Складанню плану перевірки передує оцінка стану внутрішнього контролю за рухом і збереженням коштів і інших цінностей у касі підприємства.
Аудитор за допомогою запитальника, складеного спеціальним чином, визначає стан внутрішнього контролю, дає попередню оцінку дотримання на підприємстві касової дисципліни, виявляє найбільш уразливі з погляду зловживань місця, планує основні контрольні процедури, визначає специфічні риси ведення обліку на підприємстві, опис яких відсутній у наявному в нього наборі стандартних процедур.
Ознаками відсутності чи недостатнього контролю за рухом коштів у касі підприємства для аудитора є:
• відсутність на підприємстві налагодженої системи проведення раптових ревізій каси з повним перерахуванням готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі;
• відсутність на підприємстві наказу керівника, що встановлює періодичність перевірок;
• наявність ознак формального проведення ревізій каси;
• призначення в комісії з проведення ревізій постійно одних і тих самих осіб, відсутність прикладених до акту робочих записів ревізійної комісії, що свідчать про посторінкове перерахування банкнот, проведення перевірок каси на звітні дати, коли касир знає про них і заздалегідь готується та ін.;
• надання права підпису прибуткових і видаткових вагових ордерів іншим особам, крім головного бухгалтера і керівника підприємства, не відбите в розпорядженнях керівника підприємства;
• формальне проведення ревізії каси при зміні (звільненні) касирів;
• відсутність у штаті касира, коли ці функції покладені на рахункового працівника без письмового розпорядження керівника підприємства;
• відсутність договорів про повну матеріальну відповідальність з касиром;
• відсутність у касира навичок підготовки до ревізії каси, що свідчить про те, що така процедура є для нього звичайною.
Відповідальність за дотримання порядку ведення касових операцій покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів і касирів. Тому аудитор повинен опитати кожну з відповідальних осіб. Запитальник аудитора має бути складений таким чином, що в більшості випадків відповідь вписувати не потрібно, бо аудитор відзначає чи маркером чи обводить авторучкою отриману відповідь, номер процедури і номер попереднього висновку. Запитальник побудований за принципом блок-схеми, якщо немає необхідності задавати яке-небудь запитання, номер наступного запитання зазначений у графі "Номер наступного запитання".
Запитальник аудитора складається у трьох екземплярах, на кожному з них проставляються посада, прізвище, ім'я і по батькові особи, з якою буде проведена бесіда.
Результати опитування відповідальних осіб можуть бути різними:
касир може не знати, чи є на підприємстві наказ про раптові ревізії каси, керівник підприємства — про необхідність укладати договір про повну матеріальну відповідальність з касиром. Розбіжності у відповідях на поставлені аудитором запитання також можуть свідчити про слабкі сторони внутрішнього контролю.
Слід зазначити, що відповіді на запитання можуть бути типу "повинен (повинні) бути", тобто що відповідаючий може бути не упевненим у своїй відповіді — у цьому випадку відповідь на поставлене запитання аудитору доводиться знаходити самому або опитувати інших співробітників підприємства.
За результатами опитування в аудитора складається певна думка про стан касової дисципліни на підприємстві. Представлений запитальник дозволяє аудитору зробити цілий ряд проміжних висновків, сукупність яких надає право зробити основний висновок про те, що касова дисципліна в клієнта не дотримується, а порядок ведення касових операцій порушується.
Але подібний висновок може бути основою для наступних дій:
• якщо за результатами опитування співробітників підприємства, що перевіряється, і даними експрес-аналізу звітності касові операції становлять невелику питому вагу в загальній кількості господарських операцій, то аудитор може планувати перевірку касових операцій у звичайному порядку для оцінки матеріальності статті "Каса" у звітності підприємства;
• якщо питома вага касових операцій велика, наприклад, реалізація продукції підприємства ведеться через касу, то це може послужити підставою аудитору для відмови від виразу своєї думки про вірогідність звітності підприємства.
У загальному випадку за результатами опитування в аудитора сформовується план проведення перевірки касових операцій і намічається склад процедур.
4.5 Методи збору аудиторських доказів, застосовувані при перевірці касових операцій
Для того, щоб скласти свою думку про постановку бухгалтерського обліку, вірогідність й об'єктивність облікових даних, ефективність системи внутрішнього контролю аудитор повинен зібрати достатню кількість доказів. Збираючи докази, аудитор використовує обмежену кількість методів їх одержання.
При перевірці касових операцій використовуються практично всі методи отримання аудиторських доказів, але вони застосовуються до різних об'єктів контролю і для виявлення можливих порушень.
1. Спостереження чи участь в інвентаризації.
2. Спостереження за виконанням господарських чи бухгалтерських операцій.
3. Усне опитування.
4. Одержання письмових підтверджень
5. Перевірка документів, отриманих клієнтами від третіх осіб.
6. Перевірка документів, підготовлених на підприємстві клієнта.
7. Перевірка арифметичних розрахунків.
8. Аналіз.
Для виявлення кожного з можливих порушень чи зловживань розроблений певний набір контрольних процедур.
Усі процедури побудовані за єдиною схемою: найменування, мета процедури; засобу, необхідного для її виконання, техніка виконання процедури; оформлення результатів.
Процедури забезпечені класифікаційними номерами, що дозволяє робити посилання на них у програмі аудиторської перевірки у конкретного клієнта.
Класифікаційний номер містить назву розділу бухгалтерського обліку і три знаки. Будується за серійно-порядковою системою: перший знак — номер порушення по класифікації (порушень порядку ведення касових операцій виділений 7); другий знак — номер різновиду порушення (від 1 до 4); третій знак — порядковий номер процедури для виявлення даного порушення.
• Для виявлення прямого розкрадання коштів, не замаскованого ніякими діями, застосовується процедура "Каса" — інвентаризації касової готівки.
• Для виявлення розкрадання коштів, яке маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії й інших співробітників підприємства, застосовуються процедури:
"Каса.1.2.1." — перевірки наявності на прибутковому і видатковому касовому ордерах підпису головного бухгалтера чи уповноваженої особи;
"Каса. 1.2.2." — перевірки наявності на видаткових касових документах підписів керівника підприємства чи уповноваженої особи і т.ін.
"Каса.2.1.1." — перевірки чекової книжки (книжок) підприємства на повноту;
"Каса.2.1.2." — перевірки повноти оприбуткування коштів у касу підприємства, отриманих з банку по чеку.
• Для виявлення випадків неоприбуткування і присвоєння грошових сум, що надійшли від різних фізичних і юридичних осіб по прибуткових ордерах, застосовуються процедури:
"Каса.2.2.1." — перевірки своєчасності розрахунків співробітників підприємства по витратах на відрядження:
"Каса.2.2.2." — перевірки своєчасності розрахунків співробітників по коштах, виданих на господарські потреби і т.д.
• Для виявлення зайвого списання грошей по касі шляхом повторного використання тих самих документів застосовуються процедури:
"Каса.3.1.1." — перевірки повноти первинних прибуткових касових документів, прикладених до звіту касира;
"Каса.3.1.2." — перевірки повноти первинних видаткових касових документів, прикладених до звіту касира;
"Каса.3.1.3." — перевірка правильності і своєчасності гасіння додатків.
• Для виявлення зайвого списання грошей по касі неправильним підрахунком підсумків у касових документах і касових звітах застосовуються процедури:
"Каса.3.2.1." — перевірки збігу вхідного залишку по касі на кожен день з кінцевим залишком по касі за попередній день;
"Каса.3.2.2."—перевірки підсумків касових звітів.
• Для виявлення зайвого списання грошей по касі без підстав по підроблених документах застосовуються процедури:
"Каса.3.3.1." — перевірки збігу видаткових касових ордерів інформації про них, що міститься в журналі реєстрації видаткових касових ордерів;
"Каса.3.3.2." — перевірки доброякісності первинних документів;
"Каса.3.3.3." — перевірки обґрунтованості включення особи до розрахунково-платіжних відомостей.
• Для виявлення зайвого списання грошей по касі шляхом підробки в законно оформлених документах зі збільшенням сум списань застосовуються процедури:
"Каса.3.4.1." — перевірки повноти реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей у журналі реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей;
"Каса.3.4.2." — перевірки відповідності даних аналітичного і синтетичного обліку по розрахунках з персоналом.
• Для виявлення випадків присвоєння сум, законно нарахованих різним особам і організаціям, зокрема, депонованої заробітної плати і засобів, нарахованих за іншими підставами, застосовують процедури: