Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.
- предоставление документов пользователям в читальный зал. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.
В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.
При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:
- все письма-направления и заявления пользователя;
- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
- заказы на выдачу описей и дел;
- заказы на копирование документов.
Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
- выдача подлинных документов и дел во временное пользование.Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.
Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.
Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.
Физические лица имеют право доступа к архивным документам государственного архива Минской области для получения полной и объективной информации и несут ответственность при пользовании ими за их сохранность в соответствии с законодательством.
Ограничение доступа к архивным документам устанавливается настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.
Использование архивных документов запрещается или ограничивается, если имеются основания считать, что это:
1) нанесет вред интересам Республики Беларусь;
2) может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае выдается вместо оригинала копия);
3) нанесет вред личным интересам граждан;
4) повлечет иное нарушение законодательства Республики Беларусь.
Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, содержащими государственную тайну, устанавливаются, как правило, на срок до 30 лет, а содержащими служебную тайну - до 10 лет с момента отнесения их к государственной или служебной тайне.
- публикация документов.Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.
Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.
Типы публикаций:
- научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
- учебный (предназначен для освоения учебных программ).
Таким образом, основными формами использования в архиве являются:
- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- публикация документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Написанием курсовой работы были решены следующие задачи:
1. Изучены и раскрыто понятие «государственный архив»;
2. Изучены и выявлены задачи государственного архива на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»;
3. Определены нормативно-правовые акты, используемые в работе государственных архивов;
4. Раскрыты направления использования документов государственного архива;
5. Определены формы использования документов государственного архива.
Развитие государственного архива в нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.
Деятельность государственных архивов в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:
- государственные:
· республиканские,
· областные,
· зональные,
· районные,
· городские архивы.
- ведомственные (межведомственные) архивы:
· архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,
· государственных предприятий, учреждений и организаций.
- архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь:
· частные архивы физических лиц;
· архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;
· архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.
Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:
1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
2. обеспечение сохранности и ведение учета документов;
3. обеспечение использования документов;
4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
Требованиями в соответствии с законодательством;
5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.
Учреждение «Государственный архив Минской области» оказывает перечень платных и бесплатных услуг по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Основными формами использования в архиве являются:
- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- публикация документов.
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ 17914–72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.
3. ГОСТ 6.38–90. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 300-3
5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь: утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». – Минск.
6. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Мн.2007