Якщо засновником (одним із засновників) суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності є юридична особа, його державна реєстрація підтверджується свідченням про державну реєстрацію.
Іноземна юридична особа відповідним документом засвідчує свою реєстрацію в країні місцезнаходження (виписка з торгового, банківського чи судового реєстру й ін.). Цей документ повинний бути засвідчений відповідно до законодавства країни його видачі, переведений на українську мову і легалізований у консульському заснуванні України, якщо міжнародними договорами, у яких бере участь Україна, не передбачена інше. Зазначений документ може бути також засвідчений у посольстві відповідного держави в Україні і легалізований у МЗС.
У випадку, якщо власником (власниками) суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності є фізична особа (фізичні особи), його (їх) підпис на установчих документах засвідчується нотаріусом.
Установчі документи складаються на державній чи іншій мові у відповідності зі статтею 11 Закону УРСР "Про мови в Української РСР"[65], підписуються засновником, прошиваються і пронумеровуються.
Установчі документи не повинні містити положень, що суперечать законодавству.
Відповідальність за відповідність установчих документів законодавству несе власник (власники) чи уповноважений їм (ними) орган, що представляють документи для державної реєстрації суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності.
Установчі документи представляються в орган державної реєстрації в трьох екземплярах (з них два оригінали), оформлених у встановленому порядку.
Фізична особа (заявник), що має намір здійснювати підприємницьку (комерційну) діяльність без створення юридичної особи, представляє в орган державної реєстрації реєстраційну картку встановленого зразка, що є одночасно заявою про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, дві фотографії, довідку (чи її копію) про включення до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків і інших обов'язкових платежів і документ, що підтверджує внесення плати за державну реєстрацію, а також пред'являє документ, що засвідчує особистість.
Реєстраційна картка суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності заповнюється особисто заявником. Орган державної реєстрації надає заявнику в разі потреби безкоштовну допомогу в заповненні реєстраційної картки, перевіряє відповідність приведених у ній зведень представленим документам. Оформлений оригінал реєстраційної картки зберігається в органі державної реєстрації.
У відповідності зі ст. 8 Закону "Про підприємництво" органам державної реєстрації забороняється жадати від суб'єктів підприємницької (комерційної) діяльності додаткові документи, не передбачені сьогоденням Законом.
За порушення термінів реєстрації і вимога представлення для реєстрації документів, не передбачених законом, посадові особи несуть адміністративну відповідальність відповідно до законодавства.
Орган державної реєстрації після перевірки приведених у реєстраційній картці зведень і комплектності пакета документів формує реєстраційна справа суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності і фіксує дату надходження документів у журналі обліку реєстраційних справ і письмово повідомляє про це заявника шляхом видачі (напрямку) довідки, що підписується представником органа державної реєстрації, відповідальним за прийом документів, і засвідчується штампом цього органа.
Орган державної реєстрації несе відповідальність за комплектність і схоронність реєстраційної справи. При наявності всіх документів, зазначених у дійсному Положенні, орган державної реєстрації зобов'язаний протягом не більш п'яти робочих днів із дня їхнього надходження внести дані реєстраційної картки до Реєстру суб'єктів підприємницької (комерційної) діяльності (автоматизованої системи збору, нагромадження, обробки й оперативного надання інформації про суб'єктів підприємницької (комерційної) діяльності) і видати свідчення про державну реєстрацію встановленого зразка з проставленим ідентифікаційним кодом юридичної особи (додаток 3 до Положення), що дається органу державної реєстрації органом державної статистики, чи з ідентифікаційним номером фізичної особи – платника податків і інших обов'язкових платежів (додаток 4 до Положення).
Заявнику видається оригінал свідчення про державну реєстрацію з трьома його копіями, а також оригінал і копія представлених їм установчих документів з оцінкою органа державної реєстрації.
Для захисту своїх прав комерсант вправі оскаржити в судовому порядку відмовлення в реєстрації (стаття 8 Закону "Про підприємництво"). Мірою захисту прав підприємця є визнання в судовому порядку недійсним рішення органа, що реєструє, про відмовлення в реєстрації. При цьому арбітражний суд не тільки визнає відмовлення в державній реєстрації недійсним, але і зобов'язує (примушує) відповідний державний орган здійснити таку реєстрацію. Отже, при встановленні неправомірності відмовлення в реєстрації, для охорони інтересів комерсантів, можуть застосовуватися два сполучающихся засобу захисту, що впливають на орган, що реєструє, за допомогою примусового виконання їм його обов'язків по реєстрації і визнання його акта про відмовлення в реєстрації недійсним.
Права комерсанта можуть бути порушені не тільки незаконним відмовленням у реєстрації, але і неналежним виконанням органом, що реєструє, свого обов'язку по реєстрації, зокрема, неправомірним відхиленням від здійснення реєстрації у встановлений термін (наприклад, пропуск установленого для реєстрації терміну – 5 робочих днів). У цьому випадку засобом захисту прав комерсантів є спонука в судовому порядку органа, що реєструє, здійснити реєстрацію при відхиленні його від виконання цього обов'язку (по позові зацікавленої особи).
Орган державної реєстрації представляє:
– у п'ятиденний термін із дня державної реєстрації суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності в орган державної статистики й орган державної податкової служби – копії реєстраційної картки з оцінкою про державну реєстрацію; в органи Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування – інформаційне повідомлення;
– у п'ятиденний термін по закінченні календарного місяця в орган державної статистики – зведення про державну реєстрацію суб'єктів підприємницької (комерційної) діяльності – юридичних осіб.
Підставою для узяття суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності на облік в органах державної податкової служби є копія реєстраційної картки, свідчення про державну реєстрацію і копія установчих документів (для юридичної особи).
Термін узяття на облік суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності органами державної податкової служби, при наявності цих документів, не повинний перевищувати двох днів.
Для одержання дозволу на виготовлення печаток і штампів суб'єкт підприємницької (комерційної) діяльності (уповноважене їм особа) представляє відповідному органу внутрішніх справ копію свідчення про державну реєстрацію, два екземпляри зразків печаток і штампів, що затверджуються власником, і додаткового узгодження не вимагають, а також документ, що підтверджує внесення плати за видачу дозволу на виготовлення печаток і штампів.
Протягом п'яти робочих днів із дня одержання документів орган внутрішніх справ зобов'язаний видати дозвіл на виготовлення печаток і чи штампів письмове відмовлення з указівкою причин, що обумовлюються законодавством України.
На печатках і штампах повинний вказуватися ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності – юридичної чи особи ідентифікаційний номер фізичної особи.
Свідчення про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності і копія документа, що підтверджує узяття його на облік у державному податковому органі, є підставою для відкриття рахунків у будь-яких банках України й інших держав на вибір суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності і по згоді цих банків у порядку, установлюваному Національним банком України.
Повідомлення про чи відкриття закритті рахунків у банках суб'єкт підприємницької (комерційної) діяльності зобов'язаний направити державному податковому органу, у якому він враховується як платник податків і зборів (обов'язкових платежів). Таке повідомлення протягом трьох робочих днів із дня чи відкриття закриття рахунка (включаючи день чи відкриття закриття) представляється чи особисто направляється на адресу відповідного державного податкового органа з повідомленням про вручення. Форма і зміст повідомлення про чи відкриття закритті рахунків у банках установлюється центральним податковим органом України[66].
Органу державної реєстрації (для проведення державної реєстрації суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності), органу державної податкової служби (для узяття суб'єкта підприємницької діяльності на облік), органу внутрішніх справ (для видачі дозволу на виготовлення печаток і штампів) забороняється жадати від суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності документи, не передбачені сьогоденням Положенням.
Підрозділу суб'єкта підприємницької (комерційної) діяльності – філії (відділення), представництва без створення юридичної особи не вимагають державної реєстрації.
Суб'єкт підприємницької (комерційної) діяльності зобов'язаний повідомити про створення і ліквідацію зазначених підрозділі по місцеві своєї державної реєстрації шляхом внесення відповідних додаткових зведень у реєстраційну картку суб'єкта підприємницької діяльності.