- один экземпляр остается у кассира;
- второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.
Со стороны бюджетного учреждения договор подписывает руководитель или другой, уполномоченный им, работник.
В целях сохранности все наличные деньги и ценные бумаги в бюджетных учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей учреждений. В обязательном порядке не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты ее фиксируются в акте.
В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внеплановая ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт по форме N 0504088, утвержденной Приказом Минфина России N 123н. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Перед началом инвентаризации кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время ревизии какие-либо операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.
Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один из них, результаты инвентаризации считаются недействительными.
В ООО «СИР» одна расчетная касса. Размер лимита в кассе составляет 50 000руб., который строго соблюдается кассирами. Лимит превышается только в течение трех дней два раза в месяц, в которые выплачивается аванс работникам предприятия с 9 по 11 число каждого месяца и заработная плата с 25 по 27 число каждого месяца.
Синтетический учет кассовых операций ведется на счете 50, счет активный. По Дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу, по Кредиту – их выбытие.
Основанием для выполнения бухгалтерских операций (оприходование и выдача) по кассе служит только кассовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами (платежной ведомости, приходных и расходных кассовых ордеров), составленными на основании первичных документов.
Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (РКО) формы КО – 2 и платежными ведомостями формы КО-3 Пример: Гульнара А.Г. выдали из кассы денежные средства в размере 600 руб.; в подотчет, по расчетно-платежной ведомости выдали заработную плату за март 2008 (напротив получившей суммы работник расписывается, если же сумма не получена в срок, то кассир ставит напротив неполученной суммы в строке «подпись» - депонировано.
После заполнения расходных или приходных кассовых ордеров, бухгалтер регистрирует их в журнале регистрации. Но регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться с применением средств вычислительной техники. В ООО «СИР» используется реестр документов, в котором зарегистрированы все приходные и расходные кассовые ордера за определенный период .
Каждый день в кассе ведется кассовая книга, в которой отражается приход, расход и остатки в кассе на начало и конец рабочего дня.
В кассе существует такая операция как снятие денежных средств из кассы. То есть бухгалтерия имеет право проверить движение денежных средств в кассе в любой момент времени. Сверяется остаток на начало дня + приход - расход, если конец рабочего дня, то выводится сальдо на конец дня, цифра должна соответствовать наличным деньгам в кассе, находящихся на данный момент. После проверки составляется акт о снятии денежных средств в кассе.
В конце каждого месяца оформляется отчет в форме Журнала-ордера и Ведомости по счету 50 за месяц и ли другой период
2.2 Учет денежные средства на расчетном счете
В се свободные денежные средства организации ООО «СИР» хранят в обслуживающих учреждениях банков на специально открываемых расчетных счетах. Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который должен быть указан на всех документах при списании или поступлении денег на счет.
Номер счета ООО «СИР» двадцатизначный и знаки в номере лицевого счета располагаются с первого разряда, слева:
¾ первый знак (одна цифра) означает номер раздела плана счетов;
¾ следующие два знака (две цифры) означают номер счета первого порядка;
¾ четвертый и пятый знаки (две цифры) означают номер счета второго порядка;
¾ следующие три знака (три цифры) означают код валюты или драгоценного металла;
¾ девятый знак (одна цифра) является защитным ключом;
¾ следующие четыре знака (четыре цифры) означают номер филиала (отделения, структурного подразделения);
¾ последние семь знаков (семь цифр) означают порядковый номер лицевого счета клиента (организации, предприятия, фирмы и т. д.).
Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год.
Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:
¾ надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;
¾ контролируется использование по целевому назначению;
¾ облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.
Определенную выгоду имеют организации: банк зачисляет на их расчетные счета вкладной процент в определенном размере от среднегодового остатка денежных средств на счете.
В случае выявления органами ИФНС РФ по г. Орску фактов открытия банками расчетных (текущих, валютных, ссудных, депозитных и др.) счетов без уведомления налогового органа на руководителей организаций, а также на физических лиц-предпринимателей налагается административный штраф в размере стократной минимальной месячной оплаты труда, установленной законодательством РФ.
Для открытия расчетного счета организация самостоятельно выбирает наиболее удобный и выгодный для себя банк, куда должны быть представлены следующие документы:
- Заявление на открытие счета по специальной форме.
- Карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации с оттиском печати (в двух экземплярах). Крестьянское (фермерское) хозяйство, арендатор на индивидуальной аренде представляют карточку с одной подписью, заверенную нотариально.
- Решение городской (районной) администрации о создании организации.
- Копия утвержденного устава, договора аренды, документа на право пользования землей или других документов, подтверждающих законность функционирования организации.
- Справки о постановке на учет в:
- налоговой инспекции по месту регистрации;
- фонде социального страхования;
- фонде пенсионного обеспечения;
- фонде обязательного медицинского страхования.
Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер, которые подписывают все документы, на основании которых производится списание денег.
В связи с этим при смене одного из двух распорядителей денежных средств (руководителя организации или главного бухгалтера) в учреждение банка должна быть представлена новая карточка с образцами подписей и оттиском печати организации.
Денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах, предназначены как для основной деятельности, так и для вложений во внеоборотные активы.
В силу этого на расчетные счета зачисляются денежные средства, получаемые в результате основной деятельности организации: выручка от продажи готовой продукции и товаров, от предоставления услуг, от выполняемых на сторону работ. Кроме того, на расчетные счета зачисляются выручка от реализации основных средств, арендная плата за сданные в аренду основные средства, а также выручка от реализации прочих активов (материалов, сырья, полуфабрикатов, ценных бумаг, нематериальных активов и т. д.), дивиденды по акциям, облигациям и т. п.
Расходуются денежные средства с расчетных счетов как на основную деятельность (приобретение сырья, материалов, товаров, оплата труда работников и пр.), так и путем вложений во внеоборотные активы (на приобретение основных средств, приобретение нематериальных активов и т. д.), а также на финансовые вложения (приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг, предоставление займов и т. д.).
Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов могут производиться двумя способами:
- наличным;
- безналичным.
При взносе наличных денег на расчетный счет, оформляемый объявлением на взнос наличными, учреждение банка выдает квитанцию установленного образца.
Платежное поручение (форма № 0401060) представляет собой письменное распоряжение владельца счета на списание денег с его счета и зачисление их на счет получателя. Оно применяется в основном по нетоварным операциям, для перечисления в бюджет налогов, удержанных из оплаты труда работников, для оплаты счетов организаций связи за услуги, для расчетов с органами имущественного, социального и медицинского страхования и в других случаях.
Расчеты с помощью платежных поручений осуществляются по договоренности сторон и по товарным операциям, которые могут быть срочными, досрочными и отсроченными.
При равномерных и постоянных поставках расчеты между поставщиками и покупателями могут осуществляться в порядке плановых платежей на основании договоров (соглашений) с использованием платежных поручений, а также других расчетных банковских документов.