Акт должен быть составлен в двух экземплярах и подписан ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основе данных о выявленных по документам остатках сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, другой остается у комиссии.
В акте должны быть указаны:
- наименование организации-дебитора;
- счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
- суммы задолженности, подтвержденные и не подтвержденные дебиторами;
- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
По видам задолженности к акту инвентаризации расчетов прилагается бухгалтерская справка, в одном экземпляре (Приложение к форме N ИНВ-17). ). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.
В "Справке к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" указываются:
- наименование, адрес, ИНН организации-должника;
- сумма задолженности;
- основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;
- дата образования задолженности;
- первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;
На основании бухгалтерской справки руководитель организации в случае необходимости издает приказ о списании просроченной и (или) нереальной ко взысканию суммы дебиторской задолженности. Если организация не создавала резерв по сомнительным долгам, то списанная дебиторская задолженность, причем в сумме, в которой она отражена в бухгалтерском учете (с НДС), относится на финансовые результаты.
Результаты инвентаризации расчетов должны быть рассмотрены на заседании инвентаризационной комиссии, состав которой утверждает руководитель организации. В ее задачи входят выявление причин, по которым необходимо внести уточнения в регистры бухгалтерского учета, и формирование рекомендаций по отражению в учете результатов инвентаризации. Руководитель организации, ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный комиссией порядок регулирования расхождений.
Обнаруженные при инвентаризации расхождения между фактической суммой дебиторской задолженности и данными бухгалтерского учета должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а результаты годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
Итак, подведем некоторый итог. Для признания операции по списанию дебиторской задолженности
необходимы следующие документы:
- договор с организацией-дебитором.
- первичные документы, подтверждающие факт задолженности (например, накладные);
- акт по форме N ИНВ-17;
- приказ руководителя о списании суммы дебиторской задолженности.
В случае наличия вышеназванных документов и при отсутствии резерва по сомнительным долгам дебиторская задолженность подлежит списанию на финансовые результаты как нереальная ко взысканию (безнадежная).
1.4 Управление неистребованной дебиторской задолженностью
Неистребованная дебиторская задолженность - это задолженность, по которой организация-кредитор не приняла меры к ее возврату.
Практика управления неистребованной дебиторской задолженностью предлагает несколько методов ее минимизации:
- создание резервов по сомнительным долгам;
- продажа дебиторской задолженности по договору уступки права требования;
- использование векселей;
- взаимозачет задолженности.
1) Сомнительным долгом, как было выше сказано, признается дебиторская задолженность организации, не погашенная в установленные договором сроки и не обеспеченная соответствующими гарантиями.
Условия, которые должны соблюдаться при создании резерва по сомнительному долгу:
- задолженность возникла по расчетам за продукцию, товары, работы, услуги (по невозвращенным кредитам, займам, подотчетным суммам и т.п. резервы сомнительных долгов создаваться не могут);
- срок погашения задолженности по договору истек;
- гарантии погашения задолженности отсутствуют (данное условие следует подтверждать документально, например материалами переписки с дебитором);
- произведена инвентаризация дебиторской задолженности;
- порядок и сроки создания указанных резервов определены учетной политикой организации.
Таким образом, величина резерва определяется по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния организации-должника и оценки вероятности погашения долга.
Решив создать резерв по сомнительным долгам, фирма должна формировать его ежеквартально или ежемесячно (периодичность формирования резерва зависит от отчетного периода, который фирма применяет по налогу на прибыль, им может быть I квартал (первое полугодие, девять месяцев) или месяц (два месяца, три месяца и т.д.).
Если фирма создает резерв, безнадежные долги списывают за счет него. Сумма такого резерва в бухгалтерском учете отражается в составе прочих, а в налоговом - в числе внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ).Включать в состав внереализационных расходов суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам могут лишь организации, определяющие доходы и расходы для целей налогообложения прибыли по методу начисления. Резерв создается только по расчетам за реализованные товары, работы и услуги. Эта задолженность включается в резерв с учетом НДС, предъявленного покупателю [1, 8].
Для определения суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам необходимо выполнить следующие пункты:
1. Провести инвентаризацию дебиторской задолженности, возникшей в связи с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), по состоянию на последний день отчетного периода по налогу на прибыль.
2. Выделить из нее сомнительные долги, то есть ту дебиторскую задолженность, которая не погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
3. Определить срок задержки платежей по сомнительным долгам.
Отсчитывать его нужно с той же даты, что и срок исковой давности.
4. Рассчитать размер резервирования сумм по каждой задолженности исходя из сроков задержки платежей.
Соотношения этих показателей приведены в таблице 2:
Таблица 1 – Размеры резервирования сумм по сомнительным долгам
| На сколько дней должник задержал оплату | Сколько процентов от общей суммы задолженности нужно зарезервировать |
| Менее 45 дней | 0% |
| От 45 до 90 дней (включительно) | 50% |
| Более 90 дней | 100% |
5. Сравнить общую сумму, которую надо зарезервировать, с 10% выручки фирмы за отчетный период.
Если фактический резерв превышает это предельное значение, то резерв можно создать только на сумму, равную 10% выручки, так как сумма указанного создаваемого резерва не может превышать 10% от выручки отчетного периода (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Если в течение отчетного периода убытки от списания безнадежных долгов превысили размер резерва по сомнительным долгам, то сумма превышения включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Если на конец отчетного периода у фирмы есть неиспользованный остаток резерва, то он может быть перенесен на следующий отчетный период с учетом следующих правил:
- если неиспользованный остаток меньше суммы резерва, создаваемого в следующем отчетном периоде, разница между остатком и суммой вновь создаваемого резерва включается в состав внереализационных расходов;
- если неиспользованный остаток больше суммы резерва, создаваемого в следующем отчетном периоде, разница между остатком и суммой вновь создаваемого резерва включается в состав внереализационных доходов (п. 5 ст. 266 НК РФ).
2) Следующий способ минимизации дебиторской задолженности – это ее продажа по договору уступки права требования (цессии). Согласно п. 2 ст. 382 ГК РФ для перехода к другому лицу прав кредитора согласие должника не требуется, если иное не предусмотрено законом или договором. В таком случае бывшая организация-кредитор будет являться цедентом, а тот, кому она "продаст" должника, - цессионарием. После того как договор с новым кредитором будет подписан, необходимо уведомить должника о том, что теперь требовать долг от него вправе новый кредитор.
Обычно организации-цеденты (первоначальные кредиторы) реализуют дебиторскую задолженность с убытком. Необходимо отметить важный момент, что по договору цессии права передаются в полном объеме, то есть новый кредитор может требовать от должника не только выплаты основного долга, но и уплату штрафов, пеней, неустоек. К договору цессии прилагаются документы, которые подтверждают сам факт задолженности, а также ее размер. В частности, таким документом может быть акт сверки взаимной задолженности или акт инвентаризации расчетов.
Обычно организации-цеденты (первоначальные кредиторы) реализуют дебиторскую задолженность с убытком.
Продажа долга обычно используется в следующих случаях:
1) задолженность бесспорная, а вероятность ее взыскания высокая или средняя, но срок погашения долга длительный либо неопределенный;
2) существует лицо, сильно заинтересованное в обладании правами требования именно к вашему должнику (так бывает, когда должник находится на стадии банкротства (или его "подводят" к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов);
3) задолженность бесспорная, а вероятность взыскания долга низкая (безнадежный долг).
Таким образом, К достоинствам продажи долга можно отнести короткие сроки возврата денег и высокую вероятность их фактического получения, к недостаткам - низкий доход первоначального кредитора за проданные права требования.