- гашения первичных и оправдательных документов в установленных случаях (во избежание повторного их использования);
- брошюрования документов в папки по окончании отчетного периода;
- создания архива;
- сдачи документов в архив по истечении сроков оперативного хранения документов в бухгалтерии предприятия, установленных графиком документооборота организации.
Первичные документы по учету ОС в организации должны:
- быть оформлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, так как при большом интервале времени между совершением операции и ее учетом возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме того, операция вообще может остаться неотраженной в учете;
- содержать обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете";
- соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;
- соответствовать формам документов, установленным учетной политикой организации;
- в случае внесения в бухгалтерский учет исправлений справки, содержащие обоснование таких исправлений, и специальные расчеты должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.
Орган внутреннего аудита в организации создается с целью независимой проверки выполнения сотрудниками организации должностных обязанностей. Организационные формы внутреннего аудита могут быть различными, например: отдел внутреннего контроля, управление, бюро, отдельная группа внутренних аудиторов и др. Так как создание органа внутреннего аудита - достаточно дорогое мероприятие, а эффективность его работы не всегда можно измерить в денежном выражении, многие руководители предприятий недооценивают важность этой структуры.
В ходе проверки аудитор обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, изучить и оценить средства контроля, на основе которых он должен определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур. При этом он должен быть убежден, что система бухгалтерского учета достоверно отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта. Этому может способствовать система внутреннего контроля. Когда аудитор убеждается, что может опереться на соответствующие средства контроля, он получает возможность:
- сократить объем аудиторских процедур в части проверки статьи баланса;
- проводить аудиторские процедуры выборочно;
- внести изменения в применяемые процедуры проверки;
- откорректировать предполагаемые затраты времени на осуществление аудиторских процедур.
Изучение и оценка особенностей ведения учета и отражения в статье баланса "Основные средства" в ходе аудиторской проверки должны в обязательном порядке документироваться с использованием:
- специально разработанных тестовых процедур;
- перечня типовых вопросов для выяснения мнений руководящего персонала и работников бухгалтерии;
- специальных бланков и проверочных листов;
- блок-схем и графиков;
- перечня замечаний, протоколов, актов.
Аудиторские организации самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и проверки данной статьи баланса. Снижение объема и детальности отдельных аудиторских процедур в результате изучения особенностей экономического субъекта должно быть во всех случаях аргументировано.
Поскольку мнение аудитора об организации ведения учета основных средств и отражения их в балансе является основанием для планирования степени детальности и выборочности проведения аудиторских процедур, отсутствие документирования или ненадлежащее документирование особенностей бухгалтерского учета проверяемого экономического субъекта, а также результатов его изучения и оценки могут служить основанием для предъявления претензий к аудитору или доказательством низкого качества оказываемых им услуг.
Серьезные недостатки системы учета, отражения в балансе основных средств и системы внутреннего контроля основных средств, отмеченные в ходе аудиторской проверки, а также рекомендации по их устранению следует отражать в письменной информации (отчете) аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.
1.1 Перечень, классификация, отнесение отдельных объектов к основным средствам
Согласно ПБУ 6/01 объект основных средств (ОС) - это актив организации, который:
- используется в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;
- используется в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
- не предполагается к перепродаже;
- способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
К основным средствам относятся здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.
К объектам основных средств относятся также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные участки и объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).
Капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в отчетном году в эксплуатацию площадям, независимо от даты окончания всего комплекса работ.
Земельные участки, лесные и водные угодья, месторождения полезных ископаемых, полученные в пользование организацией, учитываются за балансом в порядке, установленном в договоре (как правило, на условиях аренды).
Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, в качестве которого признается:
- объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;
- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;
- обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы.
Если объект основных средств состоит из нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, данные части объекта должны учитываться как самостоятельные инвентарные объекты. При этом необходимо исходить из того, что данные части могут функционировать отдельно в сочетании с другими аналогичными указанным частями.
Например, компьютер может учитываться:
- в составе процессора, монитора и принтера как один инвентарный объект основных средств, если он приобретен в стандартной комплектации;
- в составе разных объектов основных средств, если процессор, монитор и принтер приобретены отдельно;
- в составе процессора и монитора как единого объекта основных средств и принтера, учитываемого как отдельный объект основных средств, если последний используется для группы компьютеров.
Указанные объекты как объекты, служащие более 12 месяцев, принимаются к учету в обязательном порядке в качестве объектов основных средств, а не средств в обороте (запасов).
Таким образом, вопрос классификации компьютера (как и любого иного аналогичного объекта основных средств) с составляющими его частями как единого объекта основных средств или определенного количества самостоятельных объектов находится в компетенции руководителя организации.
Если объект основных средств является собственностью двух или нескольких организаций, то он отражается на балансе каждой организации соразмерно ее доле в общей собственности.
В целях правильного учета объекты основных средств классифицируются по следующим признакам: как объекты, требующие и не требующие государственной регистрации; по отраслевой принадлежности организации; по области применения; по видам; по принадлежности; по степени использования, а также по стоимости.
В соответствии с законодательством объекты недвижимости требуют обязательной государственной регистрации в порядке, установленном государством. К ним относятся земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей, т.е. объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе леса, многолетние насаждения, здания и сооружения (в дальнейшем - недвижимость). К объектам недвижимости относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические и другие объекты, которые классифицируются законодательством как недвижимость.
В зависимости от отраслевой принадлежности организации основные средства подразделяются на основные средства промышленности, сельского хозяйства, транспорта, строительства, связи, торговли и других отраслей народного хозяйства.
В зависимости от области применения основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные. К первым относятся объекты, использование которых направлено на достижение основной цели деятельности организации - на систематическое получение прибыли в процессе производства промышленной, строительной, сельскохозяйственной и других видов продукции. Объекты основных средств вспомогательных и обслуживающих производств и хозяйств (транспортного хозяйства организации, полностью или преимущественно связанного с производством основной продукции, работ, услуг; структур организации, занятых материально - техническим снабжением и сбытом, ведением складского хозяйства, погрузочно-разгрузочными работами, охраной определенной продукции или выполнением работ и оказанием услуг; других производственных подразделений) также относят к производственным основным средствам данной организации. В состав производственных основных средств включаются и здания, в которых размещаются службы (отделы) управления организацией.