К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (или утверждение в нужных случаях);
- регистрация документа.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
- передача документа исполнителю;
- контроль исполнения документа;
- исполнение документа;
- проставление отметки об исполнении;
- подшивка исполненного документа в дело.
РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из организации.
Исходящие документы могут быть отправлены:
- по почте;
- по факсу;
- курьером;
- электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- составление проекта документа;
- подписание документа руководством;
- регистрация документа;
отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа,
- согласование проекта документа,
- проверка правильности оформления проекта документа секретарём,
- подписание документа руководителем учреждения (а в необходимых случаях - утверждения),
- регистрация документа,
- отправка документа адресату,
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
1.3 Бланки документов
БЛАНК - это стандартный лист бумаги, на котором типографским или компьютерным способом воспроизводится постоянная информация об организации-авторе документа и отводится место для переменной информации.
Установлены два базовых вида бланков:
- бланк письма
- общий бланк (для всех остальных документов).
- бланк конкретного документа, т.е. общий бланк, дополненный названием конкретного вида документа (приказ, акт, протокол и др.)
- персональный должностной бланк.
Если есть необходимость, то на основе общего бланка могут разрабатываться бланки конкретных видов документов – протокола, акта, приказа и др. Допускается изготавливать персональные бланки должностных лиц. Бланки каждого вида составляются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Наиболее рациональным считается угловое расположение реквизитов, т.к. при этом экономно используется площадь печатного листа.
В состав бланка могут входить элементы: герб (герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством), эмблема организации, название вышестоящей организации, название организации и др.
Бланки бывают двух форматов – А4 и А5.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским путём.
Гербовые бланки являются документами строгого учёта. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера,
а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков (писем, приказов и др.) в учётном журнале:
- при поступлении (наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика гербовых бланков);
- при выдаче бланков (наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланк, расписка в получении, примечание (отметки об уничтожении и т.п.).
Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
распоряжение документация этап документооборот
2. Итоговые тесты
1. Kорганизационным документам относятся (нажать нужные варианты):
а) акты;
б) уставы;
в) штатное расписание;
г) должностная инструкция;
д) отчеты;
е) протоколы;
ж) письма
2.Какой бланк организации применяют для оформления приказа по основной деятельности?
а) бланк письма;
б) бланк конкретного типа документа;
в) бланк должностного лица.
3. Правом подписания приказов владеет
а) руководитель структурного подразделения;
б) руководитель организации;
в) должностное лицо-составитель приказа.
4. Какой реквизит обязательно оформляется при внешнем согласовании документа?
а) гриф согласования:
б) визы согласования;
г) гриф ограничения доступа к документу.
5. Из каких трех документопотоков состоит документооборот предприятия?
а) исходящего;
б) внутреннего;
в) постоянного;
г) переменного;
д)случайного;
е) входящего.
6. По какой схеме строится текст служебного письма?
а) констатирующая часть - распорядительная часть;
б) введение - аналитическая часть - заключение;
в) вводная часть основная часть.
7. Кто подписывает заявление?
а) руководитель организации;
б) руководитель структурного подразделения;
в)составитель.
8. Какой реквизит нужно оформить, чтобы копия документа приобрела юридическую силу?
а) отметка о заверении копии;
б) отметка об исполнителе;
в) идентификатор электронной копии документа.
9. Какие два вида согласования документов существуют?
а) внешнее;
б) встречное;
в) внутреннее;
г) частное.
10. Процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него называется
а) формированием дел;
б) номенклатурой дел;
в) регистрацией документов.
3. Практические задания
1.1. Составить протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Заря», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.
Производственный кооператив «Заря»
ПРОТОКОЛ
общего собрания рабочих
I7.01.2011 №1 г. Энск
Председатель собрания: А. В. Ситников
Секретарь собрания: Н. П. Игнатьева
Присутствовали: 146 человек, список прилагается.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О создании производства строительных материалов для строительства жилых домов
СЛУШАЛИ:
О создания цеха производства строительных материалов для строительства жилых домов и перспективах его работы
Выступление председателя кооператива.
ПОСТАНОВИЛИ:
Поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.
ГОЛОСОВАЛИ:
ЗА — 145 голосов
ПРОТИВ — 0 голосов
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 голос
РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО.
Председатель собрания ___________________ А. В. Ситников
Секретарь собрания: _____________________Н. П. Игнатьева
1.2. Подготовить письмо-ответ на запрос, полученный фирмой от предприятия, с которым сложились устойчивые производственные связи. Запрашивается комплект технической документации на пневматическое приспособление (327.3.887.000). Ответ положительный, но обязательно условие предоплаты.
Генеральному директору фирмы «Тарасенко и партнеры»
Г-ну П.М. Тарасенко,
а/я 133 Дудинск РФ
21.12.2010 № 01-07/11
на № 335 от 06.12.10
Запрос технической документации
Уважаемый Петр Макарович!
Я рассмотрел Ваше письмо от 6 января с просьбой о предоставлении комплекта технической документации на пневматическое приспособление (327.3.887.000).
Ваши аргументы в высшей степени убедительны, и я рад сообщить, что согласен с Вашей просьбой. Заказанный Вами комплект технической документации будет поставлен при условии 50% предоплаты.
Надеюсь, это будет способствовать нашим производственным связям.
Директор фирмы М.А.Петров
Н.М. Михайлова
(095) 232-5566
1.3. Подготовить проект приказа директора ЗАО «Восход» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку финансового плана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.
Закрытое акционерное общество «Восход»
П Р И К А З
29.12.2010 № 234
г. Актюбинск
О премировании работников
планово-экономического отдела
За досрочную разработку финансового плана
П Р И К А З Ы В А Ю:
Премировать следующих работников планово-экономического отдела из фонда материального поощрения в размере 60 % ежемесячного должностного оклада.
1. Попова Г.Н.
2. Серова П.О.
3. Иванова А.Б.
Директор В.П. Галкин
28.12.2010
Соловьёва
Литература
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
2. Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных документов. – М.: Гросс,2006.- 352с.
3. Замыцкова О.И. Делопроизводство. Учебн. пособие. - Ростов н/Д, Феникс, 2001.- 416 с.