Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
В частности, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя, а на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, эти выплаты могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами (с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров).
Для учета денег, выданных из кассы предприятия доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассиром ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Работнику предприятия на закупку канцтоваров 22 июня выдана по РКО № 60 под отчет сумма в размере 100 руб. 25 июня работником представлен авансовый отчет о приобретении канцтоваров на сумму 54 руб. 50 коп. К авансовому отчету были приложены документы (чек ККМ и товарный чек), подтверждающие произведенные расходы. Сумма неиспользованного аванса в размере 45 руб. 50 коп. возвращена в кассу предприятия по ПКО № 45.
В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующим образом:
· Д-т сч. 71 - К-т сч. 50 - 100 руб. - выданы из кассы подотчетные суммы;
· Д-т сч. 26 - К-т сч. 71 - 54 руб. 50 коп. - оприходованы канцтовары;
· Д-т сч. 50 - К-т сч. 71 - 45 руб. 50 коп. - возврат неиспользованного аванса.
В Приложении 2 показано каким образом заполняется кассовый ордер для рассматриваемого примера.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях, счетах и других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. В случае предоставления доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). По общепринятому правилу нумерация расходных (приходных) кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера 1 (один), и так до конца года.
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Регистрация расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Отражение на счетах бухгалтерского учета наиболее распространенных операций, связанных с выдачей наличных денег из кассы предприятия, будет выглядеть следующим образом:
· Д-т сч. 10 - К-т сч. 50 - оплачены приобретенные материалы;
· Д-т сч. 12 - К-т сч. 50 - приобретены МБП с оплатой наличными;
· Д-т сч. 26 - К-т сч. 50 - разные общехозяйственные расходы оплачены наличными;
· Д-т сч. 31 - К-т сч. 50 - расходы будущих периодов оплачены из кассы (например, подписка на печатные издания и т. п.);
· Д-т сч. 41 - К-т сч. 50 - оплачены приобретенные товары;
· Д-т сч. 51 - К-т сч. 50 - денежные средства из кассы зачислены на расчетный счет;
· Д-т сч. 57 - К-т сч. 50 - из кассы переданы денежные средства инкассатору;
· Д-т сч. 60 - К-т сч. 50 - часть задолженности поставщикам оплачена наличными;
· Д-т сч. 70 - К-т сч. 50 - выданы из кассы суммы начисленной оплаты труда;
· Д-т сч. 71 - К-т сч. 50 - выданы из кассы подотчетные суммы;
· Д-т сч. 73 - К-т сч. 50 - отражена сумма предоставленного работникам займа;
· Д-т сч. 76 - К-т сч. 50 - из кассы выданы разные суммы (по исполнительным листам), погашена задолженность перед прочими кредиторами;
· Д-т сч. 94 - К-т сч. 50 - погашение краткосрочных займов.
Заключение
денежный средство касса учет
Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.
Первичные учетные документы необходимы, прежде всего, для подтверждения достоверности фактов совершения хозяйственных операций. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета только на основании оформленных в установленном порядке первичных учетных документов. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к недостоверности данных бухгалтерского баланса, и, как следствие, к административным и налоговым последствиям.
Порядок ведения кассовых операций предусматривает:
¨ наличие кассы и ведение кассовой книги;
¨ хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
¨ расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;
¨ хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.