- оперативність керівництва та швидкість виконання;
- високоякісне обґрунтування підприємства, його кореспондентів та відвідувачів;
- доведення кількості операцій до необхідного мінімуму та ліквідація паралелізму;
- економія на штатах.
Важливим питанням організації облікового апарату є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу і найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економічне, високоякісне ведення бухгалтерського обліку і здійснення контролю.
На СТОВ «Злагода» централізована бухгалтерія. Тобто у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних, а формування звітних даних за ними і розробку звітності здійснює головна бухгалтерія підприємства.
При централізації обліку обліковий апарат підприємства зосереджений в головній бухгалтерії, і в ній здійснюється ведення всього аналітичного і синтетичного обліку на основі первинних та зведених документів, що надходять з окремих підрозділів підприємства.
Для кожного структурного підрозділу облікового апарату на СТОВ «Злагода» складається перелік посад облікових працівників, які належать до цієї групи, зазначивши їх основні функції відповідно до посадових характеристик. Такий перелік називається технологічною карткою (див. Додаток Б). Технологічні картки є керівним документом для працівника, який очолює структурний підрозділ облікового апарату, і надають неоціненну допомогу в розподілі та перерозподілі обов’язків між працівниками облікового апарату.
Облікова політика підприємства
Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.
Основна її мета – забезпечити одержання достовірної інформації про майновий та фінансовий стан підприємства, результати його діяльності, що є необхідною для всіх користувачів фінансової звітності з метою прийняття відповідних рішень.
Підприємствам надано право самостійно визначати облікову політику, з урахуванням вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку. При виборі облікової політики враховують:
- галузеві особливості або вид діяльності підприємства;
- організаційно-правову форму підприємства;
- рівень кваліфікації облікового апарату та забезпечення його комп’ютерною та іншою обчислювальною технікою;
- системи стимулювання працівників за позитивні наслідки господарської діяльності підприємства в цілому та його структурних підрозділів;
- обсяг діяльності та інше.
При формуванні облікової політики передбачається майнова відокремленість і безперервність діяльності підприємства, послідовність застосування облікової політики, а також тимчасова визначеність фактів господарської діяльності. Облікова політика повинна відповідати вимогам повноти, обачності, принципами превалювання сутності над формою, послідовності, безперервності, періодичності та іншим принципам.
Облікова політика конкретного підприємства затверджується наказом керівника про облікову політику. До документів, якими оформляють облікову політику, належать не лише накази і розпорядження керівника підприємства, але й різноманітні внутрішні правила, інструкції положення тощо.
Наказ про облікову політику є одним з перших документів, які використовуються податковою інспекцією, аудиторськими фірмами та іншими відповідними службами при перевірці діяльності підприємства.
Положення облікової політики фіксується в наказі керівника підприємства, що передбачає наступні розділи:
Преамбула (загальні відомості)
1. Організація роботи бухгалтерської служби.
2. Методика бухгалтерського обліку.
3. Організаційно-технічні аспекти організації обліку.
У Наказі про облікову політику підприємство вказує: обрані методи обліку амортизації необоротних активів, запасів, витрат, резервів тощо; форма обліку; правила документообороту; система облікових регістрів; робочий план рахунків бухгалтерського обліку; порядок проведення інвентаризації; перелік відповідальних осіб та порядок їх звітування; організація управлінського обліку; положення про комерційну таємницю та інше.
В обліковій політиці підприємства мають бути відображені всі принципові питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві, тому до її формування необхідно підходити дуже відповідально. Розробляючи методи і принципи облікової політики, підприємство повинно врахувати її вплив на суму визнаних витрат чи доходів, фінансові результати та на суму оподаткованого прибутку. Облікова політика надає можливість законного способу коригування фінансового результату й оподаткованого прибутку.
На СТОВ «Злагода» немає належного наказу про облікову політику, тому ми розробили проект відповідного наказу, який наведено в Додатку В.
Підприємство повинно забезпечити незмінність облікової політики протягом всієї господарської діяльності. Зміна політики підприємства може відбуватися у передбачених законодавством випадках:
- змінюється статутні умови;
- змінюються вимоги органу, який затверджує П(С)БО;
- нові положення облікової політики забезпечують достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності.
Зміна облікової політики повинна бути обґрунтована і розкрита в Примітках до фінансової звітності.
3. Організація обліку грошових коштів підприємства
Організація документування та розробка робочих інструкцій первинних документів з обліку грошових коштів та їх потоків на підприємстві
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05ю1995 року № 88. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.
Під документообігом розуміють організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.
Для того, щоб спроектувати систему документообігу, необхідно встановити порядок створення і руху цих документів, а також визначити коло осіб, відповідальних за їх заповнення чи прийняття рішення по них.
Заключним етапом документообігу виступає формування справ облікової служби для організації поточного і довготривалого зберігання по кожному їх виду (див. Додаток Г).
Первинні документи, що підтверджують рух грошових коштів, повинні бути належним чином упорядковані.
Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України і Міністерством фінансів України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:
- КО – 1 «Прибутковий касовий ордер» - оформляється надходження готівки в касу;
- КО – 2 «Видатковий касовий ордер» - оформляється видача готівки з каси;
- КО – 3, 3а «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів» - реєстрація в бухгалтерії касових документів;
- КО – 4 «Касова книга» - облік операцій з готівкою касиром;
- КО – 5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей» - облік коштів, що надходять в касу.
Надходження і видача грошових документів оформляється прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових коштів.
Касир зобов’язаний приділяти особливу увагу належному заповненню касових документів. При цьому забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання коштів, які порушують договірну, фінансову дисципліну.
Для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси підприємства доцільно розробити робочі інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером. Таку інструкцію можна оформити у вигляді таблиці.
Таблиця 3.1
Робоча інструкція щодо оформлення готівки з каси видатковим касовим ордером
| № п/п | Виконавець | Перелік робіт |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Головний бухгалтер | Розглядує усну заяву одержувача про видачу грошей і при потребі з’ясовує у бухгалтера розрахункового відділу стан розрахунків з одержувачем або обґрунтованість суми, яка необхідна одержувачу. Бухгалтер розрахункового відділу дає відповідну довідку, на підставі якої головний бухгалтер приймає рішення. |
| 2 | Бухгалтер розрахункового відділу | Складає видатковий касовий ордер, зазначаючи в ньому такі реквізити: дату (число цифрами, місяць словами); прізвище, ім’я, по батькові одержувача (якщо гроші видаються за дорученням – дату, номер доручення та особу, яка його видала); зміст операції (за що або для чого видаються гроші); суму до видачі (цифрами та словами); номер кореспондуючого рахунка (контировка). Потім бухгалтер розрахункового відділу проставляє контировку на ордері, реєструє ордер під відповідним порядковим номером, проставляє цей номер на ордері і передає ордер головному бухгалтеру. |
| 3 | Головний бухгалтер | Перевіряє правильність складання касового ордера, підписує його і передає (через працівника бухгалтерії) керівнику підприємства. Одержавши підписаний керівником ордер, головний бухгалтер направляє його (через працівника бухгалтерії) касиру про виконання. |
| 4 | Касир | Перевіряє достовірність підписів на ордері і правильність його оформлення, потім вимагає від одержувача пред’явити паспорт або інший документ, який засвідчує особу та доручення (якщо гроші видаються за дорученням). Доручення прикріплюється до ордера. Після цього касир пропонує одержувачу розписатись на ордері (одержувач вказує на ордері сам і видає гроші, а ордер одразу ж записує в касову книгу, зазначаючи номер документа, кому видано, кореспондуючий рахунок, суму. |
Всі банківські операції оформляються лише стандартними первинними документами, форми яких затверджені Національним банком України.