- профиль архива»1.
Именно первый критерий является определяющим для общественных объединений. Отражение деятельности общественных объединений в фондах других организаций очень незначительно. Что касается профиля архива, то практика работы архивистов с общественными объединениями показала невозможность его строгого учета. Общественные объединения являются собственниками своих документов и в праве выбирать место хранения документов.
Таким образом, наибольшее значение при определении круга общественных объединений - источников комплектования ЦНИТО имеют такие факторы как:
- функционально-целевое назначение общественной организации;
- ее особая роль среди других подобных организаций;
- масштаб деятельности;
- вид организации (организационно-правовая форма) и др.
Роль политических партий, организаций, движений в развитии современного общества неоднозначна. Их деятельность строится на желании непосредственно участвовать в осуществлении функции власти или влиянии на нее в оппозиционной или правящей форме.
Деятельность других организаций направлена на осуществление более узких задач: сохранение и развитие национальных традиций, языка, защита профессиональных и социальных интересов определенных групп людей и т.д.
Общественные объединения первой группы можно в целом рассматривать как потенциальные источники комплектования государственных архивов, несмотря на значительные различия их в зависимости от идеологии, политических целей и методов работы.
Существенное значение при отборе общественно-политических организаций имеет стабильность их существования и степень влияния на общественно-политическую жизнь страны. Однако, в настоящее время, когда происходит становление политической системы, предугадать политическую стабильность конкретной партии, движения очень трудно.
При определении круга источников комплектования главной задачей является формирование полноценной источниковой базы по истории современных общественных движений. Это диктует необходимость привлечения в государственные архивы помимо документов политических организаций и фонды других общественных объединений. При этом не ставится задача полного представительства всех подобных организаций, а лишь отдельных.
Немаловажным аспектом при отборе таких организаций является состояние документационного обеспечения в организации, количественный и качественный состав, образовавшихся документов, позволяющий полноценно осветить ее деятельность, степень сохранности архива.
Кроме того, интерес представляет и организационно-правовая форма общественного объединения, от которой во многом зависит и влияние общественного объединения на общественные процессы, и масштаб его деятельности.
Однако существуют определенные факторы естественным образом ограничивающие круг общественных организаций - источников комплектования ЦНИТО:
- отсутствие правового механизма, который вынуждал бы общественные организации передавать свои документы на госхранение. В частности, не обеспечивается выполнение статей Положения об Архивном фонде Российской Федерации, где указывается, что общественные организации обязаны представлять сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета (ст. 18), не могут уничтожать документы без согласования с учреждениями Федеральной архивной службы (ст. 19), обязаны представлять преимущественное право госархивам в приобретении документов (ст. 22);
- значительная часть общественных организаций не является устойчивыми структурами. Как правило, они недолговечны, часто объединяются с другими организациями, преобразовываются, меняют название или политическую ориентацию. Это усложняет выявление и контроль за такими организациями;
- в большинстве организаций отсутствует четко поставленное делопроизводство и система хранения документов. Это ведет к утрате документов и ограничивает возможности получения фондов общественных объединений государственными архивами;
- непонимание исторической значимости своих документов, а также недоверие к государственным структурам со стороны общественных организаций затрудняет поступление их документов в госархивы.
Следствием такого положения стало коренное изменение характера комплектования архива, усложнение работы архивистов на этапе определения круга источников комплектования. Помимо выявления и изучения деятельности общественных организаций с целью определения ценности их документов для включения в Архивный фонд Российской Федерации, в обязанность архивистов вошла также агитационная, разъяснительная работа о преимуществе государственного хранения документов среди общественных объединений.
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
- установление профиля архива;
- определение источников комплектования;
- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
- организация комплектования.
Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.
В настоящее время вопросы комплектования, как и другие вопросы архивного дела, регулируются двумя основными правовыми актами:
- «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»;
- «Положением об Архивном фонде Российской Федерации».
Последние годы Росархив занимался подготовкой новой редакции «Основ законодательства», которая неоднократно рецензировалась в субъектах Российской Федерации.
Последняя редакция (2001 г.) «Основ» в целом давала больше возможностей для правового регулирования всех направлений архивного дела.
Однако, даже в случае её принятия, она не смогла бы стать настоящей правовой основой для реформирования архивного дела.
В настоящее время подготовлен новый проект Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Он вобрал в себя и усилил функции, которые ныне прописаны в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации».
В проекте Законе имеется ряд новых положений в области комплектования:
- ст. 5. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Здесь подчёркнута роль экспертных служб; упомянуто об экспертизе всего комплекса образовавшихся документов;
- ст. 20. Впервые в законодательстве упомянуто об источниках комплектования государственных архивов;
- ст. 24. Обязанности ведомств. Обязанность частных структур обеспечивать отбор и передачу в государственные архивы документов государственной и муниципальной собственности;
- ст. 16. Контрольные функции архивных органов серьёзно усиливаются – новые возможности воздействия на ведомства, что даёт основания поставить вопрос о создании инспекций в составе архивных органов, увеличении их численности.
В соответствии с «Рекомендациями по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» в списки источников комплектования архивов «подлежат включению:
- государственные и муниципальные организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации;
- бывшие государственные организации – источники комплектования, временно хранящие архивные документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности и относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации;
- негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и заключившие с федеральным, государственным или муниципальным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение»1.
Все организации, изменившие форму собственности, но временно хранящие документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда, включаются в состав списка без договора (соглашения).
Таким образом, источниками комплектования государственных архивов являются и организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).
Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Опираясь на опыт центров хранения современной документации, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяют на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.
В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т. е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров, различных движений, структуру региональных отделений движения.