Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами. По находящимся в пути − расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами. По отгруженным − копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей). По просроченным оплатой документам − с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций − сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.
В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
На проведение инвентаризации издается приказ о проведении инвентаризации, который утверждается руководителем организации. МБУ Миякинская ЦРБ установлены следующие сроки проверок имущества принадлежащего предприятию:
- основные средства − не менее одного раза в год перед составлением;
- годового отчета и баланса, но не ранее 1 ноября отчетного года;
- товарно-материальных ценностей предприятия − 1раз в год;
- денежных средств находящихся в кассе − не реже одного раза в месяц;
- ГСМ, канцелярские и хозяйственные товары не реже одного раза в месяц.
В МБУ Миякинская ЦРБ руководство и контроль за проведением инвентаризации, а так же подбор членов инвентаризационной комиссии и их инструктаж осуществляются главным бухгалтером предприятия.
По данным таблицы (Инвентаризация 2008 год) видно, что на МБУ Миякинская ЦРБ материальные запасы необоснованно не списываются и расходуются, за этим строго следит начальник хозяйственного отдела, диспетчер по ГСМ, механик, старший фельдшер необоснованные расходы сразу выявляются и списываются на виновное лицо. По итогам 2008 года не было выявлено недостач, излишек.
По итогам 2009 года в момент инвентаризации выявлена недостача бензина АИ-80, АИ-92, в размере АИ-80 − 127 литров на сумму 1966,5 (одна тысяча девятьсот шестьдесят шесть рублей 50 копеек), АИ -92 − 86 литров на сумму 1478,8 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь рублей 80 копеек). Приняты меры после выяснения обстоятельств. Диспетчер объяснила следующим образом, что остатки ГСМ в путевых листах на начало дня и конец не соответствовали, и не проверялись из-за невозможности это сделать, так как утром много вызовов и нет времени замерять остатки бензина. Вина и сумма ущерба была отнесена на водителей тех машин, где не сходился остаток.
Акт об инвентаризации составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Основанием для составления Акта является Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
2.10 Анализ использования материальных запасов в МБУ Миякинская ЦРБ
В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений в материальных запасах, которая может быть удовлетворена экстенсивными, то есть приобретением большего количества материалов или интенсивным путем, то есть более экономное использование материальных запасов. Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве. Но в то же время материалы в бюджетном учреждении, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной деятельности. Полное и своевременное обеспечение учреждений материальными запасами является важным условием выполнения ими своих функций, созданий необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы [21, с. 18].
Материальные запасы, как правило, занимают меньшую долю в бухгалтерском балансе. Однако их влияние на формирование достоверной отчетности также немаловажно. Порядок формирования стоимости запасов идентичен порядку формирования стоимости основных средств. Стоимость запасов представляет собой сумму вложений на их формирование, включая затраты по доставке, страхованию доставки и прочие.
При проведении анализа хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в качестве источников информации используются:
- баланс исполнения бюджетной сметы,
- отчет об исполнении бюджетной сметы,
- отчет о движении материальных запасов,
- пояснительная записка к годовому отчету,
- данные активов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов,
- данные первичных документов, учетных регистров.
В процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других бюджетных учреждений, позволяющих судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли [25, с. 10].
Рассмотрим более подробно показатели использования материальных запасов в МБУ Миякинская ЦРБ на основе анализа использования материальных запасов за 2007−2009 года.
По данным годового отчета, представленным в таблице 5 − материальные запасы на начало 2007 г составляли 1482615,07 руб., в том числе наибольший удельный вес составляла статья «Медикаменты и перевязочные средства» − 44,44%, что в абсолютной сумме − 658901,65 руб., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» − 1,95 % и «Продукты питания» − 2,55% (данные таблицы 6), что в абсолютных суммах соответственно − 28887,72 руб. и 37840,76 руб.
На конец 2007 года материальные запасы составляли 1729802,89 руб., что на 247187,8 руб. (данные таблицы 5) превышает показатель на начало года, в том числе наибольший удельный вес составляла статья также, как и на начало года «Медикаменты и перевязочные средства» − 44,37%, что в абсолютной сумме −767570,03 руб., на начало 2008 года значение самого показателя снизилось на 0,07 %, наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» − 1,95 % и «Продукты питания» − 2,58%, что в абсолютных суммах соответственно − 33809,98 руб. и 44701,51руб, на 26586,1 рублей увеличился показатель «Горюче-смазочные материалы», удельный вес которого составлял 5,06 % (данные таблицы 6).
Таблица 5 − Материальные запасы за 2007 год
| Наименование показателей | На начало 2007 г. | На конец 2007 г. |
| Материальные запасы | 1482615,07 | 1729802,89 |
| Медикаменты и перевязочные средства | 658901,65 | 767570,03 |
| Продукты питания | 37840,76 | 44701,51 |
| Горюче-смазочные материалы | 60925,29 | 87511,39 |
| Строительные материалы | 28887,72 | 33809,98 |
| Мягкий инвентарь | 396753,7 | 446953,34 |
| Прочие материальные запасы | 299305,95 | 349256,64 |
Таблица 6 − Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2007 года