Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, вносимые коррективы заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В ООО «СИР» при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. В последней за календарный год машинограмме указывается общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением ККТ.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий, а всю денежную наличность сверх установленных лимитов обязаны сдавать в банк. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. В отдаленных местностях, где нет банков, допускается выдача денег из выручки одних предприятий на нужды других. Порядок такой выдачи регулируется договором между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.
Предприятия вправе хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Пунктом 37 Порядка ведения кассовых операций установлена обязательность проведения ревизии кассы предприятия в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров. Ревизия проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Форма акта ревизии наличия денежных средств в кассе установлена Постановлением Госкомстата N 88. При автоматизированном ведении кассовой книги проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов.
Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма кассового ордера N КО-1). Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером организации, регистрируется в книге регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3) и передается кассиру. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машинке (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приняв деньги в кассу, кассир выдает лицу, от которого принимаются деньги, квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера организации и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно - на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.
В кассу организации ООО «СИР» также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях.
¾ В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:
Д-т 50, К-т 71 - получены денежные средства от подотчетного лица.
¾ При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:
Д-т 50, К-т 73 - возврат займа сотрудником.
¾ Организация может получить заем от другой организации:
Д-т 50, К-т 66 (67) - получены денежные средства по договору займа.
¾ Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:
Д-т 50, К-т 58 - возвращены средства по договору займа.
Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Достаточно выписать приходный кассовый ордер.
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам (форма N 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма N 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств определенным приказом руководителя учреждения раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий по унифицированной форме N 0504046, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).
Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. На кассира возлагается полная материальная ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 33 Порядка).
После издания приказа о назначении кассира руководитель бюджетного учреждения обязан под расписку ознакомить его с Порядком, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма такого договора представлена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Договор должен предусматривать ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах: