Этот процесс непосредственно связан со следующей задачей - построением единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца. Общеизвестно, что в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов учебных документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании учебного процесса. При унификации учебных документов необходимо строить их формы таким образом, чтобы при их заполнении и обработке можно было шире применять технические средства в целях сокращения объема непроизводительного ручного труда. В частности, в академии унифицированы следующие формы документов: расчет учебной нагрузки кафедры на учебный год, распределение учебных поручений преподавателям кафедры на учебный год, сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом кафедры. Все эти документы имеют табличную форму с зафиксированной в них постоянной частью информации. Обмен унифицированными формами документов осуществляется в рамках академии по электронной почте, чтосущественно сокращает временные затраты по их доставке и затраты по тиражированию. В последующем использование соответствующей технологии позволит осуществлять автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных формах. В частности, информация, содержащаяся в «Расписании учебных занятий», позволит осуществлять подготовку ежемесячных сведений о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом кафедр. Решение данной задачи в значительной степени будет определяться комплексным подходом и зависеть от совместных разработок, осуществляемых в данном направлении профессорско-преподавательским составом кафедры прикладной информатики и информационных технологий в управлении, кафедры документационного обеспечения управления, центром информационного и технического обеспечения академии.
Следующий уровень унификации - это установление общих синтаксических правил построения документа. Здесь важно отметить, что помимо унификации внешней формы документации, отражающей учебный процесс, следует помнить и об унификации ее содержательной части. В качестве примера можно привести, подготавливаемый всеми деканатами факультетов академии, - направление на сдачу (пересдачу) экзамена (зачета). В данном случае унификации подлежит вся содержательная часть документа, состоящая из повторяющихся сведений. Поэтому название специальности, курс, номер группы, форму обучения, название дисциплины, И.О.Ф. преподавателя следует располагать в строго определенной последовательности. Это позволит внести единообразие в оформление текстовой части и сделает ее более удобной для восприятия. Те же самые рекомендации следует отнести к приказам, отражающим движение студенческого контингента.
Необходимо отметить еще один аспект, затрагивающий вопросы унификации учебной документации. В последние годы возрос интерес к проблемам российского образования, поскольку интеграция России в европейское сообщество требует приведения ее законодательства к мировым стандартам. Без реформирования не сможет остаться и сфера образования, и первые шаги на этом пути уже сделаны. Так, 19 сентября 2003 г. в Берлине на встрече министров, отвечающих за высшее образование в 33 европейских странах, министр образования Российской Федерации В. М. Филиппов заявил, что Россия готова стать участником общеевропейского проекта. По итогам конференции было принято коммюнике, в котором Россия провозглашена полноправным членом Болонского процесса среди сорока европейских государств. В рамках Болонского соглашения поставлена задача создания единой западной системы образования. Болонская декларация 1999 г. требует создания единой структуры уровней образования в различных странах для того, чтобы они были сопоставимы.
Среди принятых положений - введение общеевропейского Приложения к диплому о высшем образовании в соответствии с формой, разработанной под эгидой Европейского союза (предполагается, что каждому студенту-выпускнику начиная с 2005 г. должны предоставлять такое приложение к диплому). В разработке и апробации предлагаемой формы принимал участие Челябинский государственный университет. Он признал разработанную форму удобной и в настоящее время выдает такие приложения своим выпускникам.
Создание структуры образования, совместимой со структурами образования европейских стран, позволяет выстроить в России систему образования, более понятную для иностранных граждан. Безусловно, такие изменения повлекут за собой создание и введение новых форм учебных документов. Используемые в настоящее время документы могут быть значительно изменены, а некоторые даже заменены новыми формами.
Уже сегодня в некоторых вузах России, и в частности в Поволжской академии государственной службы, проводится эксперимент по введению рейтинговой системы оценки качества работы студентов. В результате появились новые виды документов, например рейтинг-листы, сведения по текущим рейтинговым оценкам, единая рейтинговая ведомость. Итоги проводимой работы постоянно анализируются, в том числе и применяемые формы документов.
Таким образом, обозначенные в рамках данной статьи лишь некоторые вопросы унификации учебной документации позволяют сделать определенные выводы. Следует констатировать, что в современных условиях систему учебной документации определяют: виды документов, разработанные в советский период, ведомственные нормативные акты, вводящие или отменяющие отдельные формы документов, а также организационно-нормативные документы вуза. С одной стороны, это свидетельствует о наличии определенной преемственности и качестве разработанных прежде типовых документов и унифицированных форм, с другой стороны, о необходимости постоянно совершенствовать систему учебной документации в зависимости от требований, предъявляемых к высшей школе.
Дальнейшие разработки по унификации учебной документации должны быть направлены как на создание единых требований, предъявляемых к высшим учебным заведениям по документированию их деятельности в целом, так и на достижение единообразия в процессах документирования внутри конкретного вуза. Особую актуальность это приобретает в связи с общей для большинства вузов тенденцией - децентрализацией их структурных подразделений. В этих условиях выработка требований к построению единой системы документации вуза, включающей в себя в качестве основного компонента систему учебной документации, должна стать приоритетным направлением, способствующимдостижению основной цели - повышению эффективности образовательного процесса. При этом работа по созданию унифицированных форм учебной документации должна решаться комплексно - с участием всех заинтересованных структурных подразделений, а также с учетом их последующей автоматизированной обработки. Дальнейшее развитие системы учебной документации вуза будет в немалой степени зависеть и от интеграции образовательной системы России в европейское сообщество.
3 методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих
3.1 Классификация должностей
В первой половине 2005 г. вышло значительное количество законодательных, нормативно-правовых актов, имеющих отношение к документированию управленческой деятельности.
Если их рассматривать в порядке выхода в текущем 2005 году, то прежде всего следует выделить акты, касающиеся системы кадровой документации государственных органов.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службеРоссийской Федерации». 1 февраля 2005 г. было подписано сразу четыре указа Президента Российской Федерации:
-«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» № 110;
-«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» № 111;
-«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» № 112;
-«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» № 113.
Несколько позднее, 16 февраля 2005 г., был издан Указ Президента РФ «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» № 159.
Всеми указами в соответствии со статьями Закона «О государственной гражданской службе РФ» утверждены организационные документы - положения, устанавливающие порядок и документирование определенных процедур.
Рассмотрение этих положений проведем в последовательности их упоминания в Законе.
3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности
Глава вторая Закона «О государственной гражданской службе РФ» посвящена должности гражданской службы. В ней дается классификация должностей гражданской службы. Должности в Законе разделены на категории и группы. В категориях выделены: руководители, помощники (советники), специалисты и обеспечивающие специалисты - должности, учреждаемые для организационного, информационного, документационного, финансово-экономического, хозяйственного и иного обеспечения деятельности государственных органов и замещаемые без ограничения срока полномочий.