Дт 71 Кт 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги в под отчет Яруллову;
Дт 10 Кт 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей Ярулловым;
Дт 44 Кт 10 – 445 руб. – списание замены запчастей старых на новые;
Дт 50 Кт71 – 55 руб. – возвращены неиспользованные подотчетные суммы в кассу предприятия.
Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (приложение Б). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтверждает свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки.
В ООО «МКорма» если сумма закупки небольшая (до 500 руб.) выписывается требование начальником отдела куда израсходованы средства, Главный бухгалтер подписывает разрешение на списание закупленных материалов. Так 20 марта в бухгалтерию был представлен авансовый отчет Кардышевой О.В. на сумму закупленных ей канцтоваров в магазине Олми–Канц с приложенными товарным чеком и чеком ККМ, а также Служебной запиской на имя главного бухгалтера с просьбой принять к зачету расходов на сч.26 и возмещении потраченных ей денежных средств в размере – 440,60 руб.
Таблица 20– Корреспонденция счетов по возмещению подотчетному лицу суммы перерасхода
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Оприходованы закупленные канцтовары | 44 | 71 | 440.60 |
| Сотруднику возмещены наличные денежные средства. | 71 | 50 | 440.60 |
В учетной политике указана возможность ведения таких записей. Сотруднику были возмещены наличные деньги по расходному кассовому ордеру №11.
В ООО «МКорма» возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом.
20 марта подотчётному лицу были выданы в под отчет 1800 руб. на закупку продовольствия для заводской столовой №8. Закупка была произведена в ООО «Крупка». Продавцом была выписана счет-фактура №73. Авансовый отчет был сдан в бухгалтерию 21 марта, (смотрите Приложение И). Были сделаны следующие бухгалтерские записи:
Таблица 21 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги в под отчет на закупку продовольствия. | 71 | 50 | 1800 |
| Отражена стоимость товара, без налога. | 26 | 71 | 1620 |
| Отражена сумма НДС | 19 | 71 | 180 |
20 марта были выданы – 9756 руб., другому подотчётному лицу на закупку продовольствия для заводской столовой №8. Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в марте 2008 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 марта. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора. При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом. В бухгалтерском учете даются проводки:
Таблица 22 – Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги в под отчет на закупку продовольствия. | 71 | 50 | 9756 |
| Отражена стоимость закупа сельхозпродукции | 10 | 71 | 9756 |
В 2006 года в ООО «МКорма», произошли следующие события, в конце ноября под отчет были выданы на производственные нужды денежные средства в размере – 9600 рублей. Но под отчетные лица за полученные денежные средства в этом месяце не отчитались. На 1 декабря 2006 года по счету 71 сложилось дебетовое сальдо на сумму – 9600 руб.
Расшифровка остатков по синтетическим счетам «Расчеты с подотчетными лицами» на 1.12.2006г.:
а) Титов В.Н. - менеджер – 0 рублей;
б) Кларина Т.М. - кассир – 5000 рублей;
в) Сахаров А.П. - начальник УМТС – 4600 рублей;
ИТОГО: 9600 рублей.
В декабре 2006 года были выданы из кассы в под отчет денежные средства на хозяйственные расходы менеджеру Титову В.Н. - 3000 рублей.
Титов приобрел болты на рынке у ЧП Золотового на сумму – 3000 рублей. Авансовый отчет предоставил в бухгалтерию на следующий день.
Были сделаны бухгалтерские записи:
Таблица 23 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумм в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги в под отчет | 71 | 50 | 3000 |
| Отражена подотчетные суммы израсходованы на производственные нужды. | 10/2 | 71 | 3000 |
Остатка и перерасхода нет. Отчет утвержден в сумме – 3000 рублей.
Кассир Кларина предоставила авансовый отчет в бухгалтерию на сумму – 4600 рублей. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи, рассмотрим их в таблице 2.2.10 с указанием корреспонденции счетов и отраженных сумм:
Таблица 24– Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги в под отчет из кассы предприятия на бланочную продукцию. | 71 | 50 | 5000 |
| Отражена подотчетные суммы израсходованы на производственные нужды. | 10/1 | 71 | 4600 |
| Возвращены в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм. | 50 | 71 | 400 |
Авансовый отчет утвержден в сумме - 4600 рублей, остатки подотчетных сумм внесены по приходному кассовому ордеру №45 от 4.12.2006 г.
Начальник УМТС 29 ноября взял под отчет - 4600 рублей, на закупку материалов. В декабре Сахаров предоставил авансовый отчет на сумму - 4400 рублей. Авансовый отчет был принят к зачету в сумме 4400 рублей.
Были сделаны следующие записи:
Таблица 25 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги в под отчет из кассы предприятия. | 71 | 50 | 4600 |
| Отражена подотчетные суммы израсходованы на производственные нужды. | 10/1 | 71 | 4400 |
| Возвращены в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм. | 50 | 71 | 200 |
На основании данных был составлен Мемориальный ордер № 18. В нем отразили все хозяйственные операции за 2006 год.
На основании мемориального ордера был составлен журнал – ордер и ведомость по счету 71.
В журнале – ордере и ведомости по счету 71 показываются сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец периода.
Далее была составлена Главная книга по счету 50 «Касса». Где были отражены поступление и убытие денежных средств по счету 50 «Касса». И книга главных счетов.
В 2007 году денежные средства под отчет тоже выдавались, так в июле по распоряжению № 271/344 от 01.06.05г. В служебную командировку был направлен Калинин К.Р. Производственный мастер на завод ЗАО «Контактор» г.Усинск для приобретения датчиков – топливомеров. На эти цели (включая суточные) ему были выданы из кассы предприятия – 6880 рублей. По прибытии из командировки он представил авансовый отчет в бухгалтерию.
Были сделаны следующие бухгалтерские записи:
Таблица 26 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| Наименование бухгалтерских операций. | Корреспондирующие счета | Сумма в рублях | |
| Дт | Кт | ||
| Выданы деньги из кассы предприятия на командировочные расходы. | 71 | 50 | 6880 |
| Оприходованы датчики топливомеры | 10/2 | 71 | 4000 |
| Отражены затраты на проезд | 26 | 71 | 1600 |
| Отражены затраты на проживание и питание | 26 | 71 | 1200 |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия. | 50 | 71 | 80 |
В октябре 2007 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.
Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.
В октябре 2007 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки: