Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение (стр. 10 из 12)

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 1.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

Рисунок 1 – Производственный цикл документооборота

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

3.2 Работа с письмами и заявлениями граждан

самоуправление корреспонденция документ архив

Организацию работы с письменными и устными обращениями граждан по учету, прохождению, рассмотрению, подготовке ответов и анализу поступивших обращений в Исполнительном комитете обеспечивает отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления.

Организация работы (регистрация и контроль) с обращениями граждан, поступившими через официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета»), «Прямую связь», а также на личных встречах с жителями, обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления. Для вопросов, поступивших на официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета») устанавливается срок подготовки ответа – 7 дней. Срок продлевается в зависимости от сложности вопроса.

Письма граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата, поручения вышестоящих органов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота Управления делопроизводства и передаются для регистрации и сканирования в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступивших писем отделом документооборота Управления делопроизводства проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Заявления граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и ответы о результатах рассмотрения обращений граждан принимаются отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

При регистрации обращений граждан, направленных Мэру г. Казани, в электронной базе данных делается отметка о переадресовании обращений Руководителю Исполнительного комитета г. Казани. Поручения вышестоящих органов переадресовываются (в электронной базе данных) в Казанскую городскую Думу. На первой странице письма ставится регистрационный штамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и даты поступления.

В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо. К поступившему письму приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Все сведения о поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления, тип и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, социальное положение заявителя. Заявление сканируется и привязываются в электронном виде к регистрационной карточке.

Все письма после регистрации в электронном виде или на бумажном носителе пересылаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для оформления контрольных карточек Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета. Контрольное управление определяет ответственных исполнителей по заявлению и устанавливает срок исполнения документа.

Письменное обращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Если в анонимном обращении гражданина содержатся факты совершения противоправных действий, обращение проверяется в порядке, установленном действующим законодательством.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в подразделение Исполнительного комитета или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Письма, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и не носящие личного характера, подлежат регистрации. Вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром г. Казани, с проектом контрольного поручения передаются ему Контрольным управлением через помощника Мэра г. Казани.

Зарегистрированные письма передаются через Контрольное управление на рассмотрение Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета, как правило, в день их поступления.

В соответствии с поручениями Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата обращения направляются на исполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, а также в районные администрации, в компетенции которых находится решение поставленных в письмах вопросов.

Заявления на прием к заместителям Руководителя Исполнительного комитета, заявления о выдаче справок, обращения «для сведения» направляются для рассмотрения по назначению непосредственно отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Направление писем граждан заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется в электронном виде отделом контроля за обращениями граждан Контрольного управления в зависимости от их полномочий в решении поставленных вопросов, а также согласно установленным служебным обязанностям. Направление писем граждан в оригинале заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства после выдачи контрольного задания Контрольным управлением.

Письма, в которых содержатся вопросы, решение которых находится в компетенции нескольких заместителей Руководителя Исполнительного комитета, направляются (в электронном виде или на бумажном носителе) всем соисполнителям. Электронный вид контрольной карточки рассылается исполнителям автоматически по базе данных. Ответственный исполнитель определяется по наибольшему числу вопросов, содержащихся в письме, или по первому из них. На основе информации соисполнителей ответственный исполнитель готовит обобщенные ответы заявителю и учреждению, где письмо находится на контроле.

Помощник или референт заместителя Руководителя Исполнительного комитета формирует задание (в электронном виде) с указанием должностного лица подразделения, которому поручается подготовка ответа.

Не допускается направление писем и заявлений на рассмотрение должностным лицам и органам, в которых содержится протест на их действия.