Представляется, что перечни документов должны иметь компактную типовую часть (обязательную для всех организаций) и дополнительную, специфическую (для организаций или их групп). При этом просматриваются уровни типовой документации (органы управления и «рядовые» организации). Основное внимание Государственной архивной службы должно быть обращено на документы постоянного срока хранения. Архивистам, на наш взгляд, следует иметь в виду коммерческую тайну и возможное нежелание собственников (негосударственных организаций) передать все ценные документы на госхранение. Это предполагает наличие в перечнях дополнительного набора документов (менее ценных) организации-автора и дублетных документов в других фондах, которые в таких случаях следует принять на хранение. Надо сохранить в целях улучшения качества отбора и отметку ЭПК.
Необходимость разработки пособий по определенным видам документов или их комплексам ясна. Особого внимания заслуживают аспекты применения автоматизированных технологий при отборе, что также должно быть отражено в методических рекомендациях как специальное направление или дополнение традиционных приемов.
Изложенные теоретико-методические положения экспертизы ценности документов и комплектования архивов не претендуют на всеобщность и окончательность, а отражают один из взглядов на проблему. Процесс уточнения, развития применительно к ней идет постоянно, как и эволюционный процесс во всем архивоведении.
документ ценность экспертиза комиссия
3.2 Экспертизы ценности документов в ХХІ в.
По мнению большинства исследователей основные проблемы которые стоят перед экспертизой ценности документов в ХХІ в. это разработка новых перечней и совершенствование экспертизы ценности документов новых видов учреждений возникших лишь в последние годы, и поэтому задачи отбора документов в этих учреждениях до конца не решены.
К изучению вопросов отбора на хранение документов негосударственных организаций приступили практически сразу же в момент их появления-образования. Еще в 1991 г. началось исследование темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа» - теперь «негосударственных организаций».
В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов». Однако следует все же отметить, что рекомендации появились в результате исследования, которое шло практически параллельно самому процессу создания негосударственных организаций, уточнения и развития законодательной базы их деятельности. Следовательно, охватить все вопросы, требующие решения, данные рекомендации не могли. Было взято главное - принципы определения тех организаций, которые явятся источниками комплектования государственных архивов. Aвторы рекомендаций попытались раскрыть критерии определения источников комплектования, формы приема документов на хранение, его организацию и методику, однако за их рамками остались два очень важных вопроса: детальное освещение непосредственно экспертизы ценности документов и распределение документов по сети архивов. Показать состав ценных документов было невозможно в силу отсутствия самого предмета анализа - комплекс документов еще только формировался. Подробно говорить о распределении документов по сети архивов также было невозможно в силу становления ГАС России.
Исследования вопроса непосредственно экспертизы ценности документов негосударственных организации началось с составления головной организацией - ВНИИДАД плана-проспекта новых методических рекомендаций и анкеты-вопросника, явившихся программой работы по теме 36 архивных учреждений - соисполнителей. Анализ поступившего материала позволил подготовить и в июне 1996 г. направить на рассмотрение ЦЭПК методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)» составители: М.П.Жукова, Н.А.Пучко, О.В.Усанова, В.И.Якута.
Методические рекомендации состоят из введения, заключения, трех разделов и приложения. Первый раздел раскрывает правовую базу отбора документов негосударственных организаций в состав Архивного фонда РФ, критерии определения ценности документов, формы приема документов на постоянное хранение. Второй - характеризует основные положения состояния документирования деятельности негосударственных организаций и факторы, влияющие на полноту документирования основных функций управления. Третий раздел раскрывает основные этапы и методику отбора, организацию приема документов государственные архивы. Заключение содержит предложения о применении методических рекомендаций в конкретных условиях. В приложении дан список основных нормативно-методических документов и литературы, относящихся к содержанию рекомендаций.
Рекомендации раскрывают оценку и отбор управленческой документации государственных организаций коммерческого характера. В соответствии с законодательством коммерческими являются организации, преследующие изучение прибыли в качестве основной цели своей деятельности. Они могут быть любой формы собственности и осуществлять любую деятельность, кроме той, которая запрещена законодательством. Следовательно, состав образуемой ими документации может включать практически все известные архивистам специфические, отраслевые комплексы документов. К 90-м годам имелось около 50 ведомственных перечней документов, где и определялся отбор отраслевой документации. В настоящее время необходима непосредственная экспертиза специфических документов, разумеется, с использованием перечней. Охватить все изученные, но изменившиеся и не изученные комплексы было невозможно. Кроме того, именно такие комплексы подпадают, прежде всего, под действие законов, охраняющих коммерческую тайну. Рекомендации показывают работу с управленческими документами, причем, типовыми, ценная часть которых может быть по договору принята на государственное хранение или же должна быть сохранена самим фондообразователем.
Коммерческие организации, как известно, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов. К хозяйственным товариществам относятся полные товарищества и товарищества на вере (командитные). К хозяйственным обществам относятся акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. Хозяйственные товарищества или общества, созданные российскими и зарубежными предпринимателями, признаются совместными. Предприятие любой организационно-правовой формы со среднесписочной численностью работающих, не превышающей 50-100 человек, является малым предприятием. Организации могут создавать представительства и филиалы не являющиеся юридическими лицами), дочерние и зависимые общества.
Анализ вида, масштаба, юридического статуса, состава учредителей- участников, организации управления, как известно, является первым госучрежденческим этапом экспертизы ценности документов. Он дает представление о составе и содержании образующихся документов, позволяя сразу же определить типовое и специфическое начала, а следовательно, действовать по уже имеющейся схеме или же искать свое конкретное решение.
Специалисты применяют к негосударственным организациям полный и выборочный прием, т.е. отбор всех ценных документов от всех организаций определенного вида или отбор их от части таких организаций, или отбор части ценных документов от всех организаций определенного вида. Это положение известно делопроизводителям и в пояснении не нуждается. Трудности работы с выборочным приемом понятны. Однако именно негосударственные организация требуют особого внимания с данной точки зрения. И дело не только в том, что повидовая или групповая выборка могут быть результатом субъективных причин, когда имеет место нежелание организации (организаций) передавать свои документы или их часть (как правило, особенно ценную) в государственные архивы, а также в случае, когда документы не сохранились в полном комплексе. Продолжают существовать и объективные причины применения выборочного приема. Массовость, однородность организаций и создаваемых ими комплексов документов по-прежнему позволяют говорить о возможности судить о целом по его части. Признаки отбора организаций группового выборочного приема сохраняются те же, что даны в рекомендациях 1993 г. При повидовом выборочном приеме отбору подлежат, прежде всего, протоколы высших органов управления, протоколы исполнительных органов, нормативные документы, разработанные организацией, бизнес-планы и др.
Одной из актуальных проблем является передача на хранение массовых документов. Не вдаваясь в нее подробно (так как это явно предмет особого рассмотрения), необходимо все же сказать следующее. Негосударственные организации являются или могут являться создателями (фондообразователями) не только массовых комплексов документов, например, снабженческо-сбытового профиля, но и отдельных видов массовых документов. Документы по личному составу, обращения граждан, хозяйственные договоры могут представлять в негосударственных организациях достаточно большой массив, что позволит применить выборку. Практически в настоящее время можно реально говорить только о выборке хозяйственных договоров. Предполагается применение целевого и случайного отбора хозяйственных договоров (договоров купли - продажи). При целевом отборе на хранение должны быть приняты, прежде всего, договоры по особо крупным сделкам, в том числе и с иностранными фирмами, постоянными партнерами и т.д. Случайный отбор необходимо, на наш взгляд, осуществлять, применяя деление массива на однородные группы: по виду сделки, ее объему, сроку договора, региону действия.