Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также применяются для представления руководителю организации по его указанию.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. В расположении и составе реквизитов выявлено несоответствие требованиям в оформлении справок, а именно, отсутствие наименование структурного подразделения организации, заголовка к тексту.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.[33]
Письма в ООО «Фудзияма» являются самым распространенным способом обмена информацией, который объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов организации и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-извещения, письма-просьбы, письма-подтверждения и т.д. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. На бланке письма указываются наименованиевышестоящей организации, данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП),почтовый и телеграфный адреса организации, номер счета в банке, справочный телефон.
В гарантийных письмах обычно проставляется две подписи: руководителя и бухгалтера, но в ООО «Фудзияма» подпись руководителя не проставлен и отсутствует заголовок к тексту (см. Приложение 13).
Письмо – сообщение в ООО «Фудзияма» составлено с помощью унифицированной Формы № С-09-1 (см. Приложение 14).
Письмо посвящается одному вопросу, что упрощает операции по обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда и вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю.
Письма пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Документы могут также передаваться по каналам электросвязи. К таким документам можно отнести телеграмму, телефонограмму и факсограмму (факс).
Телеграмма в ООО «Фудзияма» используют в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, письмо-телеграмма, с оплаченным ответом.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный номер, фамилия должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Текст заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.
Телефонограммы в ООО «Фудзияма» передаются устно по каналам телефонной связи и записываются от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и тому подобных случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Реквизитами телефонограммы являются: название организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и подпись.
Факсограмма (факс) получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (см. Приложение 15,16). В отличие от телеграммы эта связь позволяет получать изображения отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности воформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.[34]
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Фудзияма» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации). Также необходимо отметить о наличии информационно – справочных документов, которые играют немаловажную роль в деятельности ООО «Фудзияма», не считая недостатки в оформлении документов, которые, я считаю, можно исправить, если в организации создать службу делопроизводства.
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" [35]
Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы).
Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.)стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.
Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.
Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001[36]. Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения системавтоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.