- расходы на подготовку, повышение квалификации кадров;
- почтово-телеграфные расходы;
- представительские расходы;
- командировочные расходы;
- прочие расходы.
Данный бюджет рекомендуется составлять в разрезе подразделений, т.к. это может значительно упростить его анализ и при планировании, и при контроле, и при подведении итогов исполнения бюджета.
2. Теоретические основы общих и административных расходов
2.1 Документальное оформление общих и административных расходов
Процесс документирования — совокупность технических и методических приемов создания документа. Документирование является первым этапом бухгалтерского учета, который включает в себя регистрацию и фиксацию информации о фактах, операциях, процессах, ее обработку и обобщение. Документирование является основанием для составления финансовой отчетности, которое является последним этапом бухгалтерского учета, то есть подытоживает всю деятельность предприятия.
Согласно принципу полного отражения первичными бухгалтерскими документами должны оформляться все без исключения операции, которые подлежат учету. Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Руководитель предприятия должен обеспечивать фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или другого лица, но которого возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета относительно порядка оформления и предоставления для учета документов.
2.2 Синтетический учет общих и административных расходов
учет аудит общий административный расход
Часто различают учетные системы, собирающие затраты для целей калькулирования, оценки запасов и системы, где затраты группируются для планирования и контроля. Наиболее экономичный вариант - это создание интегрированных управленческих учетных систем сбора данных для любых возможных потребностей.
Калькулирование может осуществляться в рамках учетной системы (упорядоченный регулярный процесс) или по требованию (например, сбор и измерение затрат, связанных с заменой оборудования). Конечно, постоянное калькулирование более дорогостоящее, чем проводимое время от времени, и решение о том, насколько детализированные данные должна представлять система на регулярной основе, принимается исходя из сопоставления затрат и доходов.
Наиболее экономически целесообразный подход к построению системы учета затрат - это выделение типичных групп решений (например, контроль за трудозатратами или использованием материалов) и выбор соответствующих им объектов учета затрат (например, продукция или подразделение).
Затраты на содержание, организацию и управление производством формируются на двух уровнях: производственных подразделений (цехов, хозяйств) и организации (администрации, функциональных служб и общехозяйственных подразделений и отделов).
В машиностроении, а также в организациях других отраслей экономики, оснащенных большим количеством единиц оборудования, машин и механизмов, затраты, связанные с их содержанием, учитываются на отдельном субсчете «Расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования». Аналитический учет указанных затрат ведется по номенклатуре статей, предусмотренных отраслевыми нормативными документами. Наиболее типичная номенклатура включает следующие статьи:
- амортизация производственного оборудования, машин, механизмов транспортных средств;
- затраты на ремонты указанных объектов основных средств;
- затраты на содержание персонала, занятого текущим обслуживанием и текущим ремонтом оборудования, машин, механизмов, транспортных средств;
- затраты на внутрипроизводственное перемещение грузов (погрузка, перевозка по ходу технологических процессов деталей, узлов, материалов, строительных конструкций и т.п.);
- другие затраты (в том числе на топливо и энергию всех видов, расходуемых на приведение транспортных средств в рабочее состояние, если такие затраты не учитываются непосредственно на счетах 7300, 7410).
Помимо затрат на содержание и эксплуатацию оборудования, машин, механизмов и транспортных средств в состав общепроизводственных включаются затраты на обслуживание, организацию производства и управления им. Типичная номенклатура представлена следующими статьями:
- содержание аппарата управления цеха;
- содержание прочего цехового персонала;
- амортизация зданий, сооружений и инвентаря, относящегося к основным средствам
- производственного подразделения;
- содержание указанного выше имущества;
- все виды ремонтов зданий, сооружений и инвентаря, относящегося к основным средствам производственных подразделений;
- затраты на испытания, опыты и исследования, рационализацию и изобретения;
- затраты на охрану труда и технику безопасности;
- потери от простоев;
- потери от порчи материальных ценностей при их хранении в производственных подразделениях (фактические потери в пределах норм естественной убыли);
- потери от недоиспользования комплекта деталей, узлов и технологической оснастки;
- недостача материальных ценностей и незавершенного производства (в пределах
- норм естественной убыли материалов, топлива, сырья, продуктов);
- прочие непроизводительные затраты;
- прочие затраты, не предусмотренные предыдущими статьями.
Аналитический учет общепроизводительных затрат на содержание, организацию производства и управление им ведется на субсчете «Общецеховые расходы».
При наличии журнально-ордерной формы бухгалтерского учета затраты, связанные с содержанием оборудования и машин, а также общепроизводственные затраты учитываются в ведомости 12 «Затраты по цеху», которая ведется по каждому производственному подразделению в отдельности.
В конец отчетного периода учтенная сумма общепроизводственных расходов относится по назначению.
Пример: Организацией списана учтенная в отчетном периоде сумма общепроизводственных затрат:
- на себестоимость внутреннего брака;
- в уменьшение затрат на сумму, удержанную в установленном законодательством порядке из доходов виновника простоя цеха или хозяйства, когда удержание производится по распоряжению администрации или по исполнительному листу полностью в отчетном периоде или в течение двух или более месяцев;
- в состав затрат на производство, работ, услуг (дебетовый оборот по счету 25 за отчетный период за минусом кредитовых оборотов, приведенных выше – сначала по каждому цеху, хозяйству, затем по организации в целом).
| Д-т | К-т |
| 1. 7400 «Прочие расходы»2. 7310 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»3. 8100 «Основное производство»8300 «Вспомогательные производства»8400 «Накладные расходы» | 1. 7000 «Себестоимость реализованной продукции и оказанных услуг» |
В многономенклатурных производствах общепроизводственные (цеховые) затраты относятся в себестоимость отдельного продукта расчетным путем: пропорционально показателям, принятым учетной политикой. Чаще всего для расчетного показателя принимают оплату труда производственных рабочих. К общехозяйственным расходам относят затраты, не связанные непосредственно с производственным процессом, т.е. на обслуживание, организацию финансово- хозяйственной деятельности и управление организиции в целом. Синтетический учет общехозяйственных расходов ведется на собирательно-распределительном счете 7000 «Себестоимость реализованной продукции и оказанных услуг», аналитический – в ведомости 15 по статьям затрат.
Общехозяйственные затраты делятся на 4 группы:
Расходы на управление организацией (з/п аппарата управления, командировки и перемещения, содержание пожарной, военизированной и сторожевой охраны, прочие затраты);
- общехозяйственные расходы (затраты на содержание прочего общехозяйственного персонала, амортизацию основных средств общехозяйственного назначения, содержание и все виды ремонтов зданий и других основных средств, производство испытаний, опытов, охрану труда, подготовку кадров, прочие затраты);
- налоги, сборы и отчисления;
- непроизводительные потери общехозяйственного характера (потери от простоев по вине организации, недостачи материалов и продукции при хранении на складах в пределах норм естественной убыли, прочие непроизводительные расходы – некомпенсируемые из различных источников).
В конце периода счет 7000 «Себестоимость реализованной продукции и оказанных услуг» закрывается, т.е. затраты относятся по назначению. Сумма общехозяйственных затрат не может подлежать распределению в случаях, когда управленческие расходы признаются затратами периода. В этом случае сумма общехозяйственных затрат относится непосредственно в дебет счет 90 «Продажи». Общехозяйственные расходы в многопрофильных производствах распределяются в затраты на производство отдельного продукта труда по аналогии с распределением общепроизводственных затрат.
3. Аудит общих и административных расходов
Аудит - это проверка бухгалтерской отчетности, учета первичных документов и другой информации о финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов с целью определения достоверности их отчетности, учета, его полноты и соответствия действующему законодательству и установленным нормативам.
Согласно Международным стандартам аудита (МСА): аудит - это процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовой отчетности.
Аудит осуществляется независимыми лицами (аудиторами), аудиторскими организациями (фирмами) на основании договора с хозяйствующими субъектами (заказчиками).