарату державного управління, рівень роботи якого - один із важливих критеріїв загальної культури будь-якого суспільства, а також політичного і соціально-правового становища в ньому особистості.
Ось чому підвищення ефективності й я:кості роботи всіх ланок державної системи управління, удосконалення її структури, організації та практичної діяльності є складовим елементом загального процесу поліпшення якісних характеристик сучасного суспільного розвитку країни.
Слід зауважити, що досі немає усталених позитивних методик оцінки «ефективності діяльності державних органів управління, так само відсутні методики територіального порівняння ефективності їх функціонування, хоча вони вкрай потрібні за умов децентралізації державного управління.
Безумовно, існує і принципова розбіжність в оцінках ефективності в сфері публічної адміністрації та ділової (підприємницької) діяльності.
Оскільки діяльність адміністративних органів здійснюється в певному політичному середовищі, політична система не лише висуває вимоги до них, з й оцінює результати. І робить це вона інакше, ніж ринкова система. Однак, якщо ми звернемося до «випускної» сторони адміністративної організації, то схожість з діловим управлінням виявиться значно більшою. Це пояснюється тим, що будь-яка організація значною мірою несе на собі відбиток технічного фактора виконуваної роботи і кінцева продукція адміністративної організації має деяку, хоча і дуже різну за формою і суттю, схожість з товарною продукцією фірм.
Важливою функцією публічної адміністрації є реалізація політичних цілей за мінімальних витрат, але в будь-якому випадку вона має бути успішною, тобто ефективною. У бізнесі ефективність прирівнюється до «оптимізації», одержання максимальної вигоди за наявних ресурсів. Економічний смисл ефективності всеохоплюючий тією мірою, якою він може звести всі відповідні оцінки до грошових форм. У сфері управління бізнесом цей процес здійснюється через ринкові механізми. В адміністративно-політичній діяльності, яка забезпечується ресурсами здебільшого із центрального «резервуару» ресурсів, економічний вимір ефективності пов'язаний з політичними цілями (програмами) і соціальними наслідками, а «вихідна» продукція оцінюється в основному через організаційно-правовий механізм. Ділове управління зумовлено специфічними завданнями (соціальна спрямованість їх незначна) ресурсної ефективності, передбаченої цією фірмою. Еквівалентним завданням для державної системи в підсумку є добробут усього народу, стабільність політично організованого громадянського суспільства. Будь-яка концепція ефективності державного управління має враховувати не лише економічні, людські ресурси й можливості, а й соціальні потреби суспільства, політичні та організаційні фактори.
Справді, ціннісні судження про працю у сфері управління завдяки її специфіці надзвичайно складні. Намагаючись отримати хоча б відносно точні оцінки діяльності і можливостей управлінських працівників, завжди стикаєшся із складними людськими проблемами. Ситуація ускладнюється ще й тією обставиною, що в повному обсязі управлінську діяльність практично не можна оцінити на якийсь певний момент, оскільки результати її будуть відомі лише у віддаленому майбутньому. Так само і діяльність апарату управління є ефективною лише тоді, коли діяльність об'єкта управління буде ефективною. Однак без постійного кількісного і якісного виміру ефективності управління воно не лише не контролюватиметься, а й не удосконалюватиметься.
Скільки ж має (може) бути цих комбінацій соціальних, матеріальних, організаційних умов, індивідуальних характеристик і моделей поведінки, з якими б пов'язувалися розуміння ефективного управління та його виміри? Які його засоби і результати? Відповісти на ці запитання складно.
Американські дослідники визначають ефективну управлінську поведінку як комплекс управлінських дій, що розглядаються як оптимальні при виявленні й розподілі внутрішніх і зовнішніх ресурсів з метою підтримки на тривалий період функціонування організаційної одиниці, за яку менеджер несе відповідальність. Однак часто-густо не враховується, що ефективність управлінської діяльності залежить не лише від менеджера, а й насамперед від соціального середовища, в якому здійснюється управління.
Визнається, що ефективність - основна мета діяльності адміністративної організації, основний критерій «доброго» управління. Розрізняють два засоби концептуалізації й виміру її. Перший розглядає ефективність, яка виражена через принципи ієрархічної організації. Чим більший рівень спеціалізації, професіоналізації й лінійної організації в єдиній ланці командування, тим більшим є показник ефективності. Другий засіб - розгляд ефективності в рамках обчислення підрахунків витрат - заснований на формулі «витрати - випуск» (витрати - людські й матеріальні ресурси), тобто має на меті досягнення головної цілі за найменших витрат. Виміром ефективності є дедалі вищий рівень діяльності за певних витрат139. Інші дослідники вважають це визначення ефективності недостатнім і при побудові системи публічної адміністрації вводять принцип «однорідності», згідно з яким суміщення різнорідних (несумісних) функцій в одному органі, організаційній одиниці, наприклад «політики» й «управління», неминуче робить структуру управління неефективною.