Форма № ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего его использования в качестве объектов основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования форма № ОС-14 составляется по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организации, поставившей оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.
Передача оборудования в монтаж оформляется формой № ОС-15. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входи представитель подрядной монтажной организации. В этом случае форма № ОС-15 не составляется. Уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте и ему передается копия акта.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке унифицированными формам № ОС-1 или № ОС-1б.
Порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым, в соответствии с законодательством РФ, предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В целях снижен я налоговых рисков в приказе по бухгалтерской учетной политике необходимо предусмотреть, что первичные учетные документы по учету движения основных средств составляются в электронном виде и заверяются электронно-цифровыми подписями. Такие первичные учетные документы имеют одинаковую юридическую силу наравне с их копиями, составленными на бумажных носителях и заверенные собственноручною подписью лица, составившего и подписавшего документ.
Синтетический и аналитический учет основных средств организуется на основе регистров бухгалтерского учета, рекомендованных Минфином России или разработанных министерствами, иными органами исполнительной власти или организациями.
Непосредственно понятия «синтетический учет» и «аналитический учет» даны в ст.2 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Синтетический учет – это учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Аналитический учет – учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического учета. Аналитический учет – это не обязательно субсчет, регистром аналитического учета может быть карточка аналитического учета, любой другой регистр, таблица, в которой содержится аналитическая информация. Однако на практике налоговые органы под ведением аналитического учета понимают только наличие субсчетов аналитического учета. Во избежание конфликтов с налоговой инспекцией рекомендуется порядок ведения аналитического учета (с применением субсчетов или иных регистров аналитического учета) отразить в приказе по бухгалтерской учетной политике. При отказе от использования субсчетов необходимо разработать формы регистров аналитического учета и утвердить их в приложении к этому приказу.
Согласно письму Минфина РФ от 24.07.1992г. № 59 организациям рекомендовано вести бухгалтерский учет с применением единой журнально-ордерной формы счетоводства, которая основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. При этом основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечит непосредственно в журналах-ордерах.
На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000г. № 94н, организация должна утверждать рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета), необходимых для ведения бухгалтерского учета. Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией, исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности.
Порядок ведения аналитического учета основных средств устанавливается различными нормативными документами по вопросам бухгалтерского учета. При этом показатели бухгалтерской отчетности должны основываться на данных синтетического и аналитического учета.
Синтетический учет затрат на приобретение основных средств ведут на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы»; учет наличия и движения – на счете 01 «Основные средства». Субсчета открываются в соответствии с классификацией основных средств. Аналитический учет ведется каждой организацией по-своему в зависимости от ее потребностей в детализированной информации. Пообъектный (инвентарный) учет осуществляется в инвентарных карточках, которые оформляются бухгалтерией на основании акта приема-передачи основных средств. Учет сумм начисленной амортизации ведут на счете 02 «Амортизация основных средств».
2.2 Обязательные элементы учетной политики по учету основных средств
В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию, учитывая ее существенность, как минимум следующая информация:
1. о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации основных средств на начало и конец отчетного года;
2. о движении основных средств в течение отчетного года по основным группам (поступление, выбытие и т. п.);
3. о способах оценки объектов основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) не денежными средствами;
4. об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (достройка, дооборудование, реконструкция, ремонт, частичная ликвидация, переоценка объектов);
5. о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);
6. об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;
7. об объектах основных средств, предоставленных и полученных по договору аренды;
8. о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств;
9. об объектах недвижимости, принятых в эксплуатацию и фактически используемых, находящихся в процессе государственной регистрации.
Вся эта информация является неотъемлемым, обязательным элементом учетной политики организации в части учета основных средств.
В исполнении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности в 2001 году принято Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденное Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н. При разработке учетной политики руководитель должен применять методологию бухгалтерского учета, регулируемую ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Так, ПБУ 6/01 определяет два варианта определение цены приобретаемых основных средств в обмен на другое имущество (оплата не денежными средствами). Пунктом 11 ПБУ 6/01 определено, что «первоначальная стоимость основных средств по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) не денежными средствами, признается стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей».
Второй вариант применяется при невозможности установить стоимость ценностей переданных или подлежащих передаче. В этом случае «стоимость основных средств, полученных в обмен на другое имущество, определяется, исходя из стоимости, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретались аналогичные объекты основных средств».
В Приказе об учетной политике должен быть указан способ оценки основных средств, которые поступают в организацию в обмен на другое имущество.
Пунктом 14 ПБУ 6/01 определены случаи изменения стоимости основных средств, по которой они приняты к бухгалтерскому учету: достройка, дооборудование, реконструкция, частичная ликвидация, переоценка объекта основных средств (подробно этот вопрос был рассмотрен в разделе 2.1.).
В Приказе об учетной политике организации указываются изменения стоимости основных средств в результате:
- дооборудования, модернизации, реконструкции;
- переоценки (уценки);
- частичной ликвидации.
Согласно п.4 ПБУ 6/01 «Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит доход организации. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется, исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта».