Документом, подтверждающим факт оказания услуг мобильной связи, является акт оказания услуг. Операции по оказанию организациями услуг сотовой подвижной электросвязи, оказываемых абонентам, являются объектом обложения налогом на услуги по ставке 5% [11].
Сумма налога входит в стоимость оказываемой услуги, поэтому она подлежит отнесению за счет того же источника, что и услуги связи.
В состав расходов, связанных с использованием мобильной связи, включаются абонентская плата, оплата стоимости звонков, sms, роуминг, мобильный Интернет и другие услуги. Расходы организации по пользованию услугами мобильной связи, связанные с осуществляемой деятельностью, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) как услуги связи в составе прочих затрат. Эти расходы также относятся к затратам, учитываемым при налогообложении. Кроме того, необходимо помнить, что услуги связи следует включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты – предварительной или последующей [10].
Вышеуказанные расходы в соответствии с законодательством не нормируются. Вместе с тем при пользовании услугами мобильной связи необходимо документально подтвердить, что эти расходы носят производственный характер. Иначе говоря, они должны быть документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства. Действующим законодательством не установлены формы указанных документов и перечень документов, которые подтверждали бы производственный характер расходов, связанных с оплатой услуг связи.
Для того чтобы расходы учитывались в себестоимости и относились к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, работники должны пользоваться услугами связи исключительно в производственных целях, а оформленные организацией документы должны соответствовать законодательству, содержать обязательные реквизиты.
Документами, подтверждающими понесенные организацией расходы, могут быть:
– договор с мобильным оператором на оказание услуг связи;
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо пользоваться мобильной связью;
– приказы о закреплении мобильных телефонов и (или) телефонных номеров SIM-карт за конкретными сотрудниками для исполнения ими своих должностных обязанностей;
– ведомости передачи сотрудникам мобильных телефонов, находящихся в собственности организации;
– ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией;
– акты оказания услуг связи;
– детализированные счета оператора мобильной связи в разрезе каждого числящегося за организацией телефонного номера (сведения по каждому номеру могут включать в себя номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги);
– отчеты сотрудников о произведенных звонках и других расходах, указанных в детализированном счете (составленный работником отчет по использованию мобильной связи для выполнения должностных обязанностей утверждается руководителем организации либо иным уполномоченным лицом);
– иные документы, подтверждающие служебный характер затрат.
Кроме того, считаем целесообразным приказом по организации установить условия использования работником мобильной связи, порядок учета телефонных разговоров, не связанных с производственной деятельностью, – возмещение работником или отнесение за счет собственных средств организации.
Для ограничения использования работниками мобильной связи приказом может быть установлен предельный лимит переговоров. Сумма превышения лимита, установленного руководителем организации, должна относиться за счет собственных средств организации либо удерживаться из заработной платы работника (на основании заявления). Однако при отнесении на затраты наличие лимита звонков не означает, что звонки, производимые в личных целях, должны включаться в состав затрат, т.е. лимит устанавливает ограничения на звонки производственного характера. Звонки личного характера в пределах лимита также будут признаваться непроизводственными расходами организации либо возмещаться работником (согласно решению руководителя).
Решение производственных вопросов в организации зачастую не ограничивается рамками рабочего времени. Разговоры в нерабочее время (ночное время, выходные дни), связанные с производственными вопросами, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), если для отдельных категорий работников установлен ненормированный рабочий день. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем организация вправе закрепить в локальном документе, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре. В приказе или распоряжении руководителя целесообразно указать, что сотрудник имеет право пользоваться мобильной связью в производственных целях в любой день и время суток. В этом случае данный документ также будет служить дополнительным подтверждением произведенных в служебных целях расходов. При этом необходимо помнить, что установление работнику ненормированного рабочего дня влечет обязательное предоставление дополнительного отпуска согласно трудовому законодательству.
Аналогичный подход применяется, если работники используют мобильную связь при сменном режиме работы, сверхурочных работах, при работе в выходные и праздничные дни.
При использовании услуг связи работниками организации, командированными за пределы Беларуси, расходы организации по роумингу, включающие в себя абонентскую плату, а также оплату входящих и исходящих звонков, связанных с предпринимательской деятельностью организации, включаются в состав себестоимости и затрат, учитываемых при определении налогооблагаемой прибыли. Для этого руководитель организации в приказе о командировке должен закрепить необходимость использования мобильной связи в производственных целях. В случае приобретения командированным работником карты экспресс-оплаты операторов мобильной связи иностранных государств такие расходы в состав командировочных расходов, связанных с производственной деятельностью, не включаются, так как возмещения данных расходов законодательством не предусмотрено [6].
Отнесение таких расходов к услугам связи проблематично по причине отсутствия договора и акта оказанных услуг оператора мобильной связи.
Производственный характер расходов по переговорам и роумингу, которыми воспользовался работник во время отпуска, также сложно обосновать, так как работник, находящийся в отпуске, освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей. Произведенные в отпуске со служебного телефона звонки по решению руководителя могут списываться за счет собственных средств организации либо компенсироваться работником.
С целью контроля использования мобильной связи в производственных целях можно проводить выборочные проверки детализации телефонных счетов. При наличии переговоров со служебных номеров в личных целях по решению руководителя производятся удержания из заработной платы работника в счет погашения стоимости таких разговоров с учетом норм трудового законодательства, либо эти расходы относятся за счет собственных средств организации.
Оплаченные организацией телефонные звонки, произведенные работником в личных целях и не возмещаемые им, относятся к внереализационным расходам, не учитываются в составе затрат при исчислении налогооблагаемой прибыли и рассматриваются как выплаты физическим лицам, работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральной форме, носящие характер социальных льгот, дополнительно предоставляемых по решению нанимателя и (или) трудового коллектива сверх льгот, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Такие доходы работников будут являться объектом начисления страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах». Для исчисления подоходного налога указанные доходы можно учесть в составе доходов, не подлежащих налогообложению в пределах 150 базовых величин. Отметим, что при определении суммы дохода работника в стоимость услуг связи включаются соответствующие суммы налогов, сборов, уплачиваемых из выручки, полученной от реализации данных услуг, а именно: НДС, налог на услуги [3].
Если звонки, произведенные работником в личных целях, в организации установлено возмещать, то данные затраты подлежат удержанию из его заработной платы (по его заявлению) или внесению им в кассу организации в соответствующей сумме (согласно детализированному счету оператора мобильной связи) с учетом НДС и налога на услуги.
Следует напомнить, что стоимость работ (услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников, не признается объектом обложения НДС. Не подлежат вычету суммы налога, уплаченные (подлежащие уплате) при приобретении работ и услуг, приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников, независимо от того, оплачиваются данные услуги работником или передаются ему безвозмездно. Другими словами, «входной» НДС по услугам связи, приходящийся на суммы, подлежащие возмещению работником либо отнесению за счет собственных средств организации, к вычету не принимается, а включается в стоимость услуг и относится за счет соответствующих источников.
«Чужие» мобильные расходы. Если SIM-карта зарегистрирована на работника, т.е. договор на оказание услуг связи заключен оператором мобильной связи с физическим лицом, то счета за оказанные услуги связи оператор выставляет на имя физического лица и оплачивает их сам работник. Возмещение расходов работника за переговоры в служебных целях организации в этом случае крайне сложно признать расходами, связанными с осуществляемой деятельностью, документально подтвердить, а также отразить в бухгалтерском учете, учесть в составе себестоимости продукции и при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Возмещение может быть произведено, но за счет собственных средств организации и с соответствующим налогообложением. В данной ситуации можно порекомендовать перезаключить договор с оператором мобильной связи с работника на организацию.