Контроль і аудит оплати праці і заробітної плати бухгалтерією Серговської філії ТОВ "Лео" із застосуванням АРМ "Бухгалтера" (стр. 1 из 3)

Контроль і аудит оплати праці і заробітної платибухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» із застосуванням АРМ «бухгалтера»

1. Контроль оплати праці і заробітної платибухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» із застосуванням АРМ «бухгалтера»

Облік праці і заробітної плати в Серговській філії ТОВ «ЛЕО» – процес трудомісткий і нерозривно пов'язаний з контролем за станом трудової дисципліни і організацією табельного обліку. Контроль за своєчасним початком і закінченням роботи і за правильним використанням робочого часу протягом всього робочого дня покладений в Серговській філії на керівників всіх структурних підрозділів: бригадирів, майстрів, виробників робіт, начальників ділянок, цехів, служб і відділів.

Для обліку використання робочого часу в Серговській філії використовують типову міжвідомчу форму №Т-13 табель обліку використання робочого часу. На першій (титульної) сторінці табеля поміщений перелік видів витрат робочого часу, з вказівкою буквених і цифрових шифрів по кожному виду.

Табель застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, а також для контролю за дотриманням керівниками, фахівцями, що служать і робочими встановленого режиму робочого часу. Табель застосовується для розрахунків з працівниками по заробітній платі та для отримання даних про відпрацьований час. Табель обліку використання робочого часу складається в одному екземплярі в кожному структурному підрозділі.

Табель заповнюється по категоріях працівників даного структурного підрозділу. Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі обліку використання робочого часу методом суцільної реєстрації, тобто відміткою всіх хто з’явився, знаходиться у відпустці, відрядженні, відсутніх унаслідок хвороби і т.д. Включення в табель і виключення з нього працівників робиться на підставі первинних документів по обліку кадрів (наказів про прийом на роботу, записок про звільнення, наказів на відпустку, листків непрацездатності і т.д.).

Перед здачею табеля обліку використання робочого часу в бухгалтерію для проведення розрахунків з працівниками по заробітній платі табель перевіряється працівниками відділу кадрів Серговської філії, які звіряють облікову чисельність даного структурного підрозділу і правомірність включення і виключення з табеля його працівників.

Для полегшення складання звіту по праці на останній сторінці табеля в структурних підрозділах заповнюється таблиця щоденного обліку використання робочого часу і підсумковий рядок за місяць по кожній категорії працівників.

У табелі обліку використання робочого часу відображаються дані про години роботи у вечірній і нічний час, роботи у вихідний і святковий дні. Ці дані необхідні для складання звіту по праці і оплати.

Працівники відділу праці і заробітної плати Серговської філії перевіряють табель обліку використання робочого часу по кожному структурному підрозділу, контролюючи відповідність посадових окладів вказаних в табелі затвердженому штатному розкладі і достовірність даних про години роботи у вечірній і нічний час, роботи у вихідний і святковий день графіку роботи змінного персоналу даного структурного підрозділу.

Облік заробітної плати пов'язаний з обробкою масової початкової інформації, яка обробляється працівниками розрахункового відділу.

Автоматизація обробки облікової і контрольної інформації охоплює весь комплекс задач по синтетичному і аналітичному обліку і контролю. Технологічний процес обробки і отримання інформації по обліку і контролю праці і заробітної плати складається з наступних етапів:

– підготовка первинної інформації;

– розрахунок сум оплати і утримань за відповідними кодами видів оплат і утримань, видача вихідної інформації;

– контроль і коректування результатної інформації.

Введення первинних даних на АРМ бухгалтера розрахункового відділу здійснюється безпосередньо користувачем в діалоговому режимі. Важливе значення має забезпечення високої достовірності початкових даних, що поступають від структурних підрозділів (табеля обліку використання робочого часу, відпускні заяви, листки непрацездатності і т.д.), тому програмне забезпечення відповідних АРМ повинне забезпечувати автоматизоване виявлення помилок даних, що вводяться, і видачу повідомлень користувачу.

При прийомі всіх документів пов'язаних з нарахуванням заробітної плати і утриманням з неї, бухгалтер розрахункового відділу перевіряє правильність заповнення всіх необхідних реквізитів.

При прийомі до оплати листка непрацездатності (лікарняний лист) бухгалтер розрахункового відділу Серговської філії перевіряє, чи оформлений він підписами і друком лікувальної установи, чи правильно встановлений стаж роботи працівника, чи заповнені вірно всі необхідні для оплати реквізити в структурному підрозділі.

Кінцевим результатом рішення задач по обліку праці і заробітної плати є формування інформаційної бази в цілому по підприємству. При виборі варіантів використання АРМ бухгалтера необхідно враховувати ряд конкретних умов рішення задач, таких як:

– чисельність працюючих і кількість підрозділів, а також умови оплати праці;

– спосіб документування первинної інформації, яка використовується в обліку праці і заробітної плати;

– склад інших задач, що вирішуються засобами АРМ;

– варіант розподілу задач обліку праці і заробітної плати між бухгалтерією і підрозділами.

Інформаційна ув'язка задач обліку, контролю, аналізу в умовах функціонування АРМ бухгалтера, усередині інформаційної системи обліку і інформаційної системи в цілому здійснюється за наступними принципами:

– використання взаємної інформації;

– спільність окремих джерел інформації;

– спільність окремих первинних носіїв інформації;

– спільність окремих результатів носіїв інформації;

– єдність системи кодування інформації;

– зворотний зв'язок;

– єдність системи показників.

Укрупнена схема інформаційного взаємозв'язку АРМ бухгалтерів розрахункового відділу Серговської філії ТОВ «ЛЕО» з АРМ інших бухгалтерів представлена на рис 1.

АРМ бухгалтера розрахункового відділу Серговської філії взаємозв'язане з:

1. АРМ бухгалтера по обліку фінансово-розрахункових операцій наступною інформацією:

- виплати заробітної плати працівникам Серговської філії через касу підприємства і за допомогою платників;

- нарахування заробітної плати;

- нарахування страхових внесків;

- утримання із заробітної плати;

2. АРМ бухгалтера по обліку витрат на виробництво:

– нарахування заробітної плати по кореспондуючих рахунках і кодах витрат;

– нарахування страхових внесків.

3. АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності:

- нарахування заробітної плати по кореспондуючих рахунках;

- нарахування страхових внесків;

- утримання із заробітної плати;

- дані про використання фондів.

4. Інформаційна система підприємства. Підсистема управління кадрами:

– зміни у складі працівників і їх заробітній платі;

- средньосписочний склад за певний період;

- інформація про місцезнаходження депонента.

У колективному договорі Серговської філії обумовлені терміни і періодичність виплати заробітної плати. Серговська філія не має власних грошових коштів на виплату заробітної плати своїм працівникам і сплати податків і обов'язкових платежів по заробітній платі. Він фінансується своєю вищестоящою організацією ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання». Двічі в місяць бухгалтером розрахункового відділу складається заявка про суму, яка необхідна для виплати авансу за 1-у половину місяця і обов'язкових переліків, у зв'язку з виплатою заробітної плати. Після закінчення місяця і отримання зведення по нарахованій заробітній платі в цілому по підприємству на адресу ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» прямує також заявка про суми заробітної плати для остаточного розрахунку з працівниками Серговської філії і про суми обов'язкових відрахувань на заробітну плату для переліку до органів соціального страхування. Згідно представлених заявок ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» перераховує грошові кошти на поточний рахунок Серговської філії. Згідно колективного договору авансова виплата заробітної плати – 26–29 числа місяця, а кінцевий розрахунок – 13–15 числа місяця.

Контроль за витратами фонду заробітної плати в Серговській філії починається з планування чисельності працівників підприємства і фонду їх заробітної плати. Це планування оформляється складанням плану по праці, затвердженого в установленому порядку. Виходячи із затвердженого плану по праці директор Серговської філії ТОВ «ЛЕО» затверджує штатні розклади.

Штатні розклади складаються відповідно до затверджених наказів Міністерства палива і енергетики України організаційними структурами підприємства, нормативами чисельності і схемами посадових окладів, з урахуванням затвердженого фонду заробітної плати.

При складанні штатного розкладу економісти по праці відділу праці і заробітної плати в Серговській філії ТОВ «ЛЕО» керуються наступними вказівками:

– посади в штатному розкладі в Серговській філії іменуються в точній відповідності з їх назвами в ЕТКС (Єдиний тарифікаційно-кваліфікаційний довідник);

– штатний розклад складається в цілому по підприємству, але в розрізі служб, цехів, відділів, ділянок;

– у штатному розкладі проти посад, затверджених не на повний рік, в примітці указується, з якого часу і на яке число місяців затверджена посада;

– по посадах, по яких передбачається зміст неповної одиниці показується відповідна частка штатної одиниці (наприклад 0.5 ставки).

Екземпляр затвердженого штатного розкладу надається в ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» для контролю, відділу кадрів і бухгалтерії Серговської філії для роботи і контролю.