Міністерство освіти і науки України
ПВНЗ Європейський університет
Житомирська філія
Факультет економіки і менеджменту
Кафедра фінансів
Реферат
на тему
Кошторисна вартість виборів
Житомир - 2011
Зміст
Вступ
1. Огляд кошторису
2. Кошторис та план кампанії
3. Підготовка кошторису кампанії
4. Учасники кошторисного процесу
5. Основні напрямки
6. Категорії кошторису
7. В роботі з кошторисом необхідно
8. Планування про всяк випадок
9. Необхідно пам'ятати
Список використаної літератури
Вступ
Кошторис організації є фінансовим проектом стратегії кампанії.
Якби ви спробували будувати будинок без проекту, стіни були б нерівні, вікна були б неоднакові, і вам би пощастило, якби такий будинок взагалі не розвалився. Те ж саме можна сказати про роботу партійної організації без кошторису.
Всі кампанії мають обмежені ресурси. Найголовніше в роботі менеджера кампанії –розподіляти ресурси ефективно та на користь кампанії. Кошторис кампанії – це письмовий план розміщення одного з найдефіцитніших ресурсів – грошей.
Кошторис – це своєрідне взаємопереплетення всіх елементів кампанії. При складанні кошторису необхідно прораховувати всі статті витрат (чи то купівлю чогось необхідного, чи вартість певних заходів, запланованих вами на час виборчої кампанії). У разі перевищення загальної вартості статей витрат статей надходжень, вам потрібно буде відповідним чином впорядкувати ваш кошторис.
Кошторис фактично є офіційною заявкою на збір коштів відповідному відділу по збору коштів у виборчому штабі вашої кампанії. Ви доводите до відома такого відділу, скільки грошей вам потрібно і коли (на успішну виборчу кампанію), інформуєте по суті, що ви розраховуєте на команду зі збору коштів для досягнення поставлених цілей і розраховуєте на те, що вони повідомлять вас вчасно, якщо цілі не можуть бути досягнутими.
Кошторис кампанії – це серія виборів, які ви зробили та пріоритети, які ви визначили. Це – план кампанії в цифрах. Це – ваша формула успіху з наявними ресурсами.
Звичайно, кошторис викарбовується не на кам’яній плиті. Нова інформація іноді змінює стратегію кампанії, і тоді ж відповідно переглядається і кошторис. Так скажімо, ви прийняли рішення послати комусь ще один переконливий лист чи купити платну телерекламу на декілька днів раніше, аніж це було заплановано з самого початку. Такі рішення беззаперечно змінюють ваш кошторис. І хоча ваш кошторис проходитиме через багато стадій, не потрібно змінювати його поспішно. Кожен новий план кампанії та кошторис повинні відображати ваші здобутки.
1. Огляд кошторису
Влівій колонці ви робите список відділів/програм та всіх робіт і елементів, які входять до кожного відділу/програми, а зверху буде графа часових проміжків (квартал, місяць, тиждень, день). Існуючі комп'ютерні дискети з пакетами таблиць можуть стати вам у нагоді при складанні кошторису.
Хоча кошторис може виглядати по-різному, в даному буклеті, коли ми посилаємось на кошторис кампанії, ми маємо на увазі кошторис, який відповідає наступним правилам:
Витрати групуються згідно розділів статей витрат та підрозділів (відділів) штабу кампанії. Так наприклад, можна побачити статтю витрат на друкування матеріалів та доставку матеріалів до адресатів як у багатьох різних розділах статей витрат кошторису, так і у кошторисах різних функціональних підрозділів виборчого штабу вашої кампанії. Список штатних працівників, як правило, внесений до кошторису відповідного відділу, в якому вони працюють. Стаття витрат на відрядження може бути в кошторисах кількох функціональних підрозділів.
Вказується загальна сума по відділах. Загальні суми програм в кошторисі дозволяють менеджеру кампанії розпізнавати витрати кожного відділу. Наприклад, легко контролювати, який процент кошторису витрачається на організацію центрального штабу в порівнянні з діяльністю регіонального офісу.
Всі витрати повинні бути розміщені відповідно відрізків часу. У вашій кампанії це можуть бути квартали, місяці, тижні чи дні. Ближче до завершення виборчої кампанії, відрізки часу у кошторисі логічно зменшуватимуться.
Кожен відрізок часу повинен бути розділений на дві колонки: "в кошторисі" та "в дійсності". Коли ви почнете витрачати гроші, вам потрібно буде проставляти витрати в колонці "в дійсності".
Навіть ідеально з точки зору стратегії розроблена виборча кампанія не принесе користі, якщо менеджер не розробить її кошторис. Кошторис кампанії нагадує атлас доріг для менеджера кампанії, що в години хаосу створює почуття цілісності. Крім того, він є індикатором життєздатності вашої кампанії. Наприклад, кампанія може мати багато досвідчених співробітників, найбільше візуальної агітації та найглибший дослідницький банк даних. І все ж, якщо кампанія не має грошей в банку для фінального ривка в платних засобах масової інформації, перемога може бути ілюзорною. Кошторис кампанії тримає її на рейках.
Кошторис допомагає менеджеру кампанії:
Витрачати гроші розумно
Працювати за планом
Створити довіру
Члени вашого фінансового комітету, головні донори (включаючи підприємства – донори, якщо дозволено законом) матимуть бажання поглянути на кошторис, аби зрозуміти та повірити у вашу стратегію. Навіть консультанти, яких ви плануєте найняти, можуть запитати кошторис. Для них короткий виклад вашого кошторису є передумовою для встановлення довіри до вас та доказом вашого відповідального ставлення до справи. Вони знають, що план кампанії так ф залишиться планом, якщо витрати на його реалізацію не підраховані і не викладені на папері.
Справлятись з кризовими ситуаціями
2. Кошторис та план кампанії
План кампанії та кошторис тісно пов'язані між собою. Зміни в плані кампанії завжди відображатимуться в кошторисі кампанії. В той час, коли кампанія є поєднанням всіх стратегій та тактик кампанії (як тих, що потребують грошей, так і тих, що їх не потребують), кошторис стосується лише тих, що коштують грошей. З розгортанням виборчої кампанії план і кошторис вимагатимуть все більше і більше уваги.
Так, скажімо, зміни в плані кампанії вимагають доставки друкованих матеріалів добровольцями, хоча попередньо планувалось розіслати ці матеріали поштою. Зміни в плані вимагають відповідних змін у кошторисі.
Нагадаємо, що більшість діяльності по збору коштів повинна бути проведена перед останніми 6–8 тижнями кампанії. Протягом тих вирішальних останніх двох місяців ви витратите більшість зібраних вами коштів. План кампанії повинен передбачати і цю кошторисну реальність.
3. Підготовка кошторису кампанії
Реально оцініть ваші можливості по збору коштів для кампанії
Немає сенсу складати кошторис, під який немає грошей. Радимо спочатку ознайомитись із досвідом збору коштів попереднього кандидата, проконсультуватись із фінансовим директором реально оцініть ваші можливості по збору коштів.
Складаючи кошторис, виходьте з потреб існуючого плану виборчої кампанії
Кошторис повинен відображати план кампанії. Навпроти кожної роботи в списку, який включає план, вам потрібно вирішити, скільки ви плануєте витратити та коли.
Вимагайте окремі кошториси від кожної з організаційних структур виборчого штабу кампанії
Коли ви найняли штат, вони мають подати вам кошториси для проектованих ними програм. Де ви цього не зробили, там ви маєте скласти кошторис самі.
Запасіться копіями відповідних законів, які стосуються збору та витрачання коштів кампаній
Якщо ви ведете місцеву виборчу кампанію, зверніться з інформаційними запитами до місцевих виборчих органів (комісій, тощо).
Бажано придбати відповідне програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку
Нині існує чимало комп'ютерних програм, які об'єднають вашу діяльність, пов'язану з витратами, фінансовими вкладами та відповідними звітами. Тож бажано придбати пакет, який працюватиме на вас та вашу кампанію.
4. Учасники кошторисного процесу
Повна відповідальність за кошторис лежить на менеджерові виборчої кампанії. Все ж, залежно від масштабів кампанії, є принаймні ще три людини, які так чи інакше братимуть активну участь у підготовці бюджету. Це:
Кандидат
Ясно, що кандидат важить найбільше в будь-якій кампанії. Тому його потрібно консультувати з початку кошторисного процесу. В першу чергу бажано дійти принципової згоди з наступних питань:
заплановані заходи кампанії та їх ціна
наявні особисті ресурси
бажання продовжувати працювати за наявності боргів
Не полінуйтесь пояснити своєму фінансовому директору кампанії, що стоїть за кожною статтею витрат.
Кошторис є офіційним документом обмеженого доступу.
Бухгалтер Це людина, яка по суті "володіє" кошторисом. На початкових стадіях підготовки кошторису, бухгалтер (чи виконуючий обов'язки) повинен бути готовим подати інформацію щодо передбачуваних ним витрат за різними статтями витрат.
кошторис кампанія фінансування правовий
5. Основні напрямки
Кошториси, як і кампанії, відрізняються один від одного. Зрозуміло, що кошторис загальнонаціональної виборчої кампанії набагато складніший, аніж кошторис виборчої кампанії до місцевих органів влади. Важливо відмітити, що багато заходів регіональних кампанії може оплачуватись з бюджету загальнонаціональної скоординованої кампанії, якщо різні кампанії проводять спільні заходи в регіонах. Тому заходи на місцевому рівні можуть бути набагато важливішою частиною роботи вашої кампанії, хоча вони можуть бути не відображені як суттєві в індивідуальному кошторисі кампанії.
Практика свідчить, що найбільш раціональним є наступний розподіл статей витрат: