Статистические отчеты негосударственных организаций, поступившие вгосударственные органы, также могут быть подвергнуты выборке. При целевом отборе, который должен быть применен первым, отбираются отчеты организаций, обладающие особой по сравнению с другими ролью (что входит в данное понятие и отражено в методических рекомендациях 1993 г.). Признаками деления массива при случайном отборе являются: вид организации (организационно-правовая форма), вид основной деятельности, масштаба деятельности, количество работающих, регион действия.
Применение выборки приведет к необходимости соответствующих пояснений в предисловии к описи и предварительной работе с массивом документов.
Традиционная экспертиза ценности документов негосударственных организаций осуществляется на основе комплекса критериев: значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа; его подлинность, авторство, функционально-целевое назначение организации-фондобразователя, документируемая функция, физическое состояние документа, полнота комплекса документов.
Состав управленческих документов негосударственных организаций достаточно широк. Преобладают документы, обеспечивающие сам процесс управления по сравнению с документами по трудовым и социально-бытовым вопросам, а также отражающие новые функции: работа с акциями, паями, маркетинг, благотворительность и др.
Основные категории документов (организационно-распорядительные, плановые, учетно-отчетные, информационно-аналитические) при документировании деятельности негосударственных организаций сохраняются. Видовой состав документов сравнительно невелик и в целом типичен для управленческой документации. Сужение их круга наблюдается по функции планирования и отчетности, в ряде случаев отсутствуют обобщающие, а иногда и организационно-распорядительные документы. Это ведет к перераспределению информации в цепочке документов, а следовательно, изменению их ценности.
В составе организационно-распорядительных документов возросло количество и роль протоколов, положений, уставов, правил, договоров, переписки по основным вопросам деятельности; сохранили в целом свою роль приказы, распоряжения, акты проверок.
В плановой документации особую роль представляют прогнозы, концепции, бизнес-планы, где дан анализ состояния рынка, стратегии и тактики работы по всем направлениям – от производственных до социальных.
В учетно-отчетной документации по-прежнему особое место занимают годовые и статистические отчеты.
В информационно-аналитической документации сохранили свою роль аналитические справки, доклады, обзоры.
В новых методических рекомендациях показаны приемы отбора документов, закрываемых организациями как содержащие коммерческую тайну.
Специалисты уже столкнулись на практике с тем, что круг таких документов определяется скорее по субъективным, нежели по объективным причинам. Постановление Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» часто нарушается или же толкуется организациями в своих интересах. Хотя в целом очертить набор вопросов и документов, действительно составляющих коммерческую тайну, примерно возможно. Это: прогнозы развития, стратегия и тактика действий по основным вопросам управления и деятельности, ноу-хау, финансовое состояние по всем вопросам и т.д. С течением времени ряд вопросов и отражающих их документов теряют закрытый характер, чаще всего это связано со сроками исковой давности. Все это учитывается при отборе документов. Рекомендуется принимать на хранение менее ценные документы, которые могли бы заменить те, что остались у фондообразователя.
Следует рассмотреть вопрос и о приеме дублетных документов. Применительно к негосударственным организациям речь может идти об их документах, поступивших в несколько фондов органов власти и управления. В этом случае рекомендуются два варианта: прием дублетных документов во всех фондах с последующей экспертизой сотрудниками архива; прием сразу в одном фонде, как правило, в налоговых органах.
Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.); типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).
Заключение
Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).
Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет утверждать, что решение основного вопроса оценки и отбора документов - «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.
Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.
Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов: 1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков оценки документов; 2) 1958 г. - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г.Митяевым; 3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей; 4) настоящее время - попытка переосмыслить критерии оценки документов.
В России экспертиза ценности документов начала широко применяться в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.
В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.
В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.
К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.