- - организации, входящие в состав фондообразователя. Так в фонд №5757 “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “Эколог”;
- партии, первоначально имеющие одно название, но со временем его изменившие, так, например, внутрипартийное движение Тульской областной партийной организации “Коммунисты за демократию” (1991 г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759);
- партии, объединения, движения, стоящие на одной политической платформе, имеющие схожие программы, цели, такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”;
- совместные документы политических партий, объединений, движений, выработанные на съездах, конференциях, “Круглых столах”.
Наряду с этим, в фонд современной партии могут войти материалы об идеологах, лидерах партии. Так в фонд №5770 движения “Мир без насилия” вошли материалы об идеологах ненасильственного мира - Л. Толстом, Г. Тора, М. Ганди.
Важное место в фонде партий, объединении, движений занимают печатные издания - брошюры, книги, листовки, журналы, газеты, из которых может быть создана внутрифондовая коллекция.
В фонде №5762 “Тульская городская организация “Либерально-де-мократическая партия России” создана внутрифондовая коллекция книг и брошюр, автором которых является лидер ЛДПР В. В. Жириновский и фракция ЛДПР в Госдуме.
Зарубежные печатные издания политических партий, объединений, движений также могут быть отнесены к фондам российских идеологически родственных политических партий, движений. Например, Ф5758 “Тульский союз анархистов” включил в себя печатные издания анархистов зарубежных стран.
Рекомендуется при определении фондовой принадлежности проводить консультации с представителями партий, по вопросу возврата фондообразователю документов личного происхождения, таких как личные письма членов партии, записки и т.п., встречающихся в россыпи, и прямого отношения к фонду партии не имеющих.
Определяя фондовую принадлежность документов современных политических партий, объединении, движений, специалисты архива считают своим профессиональным долгом собирать и сохранять максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России.
В процессе проведения экспертизы ценности документов общественного объединения проводится выявление и розыск недостающих документов и дел, которые могут храниться у руководителей общественных объединений.
Следующим этапом научно-технической обработки документов является формирование дел.
Перед формированием дел тщательно изучается состав и содержание поступивших документов, научно-справочная литература по историю организации, номенклатура дел общественного объединения (если она имеется).
Дела формируются по следующим основным признакам:
- Номинальный. Основанием служит вид документа (протоколы, стенограммы, справки и др.).
- Предметно-вопросный. Основанием является единство темы документов. Например, "Документы о регистрации ТРО «КПРФ» (протокол учредительной конференции, заявление в Управление юстиции, свидетельство о регистрации и др.)".
- Авторский. В деле группируются документы одного автора (общественного объединения). Например, "Документы избирательного объединения «Яблоко» " (устав, брошюра, статьи и др.)". Данный признак используется при формировании коллекций документов по выборам в местные органы власти.
- Корреспондентский. Часто служит для формирования дел с перепиской.
- Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.
- Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.
В основном применяется сочетание нескольких признаков формирования документов в деле, что дает возможность глубже раскрыть состав и его содержание, четко сформулировать заголовки дел.
При формировании дела необходимо учитывать, что:
- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, документ-ответ, располагается после документа- запроса;
- протоколы и стенограммы заседаний съездов (конференций, общих собраний) общественной организации формируются вместе с материалами к ним. Если они значительны по объему, то формируются отдельные дела.
- протоколы заседаний исполнительных органов общественной организации группируются по хронологии (по порядку номеров) в одном деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов, которые помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;
- варианты (проекты) организационных документов (программы, уставы, манифесты и др.), имеющие значительные отличия от основного документа, могут быть сгруппированы в одно дело с ним;
- переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или географическому признакам;
- при небольшом объеме несколько брошюр помещаются в одно дело;
- статьи в периодических изданиях (газетные вырезки) о деятельности общественной организации должны иметь следующие реквизиты: наименование газеты, год издания, номер и формироваться в отдельные дела по хронологическому, тематическому или другим признакам:
- в архивные дела могут помещаться вещественные предметы (значки, эмблемы, нарукавные повязки и др.), что должно быть оговорено в аннотации;
- фотоальбомы должны иметь внутреннюю опись;
- толщина дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет не более 250 листов, при большом объеме документов производят хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела.
Документы, сформированные в дела должны иметь заголовок, кратко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
В заголовок могут входить следующие элементы:
- название вида дела или разновидности документов;
- название организации, должность или фамилия лица, которым составлены документы (автор);
- название организации, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);
- вопрос или предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты, к которым относятся документы, дела или изложенные в них события.
В конкретном заголовке дела обычно используется часть вышеназванных элементов.
Не разрешается употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание формулировок (разная переписка, переписка по общим вопросам и др.).
Вид дела (переписка, брошюра, журнал и др.) или вид документов (протоколы, стенограммы, листовки и др.) указываются в начале заголовка
Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа и по возможности раскрывается его содержание.
Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные виды документов.
Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для конкретного понимания дела.
В заголовке приводятся полные или официально сокращенные названия организаций. Если в деле имеются документы нескольких организаций необходимо давать им обобщающее название.
Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения и языке документа.
Степень полноты датировки зависит от характера документов включенных в дело.
Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, стенограммы и др.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При обозначении даты документа сначала указывается число, месяц, год. Число и год указывается арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например, 12 сентября 1998 года. Также допускается сокращенное цифровое написание: 12.09.98.
При невозможности определения точной даты необходимо указывать месяц и год или только год, например, сентябрь 1998 года; 1998 год.
При размещении в деле документов за несколько лет дата указывается следующим образом: 1998-2001 гг.
Если дата документа определена приблизительно на основании анализа документа, то пределы колебания оговариваются, а дата заключается в квадратные скобки. Например, (не ранее сентябрь 1998 года); [1998-2002].
В целях закрепления порядка расположения документов в деле и обеспечения их сохранности все листы дела кроме внутренней описи и заверительной записи должны быть пронумерованы.
Внутренние описи составляются на дела, имеющие особо ценные документы и фотоальбомы.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей не разрешается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.