· наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;
· содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладная на внутренне перемещение материалов предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;
· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;
· личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.
Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.
Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.
При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.
В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записи простой карандаш. Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.
Рассмотрим основные операции по учету доходных вложений в материальные ценности:
1. Оприходовано оборудование, приобретенное для сдачи в лизинг по первоначальной стоимости.
2. Увеличена первоначальная стоимость объектов основных средств, переданных в лизинг, в результате переоценки.
3. Списана первоначальная стоимость возвращенного из лизинга имущества в связи с прекращением его использования в этих целях.
4. Выбыло оборудование, используемое для сдачи в лизинг:
а) списана первоначальная стоимость оборудования;
б) списана сумма начисленной амортизации;
в) списана остаточная стоимость;
5. Списан полностью амортизированнный объект основных средств их состава материальных ценностей в результате невозможности дальнейшего использования.
Для выше перечисленных операций служат первичные документы такие как:
1) Акт (накладная) приемки передачи основных средств (форма ОС-1);
2) Акт переоценки основных средств, приказ руководителя;
3) Акт (накладная) приемки передачи основных средств (форма ОС-1);
4) Акт (накладная) приемки передачи основных средств (форма ОС-1);
5) Акт на списание основных средств (форма ОС-4).
3.3 Синтетический и аналитический учет
Синтетический учет – обобщенный учет фактов хозяйственной деятельности в денежном выражении. Синтетический учет ведется на синтетических счетах (главных счетах первого порядка). Перечень счетов синтетического учета находится в плане счетов. Синтетический учет необходим для получения информации, позволяющей иметь общее представление о наличии и движении средств и их источников – о финансово-хозяйственной деятельности организации.
Синтетический учет ведется в регистрах бухгалтерского учета (Главная книга, журналы-ордера и др.). Данные синтетического учета детализируются в аналитическом учете.
Аналитический учет – учёт, который ведётся в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.
Аналитический учёт – это система бухгалтерских записей, дающая детальные сведения о движении хозяйственных средств; строится отдельно по каждому синтетическому счёту. В отличие от синтетического учёта ведётся не только в стоимостных, но и в натуральных показателях.
Данные аналитического учёта должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учёта.
По данным аналитического учёта можно следить за состоянием запасов каждого вида товарно-материальных ценностей, осуществлением расчётов с каждым поставщиком, подрядчиком, рабочим, дебитором, кредитором, подотчётным лицом и т.д.
Аналитический учет по счету 03 ведется по видам материальных ценностей, арендаторам и отдельным объектам материальных ценностей.
Синтетический учет ведется в Ж.-О. №13.
Таблица 3.1 Корреспонденция счетов по счету 03 «Доходные вложения в материальные ценности»
| № п/п | Хозяйственные операции | Сумма | Корреспонденция счетов | |
| Д | К | |||
| 1 | Оприходованы объекты основных средств, предназначенные для передачи в лизинг или аренду | 10417 | 03 | 08 |
| 2 | Отражена в учете передача объектов доходных вложений: а) в аренду б) по договору лизинга | 5500 3500 | 03/2 03/3 | 03/1 03/1 |
| 3 | Приняты к учету объекты от арендаторов и лизингополучателей | 1400 | 03/1 | 03/2,03/3 |
| 4 | Передача лизингового имущества на баланс лизингополучателю: – списание объекта с учета: – списание амортизации: – списание остаточной стоимости: | 5350 4040 1540 | 03/9 02 91 | 03/1 03/9 03/9 |
| 5 | Списание объекта доходных вложений: – списание объекта с учета – списание амортизации – списание остаточной стоимости | 4200 1210 1400 | 03/9 02 91 | 03/1 03/9 03/9 |
| 6 | Выявлена недостача объектов основных средств, предназначенных для сдачи в аренду | 1470 | 94 | 03 |
| 7 | Списана стоимость основных средств, приобретенных для сдачи в аренду, утраченных в результате чрезвычайных обстоятельств | 6300 | 91 | 03 |
3.4 Пути улучшения учета доходных вложений в материальные ценности
Бухгалтерский учет на предприятии необходимо постоянно совершенствовать в соответствии с меняющейся экономической обстановкой.
Одной из самых важных частей информационного обеспечения деятельности современной организации является использование компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет состоит из трудоемких операций, занимающих время бухгалтера, подготовки разнообразных по форме отчетных и платежных документов, переноса одних и тех же данных из одних документов в другие и т.д.
Компьютерная программа позволяет бухгалтеру экономить время и силы за счет автоматизации, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое состояние предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм отчетов и документов с уже сформированными реквизитами предприятия.