Кроме того, практика работы с документами общественных объединений позволила выделить несколько особых черт присущих документации общественных организаций:
- почти полное отсутствие повторяемости информации в документах, что связано с особенностями документирования деятельности организаций, когда крайне редко создаются сводные или отчетные документы. Поэтому особое внимание при отборе надо уделять первичной документации и документации массового характера;
- в частности, не всегда составляются и редко передаются на госхранение сводные бухгалтерские документы (отчеты, сметы), поэтому первичные финансовые документы (ведомости уплаты членских взносов, платежные документы о получении финансовой помощи спонсоров и распределении финансовых средств) могут помочь в освещении вопросов финансирования общественных объединений;
- применительно к общественным объединениям следует подчеркнуть важность переписки. Такие аспекты деятельности, как взаимоотношения с другими общественными организациями, связь с местными отделениями, порой можно уяснить, только изучив переписку. Переписка может иметь большую информационную ценность;
- значительная часть документов, создаваемых в общественных организациях, предназначена для тиражирования (листовки, заявления, обращения, плакаты, агитационно-пропагандистские брошюры). Причем подлинники не всегда сохраняются. Тиражированные экземпляры наряду с подлинниками должны быть представлены в фонде организации, в том числе и периодические издания общественного объединения, т.к. в настоящее время библиотеки не имеют возможности собирать все печатные издания и, как правило, печатная
продукция общественного объединения, если и поступает в библиотеки, то не в полном объеме, а то и вообще не поступает;
- наличие в фондах общественного объединения большого количества вариантов, проектов документов, причем варианты, как правило, разных авторов.
Если проекты или варианты значительно отличаются от утвержденных, а также, если они персонифицированы (написаны различными членами общественного объединения), то они несомненно должны быть представлены в фонде организации, т.к. позволяют отразить различные точки зрения на принципы деятельности организации, основные этапы становления организационных основ общественного объединения.
- документы общественных объединений не всегда оформлены в соответствии с общепринятой системой делопроизводства, на многих из них отсутствуют реквизиты юридической достоверности документов (подписи, печати, и т.п.), часто документы не датируются, копии не заверяются.
Указанные особенности вызывают необходимость нетрадиционного подхода к экспертизе ценности документов в общественных объединениях, который соединяет в себе принципы и методы экспертизы ценности документов государственных организаций и личных фондов.
При первичном отборе документов в общественных объединениях необходима совместная с сотрудниками объединения работа по атрибутации документов (установление даты, автора документа).
Подход к отбору документов общественных организаций на госхранение должен быть индивидуальным в каждом конкретном случае и учитывать степень значимости самой организации, и сложность периода формирования организаций, и недостатки системы ее делопроизводства.
Однако важнейшие принципы экспертизы ценности документов действуют и в отношении документов общественных объединений.
На госхранение должны поступать подлинники документов, при их отсутствии - заверенные копии.
Учитывая плохую сохранность документов общественных объединений, особенно в начальный период их развития, и ставя целью формирование наиболее полного комплекса документов по истории общественных объединений, можно и нужно отбирать на госхранение и документы, не обладающими реквизитами юридической достоверности (подписями, печатями), но имеющими информационную ценность. Это - незаверенные копии, ксерокопии документов. Такие документы могут иметь только статус проекта (черновика, макета, варианта). При описании таких документов необходима ссылка на копийность (в заголовке или в предисловии к описи).
Помимо того, копии и ксерокопии можно заверить у ответственного лица общественного объединения во время передачи их в госархивы.
В некоторых общественных объединениях хранение документов организовано в виде автоматизированных баз данных. Если подлинник не сохранился, допустимо принять на госхранение от общественного объединения компьютерную распечатку документа, но обязательно заверенную ответственными лицами.
Незаверенная компьютерная распечатка имеет также статус проекта документа, что необходимо отразить при описании документа.
Вопрос о приеме в госархивы документов на электронных носителях (дискеты) пока находится в стадии обсуждения. Однако, исходя из практического опыта и современного законодательства, можно сказать, что документы на электронных носителях не имеют юридической подлинности и могут считаться также копией, имеющей информационное значение (за исключением тех случаев, когда к ним приложены юридически удостоверенный акт, что передаваемая дискета является единственным экземпляром, а файл на базовом компьютере уничтожен).
В настоящее время в архиве еще не созданы условия для хранения документов на электронных носителях.
Что касается документов на других технических носителях (видеофотофонодокументы), то принцип отбора их на госхранение детально разработан в "Правилах работы с кинофотофонодокументами в государственных архивах", видеодокументы отбираются по аналогии с кинодокументами.
При экспертизе ценности документов на специальных носителях помимо исторической значимости документов достаточно много внимания уделяется его техническому качеству.
Что касается принципов экспертизы документов при формировании коллекций документов, то они сохраняются (фиксация места, времени, а также владельца документов, других пояснительных данных). Специалистами ЦНИТО проводится отбор документов путем «инициативного документирования». Первоначальный отбор происходит на стадии, когда решается, какое событие или мероприятие, проводимое общественным объединением, должно быть представлено документально в государственном архиве, как имеющее особое значение для развития общественно-исторического процесса и каким способом его зафиксировать (фото, видео, аудиозапись).
Впоследствии экспертиза таких документов проводится в основном в отношении технического качества документа.
Следует отметить, что проведение первичного отбора документов в общественных объединениях, при формировании коллекций или инициативного документирования значительно облегчает вопросы экспертизы ценности документов при научно-технической обработке в архивах. На этом этапе в основном решается вопрос выявления повторяющейся информации. Поэтому большая часть документов, поступивших в архив после предварительного отбора, передается на госхранение.
В полной мере вопросы экспертизы ценности при научно-технической обработке стоят только в отношении комплексов документов, полученных от организаций или коллекционеров в россыпи без предварительного отбора.
В данном случае помимо экспертизы ценности документов проводится выявление недостающих документов и их поиск. Указанные вопросы решаются совместно с руководством организаций и найденные документы, с их согласия, подсоединяются к переданным ранее документам, либо в научно-справочном аппарате к описи документов указывается их местонахождение.
Документы, выделенные в результате экспертизы, как не имеющие ценности, по желанию организации возвращаются, или они включаются в акт об уничтожении не имеющих ценности документов, который согласовывается с руководством организации.
Волна политической жизни России и развития многопартийности возникла с началом реформ в апреле 1985 года. В начале 1991 года в стране действует около 20 всесоюзных партий, а к концу 1994 года в России числится 60 политических всероссийских и межрегиональных партий.
Партии являются составной частью общественно-политической структуры общества, оказывают существенное влияние на формирование позиций граждан, общественного мнения, выступают в качестве катализатора социальных процессов, корректируют деятельность властных структур. Политические партии в России еще переживают период своего становления.
Характеризуя документы Тульских региональных партий, движений, объединений, нужно отметить, что полнота и ценность их с точки зрения историзма различна, как различно значение этих партий в политической жизни региона.
Рассматривая документы Тульских современных политических партий, движений, объединений, применяя критерий происхождения: цели и деятельность партийных организаций в жизни Тульской области, время и место образования документов. Следует отметить, что такие партии как “Тульский Союз анархистов” (фонд №5757) и “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)” (фонд №5760), действующие на территории региона в первые годы перестройки, внесли свой вклад в политическую жизнь области, познакомив общественность с идеями мирного анархизма, идеалами гуманизма, экологической гармонии, самоуправления, созданием высокоорганизованного демократического общества.
Эти партии прекратили свою деятельность на территории области, однако, документы из их фондов, будут, несомненно, представлять историческую ценность для исследователей.