Глава 2. Системы документации ООО «Фудзияма»
2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»
Общество с ограниченной ответственностью «Фудзияма», именуемое в дальнейшем «Общество», учредили Яруллин А.Г. и Кисилев А.А., именуемые в дальнейшем «Участники», в соответствии с протоколом № 1 от 14 января 2005 г. на неограниченный срок для осуществления предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществе с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан.
Общество с ограниченной ответственность “Фудзияма” учреждено в 2005 году в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, и приобретает права юридического лица с момента его регистрации в администрации города Казани Республики Татарстан. ООО “Фудзияма” строит свою деятельность на основании настоящего Устава и законодательства. Участниками общества являются граждане Российской Федерации.
Основной целью создания общества является осуществление предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан. Основными видами деятельности общества являются:
- организация кафе, ресторанов и других предприятий общественного питания;
- торгово – посредническая деятельность;
- осуществление торгово – закупочной деятельности и т.д.
Общество имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес Общества: 420111, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Левобулачная,28, ресторан «Фудзияма».
Имущество образуется за счет вкладов в уставной капитал, а также за счет иных источников, предусмотренных действующим законодательством.
ООО «Фудзияма» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в Российской Федерации.
Исполнительным органом является директор, избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.
Трудовые отношения работников ООО «Фудзияма» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
Общество имеет свои штампы и бланки со своим фирменным наименование, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.
Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно.[22]
2.2 Состав организационно–правовых документов
ООО «Фудзияма»
Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Такая системная классификация документированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.
В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой деятельности в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:
- функциональные
- корпоративные.
Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.[23]
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
- организационно- распорядительной документации;
- система плановой документации;
- первичная учетная документация;
- отчетно-статистическая;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчетно-денежной документации и др.[24]
Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере деятельности. Сюда относят совокупности документов, образующихся в процессе жизнедеятельности отдельного лица.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным
системам. Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и преждевсего процессы управления, обслуживаемые этими системами.[25]
Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
К организационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО «Фудзияма», штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.
Организационно – правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.
На первом этапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документы общества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждают учредительные документы. Для учреждения общества учредители заключают учредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Положение о порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности[26] в пп. "в" п. 3 указывает, что договор учредителей должен содержать сведения о наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей, их местонахождении (местожительстве), государственной регистрации (для юридических лиц) или личности (паспортные данные - для физических лиц).
Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себе черты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1 ст. 12 Закона об обществахпредусматривает, что в учредительном договоре участники определяют порядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК, посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, а лишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительных документов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны быть туда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путем составления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могут предусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает это делать. Как любой другой договор, учредительный договор отвечает всем требованиям, предъявляемым законодательством к договорам и сделкам с учетом его особенностей как учредительного договора (см. Приложение 1).
В учредительном договоре отражены следующие положения:
- состав учредителей (участников) общества;
- размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
- размер и состав вкладов, порядок и сроки, их внесения в уставный капитал общества при его учреждении;
- цели и виды деятельности;
- ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
- условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
- состав органов общества;
- порядок выхода из общества его участников.
Вторым учредительным документом ООО «Фудзияма» является устав (см. Приложение 2). Согласно ст. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается его учредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2 ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться в уставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора и имеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и его взаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставе может дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству. Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядом статей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников. Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенные виды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капитал общества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникам существенно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этом единственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и иным федеральным законам.