- разработка предложений по совершенствованию документационной деятельности ООО «Фудзияма».
Проводя обзорширокогокруга источников, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управлениядокументацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:
· Государственная система документационного обеспеченияуправления.[1] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах;
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых;
· унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации;
· ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[3] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело»;
· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защитеинформации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [6]
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред. И.К. Корнеева уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).
Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.
Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
В издании «Делопроизводство» под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой [8] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.
В учебном пособии М.В. Кирсановой «Курс делопроизводства»[9] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В дипломной работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»[10], где подробно описано понятие системы документации.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е.А., в котором описывается функциональная и корпоративная системы документации. В журнале «Делопроизводство» в статье
Митченко О.Ю., Рыскова О.И. подробно рассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001,а в другой статье Митченко О.Ю. расписаны требования международного стандарта ИСО 15489-2001.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Фудзияма»:
- Устав организации;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ООО «Фудзияма» и другие материалы.
Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе представлен состав нормативно – правовых актов, регулирующие деятельность общества с ограниченной ответственностью. Вторая глава представляет систему документации данной организации. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота организации, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы ООО «Фудзияма», а также документы разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота в данной организации.
Глава 1. Состав нормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью
Законодательство об обществах имеет не менее чем двухсотлетнюю историю. С достаточной долей условности можно считать, что первым прообразом обществ были регулируемые римским правом объединения частных лиц в форме uni-versitas — субъект права, все члены которого входят в образованное ими объединение.
В современной России начало возрождения хозяйственных обществ пришлось на 90-е годы. Однако первые законодательные акты, призванные заложить базу для развития хозяйственных обществ (товариществ), были не только недостаточно юридически грамотными, но в ряде случае противоречили друг другу.
Во-первых, общество с ограниченной ответственностью, неправомерноименуемое в Законе РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности (1990 г.) "товариществом с ограниченной ответственностью", определялось как объединение граждан и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Таким образом, закладывалась правовая база для понимания этой организационно-правовой формы как "объединения лиц", что, в свою очередь, приводило к неправильному пониманию сути этого вида юридического лица и нарушениям прав его участников. Ведь "объединение лиц" означает, что товарищество может быть создано не менее чем двумя лицами, члены товарищества должны лично участвовать в его деятельности и, следовательно, могут быть участниками только одного товарищества. Вместе с тем по своей сути "товарищество с ограниченной ответственностью" было не чем иным, какхозяйственным обществом - правовой формой объединения не лиц, а капиталов, где его участники объединяют только имущество,следовательно, могут одновременно участвовать имущественными взносами в нескольких обществах.