Переводом считается поручение работнику работы:
- не соответствующей его специальности или квалификации;
- в другой организации;
- в другой местности.
Если сотрудника переводят по инициативе администрации, подтверждением его согласия на перевод служит собственноручная подпись работника «С переводом согласен» на приказе о переводе. Если работа, на которую работник временно переведен, оплачивается выше, чем его постоянная работа, ему должна выплачиваться зарплата исходя из условий по новому месту работы. Если же временная работа оплачивается ниже, то размер заработной платы не должен быть ниже среднего заработка работника по прежнему месту работы.
Для контроля за соблюдением режима рабочего времени и начисления заработной платы при повременной оплате труда применяют табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведется вручную. На ООО «Союз-Идеал» учет рабочего времени осуществляется с применением средств вычислительной техники и для этого применяется табель учета использования рабочего времени по форме № Т-13.
В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате ООО «Союз-Идеал». Если работник трудится в организации по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его времени не ведется.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т.д.).
Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц.
Табель можно вести двумя способами:
- регистрируется явка или неявка на работу;
- регистрируется только отклонение от нормального режима работы, предусмотренного в организации (неявка, опоздания и т.п.).
Условные обозначения отработанного или неотработанного времени приведены на титульном листе формы № Т-12.
Если начисление заработной платы отражают в отдельном документе (например, в расчетно-платежной ведомости), то в табеле заполняются только раздел «Учет использования рабочего времени».
Табель подписывает руководитель ООО «Союз-Идеал», а по окончании месяца табель передают для расчета заработной платы. [34]
Организация может заключить с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы. После того как работа будет выполнена, представитель организации должен принять ее результат. После этого с работником производят расчет.
Прием-сдача работы, выполненной работником по трудовому договору, который был заключен на время выполнения определенной работы, оформляют специальным актом (форма № Т-73). Этот акт можно применять при приемке работ, как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.
Акт составляет работник, ответственный за приемку выполненных работ, в двух экземплярах. Один экземпляр передают работнику, выполнившему работу, второй экземпляр – для расчета заработной платы.
В строке «Срок действия договора (контракта)» указывают даты заключения и окончания действия договора. Эти данные будут учитываться при исчислении среднесписочной численности работников. Акт подписывает сотрудник, выполнивший работу, и директор ООО «Союз-Идеал».
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников ООО «Союз-Идеал» на календарный год применяется график отпусков (форма № Т-7). График составляют в начале каждого года. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.
График отпусков утверждается директором ООО «Союз-Идеал».
При переносе срока отпусков на другое время с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости требовать от работника заявления с просьбой о предоставлении отпуска. На основании графика отпусков бухгалтер оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6). На основании приказа в личной карточке работника делаются соответствующие отметки (вид отпуска, его продолжительность, дата начала и окончания отпуска). [33]
Расчет и выплату заработной платы отражают в расчетно-платежной ведомости по неунифицированной форме. При применении расчетно-платежной формы другие расчетные и платежные документы не составляются.
Так же ООО «Союз-Идеал» ведет лицевые счета (формы № 54 и Т-54а) своих сотрудников. В них отражаются сведения о заработной плате, об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы и т.д.
Лицевой счет открывают на один календарный год на каждого сотрудника.
Помимо заработной платы работникам могут выплачиваться премии.
Основанием для выдачи премии является приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11 или № Т-11а).
Работникам положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ). Для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длительные отпуска:
- работникам, которым еще не исполнилось 18 лет, - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
- инвалидам – не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ».
Статья 126 ТК РФ в редакции Закона № 90-ФЗ посвящена замене отпуска денежной компенсацией. Эта норма вызывала много споров относительно того, какой отпуск можно компенсировать. Высказывали две точки зрения. Согласно первой замена допустима лишь для отдельных категорий персонала, которым положен дополнительный отпуск, например для занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 116 ТК РФ). При этом компенсировать можно не основные, а дополнительные дни, начиная с 29-го. [32]
Согласно второй точке зрения получить денежную компенсацию могут все сотрудники (включая тех, чей отпуск не более 28 дней), если в текущем году у них остались неиспользованные дни за прошлые периоды. В свое время Минтруда России в письме от 25 апреля 2002 г. № 966-10 попыталось прояснить этот вопрос и оставило его на усмотрение работодателя.
Законодатели положили конец спорам и вписали в ст. 126 ТК РФ следующую фразу: «При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части».
Для расчета сумм отпускных нужно определить размер средней заработной платы. Согласно ст. 139 НК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных НК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. [6]
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных НК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Особенности исчисления средней заработной платы, установленного ст. 139 НК РФ, определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по урегулированию социально-трудовых отношений. Нерабочие (праздничные) дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Работник ООО «Союз-Идеал» Никитин В.Г. ушел в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 01 февраля 2010 г. Его оклад составляет 9000 руб. в месяц. В организации установлена пятидневная рабочая неделя.
Расчетный период – с января 2009 по январь 2010 г.
Рассчитаем сумму отпускных:
(9000 руб. * 12 мес.) : (29,4 * 12 мес.) * 28 = 8568 руб
Затраты на ежегодные отпуска включаются в фонд оплаты труда, поэтому их оформляют в бухгалтерском учете следующей записью:
Д-т сч. 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)
К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - начислены отпускные.
Если часть отпуска работника приходится на следующий месяц, то всю сумму отпускных нельзя сразу включать в себестоимость продукции (работ, услуг). Согласно п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, расходы организации следует отражать в бухгалтерском учете в том периоде, в котором они были произведены. При этом не имеет значения, когда выплачивались деньги. В этом случае отпускные, которые относятся к следующему месяцу, отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов». А когда этот месяц наступит, данную сумму включают в себестоимость. В бухгалтерском учете эта ситуация отражается следующими записями: