Процес управління - надзвичайно складна комбінація управлінських діянь, зворотних зв'язків і залежностей. Кількісному виміру вони, як правило, не підлягають. Мабуть, саме тому, що критерій ефективності управління є передусім якісною, сутнісною характеристикою управлінської діяльності (управлінського процесу), він і не може бути використаний для її кількісної характеристики.
Для кількісної міри потрібно знати продукт певної сфери людської діяльності. Управління не є самостійним продуктом, це продукт матеріального і духовного виробництва. Соціальний прогрес можна розглядати як смільний (загальний) продукт діяльності працівників, зайнятих в різних сферах суспільного життя, і управлінців. Управлінська праця безпосередньо не створює елементів вартісної формули, тобто у вимірі результативності її не можуть застосуватися вартісні кількісні показники. Простіше, безумовно, визначити економічну сторону ефективності управління, в показниках якої часто опосередковуються результати управлінської діяльності. У сфері виробництва, наприклад, ефективність управлінської діяльності можна представити певними вимірюваними результатами, такими, як підвищення продуктивності праці, зростання виробництва і прибутку, зменшення собівартості, а також інші економіко-виробничі показники, виражені в цифрах. При цьому критерій ефективності застосовується не до мети, а до засобів досягнення їх. «Виміряти» кількісно ефективність функціонування системи на проміжних і кінцевих станах руху до загальної мети не завжди можна. Це можна зробити здебільшого шляхом якісної оцінки її стану, що і є матеріальною основою визначення ефективності функціонування системи.
Ще раз наголосимо: йдеться не про кількісні виміри внутрішньої діяльності системи управління, нас цікавить передусім матеріальний стан цієї діяльності, проміжний і кінцевий результати функціонування системи. Тобто досягнення мети або цілей управління - це досягнення об'єктом управління бажаного стану, що відбивається в кількісних і якісних характеристиках залежно від специфіки об'єкта управління. Наприклад, було б неправильним обчислювати ефективність сучасної структурної перебудови економіки країни без урахування кількісних результатів господарсько-виробничої діяльності галузевої промисловості, не говорячи вже про соціальні наслідки перебудови промисловості й сільського господарства.
Сьогодні державна система управління вирішує завдання надзвичайної складності - забезпечити швидкий і максимально безболісний у соціальному відношенні перехід до ринкової економіки. Досягти цієї мети можна різними засобами. Одні країни вибрали «шокову терапію», інші - еволюційний шлях, одні ігнорують соціальні наслідки, інші - враховують їх.
Досягнення мети буде оптимальним, якщо дотримуватимуться кілька умов. Сьогодні ми є свідками великого розриву між оптимальним управлінням і межею допустимого управління, тобто стану розузгодження управління. Воно залежить, як правило, від різних причин: високої хаотичності процесу, недосконалої організаційної структури, помилок у прийнятті основних і часткових рішень, низької професійної підготовки управлінських кадрів, слабкої технічної бази та ін. Може бути обрана і помилкова «траєкторія». Як наслідок цього система управління стає неефективною.
Всі ці явища ми спостерігаємо сьогодні в Україні. Державне управління непомірно багато вбирає грошей, значних людських ресурсів, однак має своїм результатом, якщо не критично нульовий, так негативний ефект.
Не можна пояснити цей феномен незвичайністю соціально-економічних і політичних процесів розвитку постсоціалістичного суспільства або досить поширеною думкою, згідно з якою управлінська діяльність у сфері безпосереднього здійснення державної влади є діяльністю непродуктивною. Це суто зовнішнє сприйняття, що не розкриває внутрішніх зв'язків цієї діяльності з кінцевими результатами діяльності управлінської - зміцненням і розвитком суспільного устрою, його економічної, політичної і соціальної основи. Якщо подібна залежність існує, а сумнівів у цьому немає, то ефективність управління в цій сфері слід визначати за допомогою критеріїв політичної і соціальної ефективності, яку кількісно не завжди можна точно виміряти, хоча деякі елементи політичної ефективності (наприклад, виборчі компанії) можуть бути визначені кількісно, не говорячи вже про соціально-побутові наслідки державного управління для громадян країни.
Для визначення ефективності управління потрібно виділити критерій, за яким можна судити про результативність управлінської діяльності, тобто критерій ефективності. Критерії ефективності управління є засобом оцінки даної категорії.
Основним змістом управлінської діяльності є досягнення мети управління. Виходячи з цього, критерій ефективності управління може бути визначено як рівень досягнення цілей управління, ступінь досягнення об'єктом управління бажаного стану. Мають право на існування й інші показники функціонування управлінської системи (затрати, втрати управління, фактор часу та ін.), але це поодинокі показники, а загальні результати можна оцінити лише за критерієм ефективності. X. Сімон визначає критерій ефективності як «вибір», що дає найбільший результат з даного застосування ресурсів.
Отже, ефективність управління можна розглядати як засіб зіставлення поставленої мети з досягнутим результатом - з очікуваним або спланованим (тут ефективність - синонім результативності). Тому практично використовуються два критерії оцінки функціонування апарату управління - ефективність і економічність діяльності на шляху досягнення мети. Для оцінки роботи управлінського апарату велике значення має механізм формування і реалізації мети. У зв'язку з цим цікавою є думка одного з провідних спеціалістів у галузі управління П. Друкера. Він пише: «...Управлінська праця, управлінські роботи і управлінська організація -не абсолютні... рамки їх окреслюються завданнями, що виконуються. Без розуміння місії, цілей і стратегії організації... управлінська робота не може бути продуктивною».
Отже, управлінська ефективність оцінюється здебільшого шляхом дослідження ступеня досягнення організацією поставлених цілей. Цілі управління бувають різними, вони можуть змінюватись, відповідно змінюються й критерії ефективності.
Виникає і таке запитання: слід диференціювати показники ефективності залежно від рівня управління чи потрібно розробити єдиний принцип утворення узагальнених критеріїв ефективності для всіх рівнів? При вирішенні цієї проблеми треба пам'ятати, що різні рівні управління передбачають ефективність функціонування всієї управлінської системи, звідси чільний взаємозв'язок узагальнюючих критеріїв ефективності та критеріїв ефективності інших рівнів управління, тобто це не виключає, а передбачає наявність як тих, так і інших критеріїв, але в тісному їх зв'язку, з урахуванням загальних засадничих параметрів.
Намагання віднайти єдиний критерій ефективності не може успішно закінчитися через специфіку соціальних середовищ, в яких функціонують системи управління, що, однак, не виключає можливості визначити критерії ефективності управління для конкретних сфер суспільного життя - може йтися і про систему основних критеріїв. Згідно з зарубіжними даними, менеджери використовують до 20 критеріїв ефективності (деякі з них не міають кількісного вираження), з яких 55 % є цільовими і 45 % системними.
Однак за всієї диференціації і специфіки управління у сфері політики й економіки не можна не бачити їх єдності, а відповідно, і зв'язків їх оціночних категорій. Господарська діяльність не може не мати соціальної спрямованості, у свою чергу і політична діяльність не може не впливати на господарську сферу та економіко-виробничі результати. Як свідчить досвід державно-політичного розвитку України, нерішучість і непослідовність владних структур управління призводять до спаду промислового виробництва, зниження обсягів продукції сільського господарства, зростання споживчих цін і, врешті-решт, до зубожіння більшості населення і політичної пасивності мас.
Побудова незалежної держави передбачає забезпечення дедалі тіснішого зв'язку економічного, соціального і духовного розвитку суспільства. Не можна перебудовувати економіку на якісно новій основі, не створюючи для цього соціальних і психологічних передумов. Так само не можна вирішувати складні гуманітарні проблеми, не спираючись на надійний фундамент економічної й соціальної політики. Ступінь зв'язку та розв'язання цих проблем є одним з критеріїв ефективності державного управління. Якісна визначеність цього критерію має не абстрактне значення, а цілком реальні та конкретні соціально-економічні й політичні наслідки.
Отже, результат функціонування системи управління може бути описаний за допомогою конкретних кількісних параметрів економічного зростання, але вони не є всеохоплюючими критеріями оцінки ефективності системи управління загалом.
Головним критерієм ефективності сучасного державного управління в соціально-політичній сфері є найбільш повна відповідність управлінської діяльності корінним інтересам суспільства, розширення і поглиблення демократії, забезпечення прав і свобод громадян та їх практична реалізація, успішне здійснення тактичних і стратегічних політичних і соціальних цілей і завдань щодо реформування суспільства та перетворення України на розвинену країну.
Цей критерій має загальний оціночний характер, а тому не розкриває кількісної визначеності такого складного суспільного явища, як управління. Це пояснюється не лише суб'єктивним підходом, а насамперед складністю і різноманітністю внутрішніх об'єктивних зв'язків соціальної діяльності. Однак це не повинно мати своїм наслідком недооцінку якісної характеристики управління. Управління низької якості не є ефективним, а тому не може забезпечити досягнення поставлених цілей в оптимальний строк і за обов'язкової умови зробити витрати соціальних та енергетичних ресурсів якомога менш значними.