Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй – печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т.д. Третий – готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.
Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.
Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.
Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата.
Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.
В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности – первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.
Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.
Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.
При подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета Министров Республики Татарстан).
Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы.
Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани регистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота. Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе. Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второго экземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи в Контрольное управление для снятия с контроля.
Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.
Документы, включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного органа.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
После подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в Контрольное управление для снятия с контроля.
Второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в отделе документооборота согласно номенклатуре дел.
Третий экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников (референтов).
Комплекты документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2 года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.
Исходящая корреспонденция отправляется адресатам централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей. Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов.
Для своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.
Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.
При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами. При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть указаны должность и личная подпись отправителя.
Международная телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.
Гербовые и другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документа подлинникам.
Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи.
Штампы используются для проставления отметок о получении и регистрации документов.
2.4 Формирование дел, организация оперативного хранения, порядок передачи документов на хранение в архив
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел – систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу) перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
– положением об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях;
– штатным расписанием;
– планами и отчетами о работе;
– перечнями документов с указанием сроков их хранения;
– номенклатурами дел за предшествующие годы (изучаются вид документа, их состав и содержание).
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу на согласование по следующей форме:
Исполнительный комитет муниципального
образования города Казани
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Номенклатура дел
На ___ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения подпись расшифровка подписи
Согласовано
Наименование должности
руководителя архивной службы подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО | |||
Наименование должности ответственного