Підставою для списання використаних у виробнищта матеріалів служить «Відомість розподілу витрат матеріалів і палива за рахунками і статтями витрат», яка складається за видатковими документами (лімітно-забірними картками, вимогами, актами тощо). В ній зазначається, на який синтетичний рахунок, субрахунок, продукцію (замовлення, переділ) або на яку статтю треба віднести вартість витрачених запасів [6].
За даними цієї відомості витрачені протягом місяця виробничі запаси за обліковими цінами списують з кредиту рахунка 20 «Виробничі запаси» (відповідний субрахунок) на дебет рахунків: 23 «Виробництво» (на вартість виробничих запасів, використаних для виготовлення продукції, виконання робіт, надання послуг); 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати» (на вартість запасів, використаних для загальновиробничих і загальногосподарських потреб);93 «Витрати на збут» (на вартість запасів, використаних на потреби, пов'язані з реалізацією (збутом) продукції); 949 «Інші витрати операційної діяльності» (на вартість запасів, використаних на утримання об'єктів житлово-комунального та соціально-культурного призначення) та ін[4].
Для того щоб до собівартості продукції (робіт, послуг) запаси були включені за фактичною собівартістю їх придбання (заготівлі), наприкінці місяця визначають і списують суму відхилення від облікових цін, яка відноситься до витрачених у виробництві запасів. З цією метою визначають середній процент відхилення від облікових цін за формулою: С% = (В+В1) • 100: (Мз+ Мо), де В - сума відхилення від облікових цін, що відноситься до залишку запасів на початок місяця; В - сума відхилення за звітний місяць; Мз - вартість залишку запасів за обліковими цінами на початок місяця; Мо - вартість оприбуткованих за обліковими цінами запасів, що надійшли від постачальників протягом місяця.
Шляхом множення вартості витрачених у виробництві запасів за обліковими цінами на визначений середній процент відхилення і ділення на 100 визначають суму відхилення, яка відноситься до витрачених у виробництві запасів. Визначену суму відхилення від облікових цін списують з кредита аналітичного рахунка «Транспортно-заготівельні витрати» (або рахунок «Відхилення між плановою і фактичною собівартістю запасів») на дебет тих самих рахунків, на які протягом місяця були списані запаси за обліковими цінами (тобто дебет рахунків 23 «Виробництво», 91«Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін). Отже, до собівартості виготовленої продукції (виконаних робіт, послуг) матеріали включаються за фактичною собівартістю їх придбання (заготівлі)[13, с.603].
У практиці обліку для визначення суми відхилення від облікових цін запасів, використаних у виробництві, складають розрахунок, який приведений у додатку Е.
5. Організація аналітичного обліку виробничих запасів на складах і в бухгалтерії
облік виробничий запас
Матеріальні, сировинні та паливні ресурси є одним з найважливіших на підприємстві, тому й документальне оформлення надходження, наявності і витрачання зазначених ресурсів є досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну інформацію як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
Запаси зберігаються як на загальних складах, так і в інших центрах відповідальності: цехах, бригадах, майстернях, гаражах тощо. На підприємствах, які отримують запаси або реалізують продукцію у великих обсягах, при значній віддаленості від транспортних магістралей можуть бути склади. Всі запаси повинні бути передані під відповідальність завідуючим складами, комірникам, іншим матеріально відповідальним особам, з якими повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність.
Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документом. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу:
1) безпосередньо на документі постачальника;
2) шляхом виписування прибуткового ордера..
У першому випадку на одному примірнику документа (постачальника), який підписує матеріально відповідальна особа, ставлять штампи прийому. У другому - оформляють прибутковий ордер (форма М-4). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальника або з переробки.
У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складається «Акт про приймання матеріалів» типова форма № М-7).
Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання (або відповідальна особа) та ін. У цій комісії обов'язковою є участь представника, а за його відсутності (наприклад, з великою віддаленістю) - представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.
При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.
Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у транспортному документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу зірвана або пошкоджена пломба), складається комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.
Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковується на склад на підставі «Товарно-транспортної накладної», одержаної від вантажовідправника.
У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Для одержання матеріалів від одностороннього постачальника покупець повинен видати експедитору (або представнику відділу постачання) «Довіреність» типова форма № М-2, зареєстровану у Журналі реєстрації довіреностей. Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та повернення невикористаних доручень [6].
При дрібних купівлях матеріалів готівкою (наприклад, канцелярські товари) підзвітна особа зобов'язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунках постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордеру і підпис.
Необхідно щоденно одержувати Рахунки-фактури форма №88, перевіряти їх відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати (фінансовий відділ підприємства, а на малому підприємстві - головний бухгалтер).
За умови тривалої відсутності й перебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.
Контроль за своєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання оперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, менеджера тощо.
Необхідно забезпечувати своєчасне оформлення надходження матеріалів, за цим мають слідкувати працівники бухгалтерії (матеріальний відділ або головний бухгалтер малого підприємства).
Як застрежив Сопко В.В. у своїй праці „Бухгалтерський облік” на практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.
На склади також можуть надходити запаси із своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайво одержані й невикористані матеріали, а також матеріали, одержані від ліквідації основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, браку у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладної. Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з н6их слугує складу (цеху), що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий - складу (цеху) для оприбуткування цінностей.
Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використаних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво[16, с.554].
Відпуск сировини і матеріалів у виробництво - це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонт та господарські потреби.
Матеріали у виробництво повинні відпускатися відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів, а також плану випуску продукції на місяць.
Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (типова форма М-8), накладні-вимоги.
Відпуск матеріалів, що повторяються, можна оформляти лімітно-забірними картками, що об'єднують у собі розпорядчий документ, який містить ліміт (граничну кількість) відпуску, й накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно-забірні картки заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання.